摘要：办公室文书档案管理是企事业管理中的重要组成部分，文书档案涉及了企事业单位各个部门的运营管理内容，但是在实际管理过程中还是存在一些问题，影响到了文书档案的优势发挥，也影响到了企事业单位的运营管理水平。目前办公自动化和电子化已经成为企事业单位办公的重要发展方向，相应的文书档案管理也需要与时俱进。
关键词：文书档案管理；办公自动化；应用分析
引言
现代信息技术的快速发展要求相关单位在档案管理工作上做出改变，同时单位文书档案办公自动化要求我们必须具有新时代的管理经验，以现代化的措施使单位更好地向前发展。
1办公自动化应用在文书档案管理中的优点
办公自动化应用在文书档案管理中，同以往传统的档案管理不同之处在于，其更多的是将繁琐的手工劳动，通过信息化的手段加以简化和完善。通过计算机，文书档案将反馈成电子的资料和信息，通过自动发送、接收、存储等形式，全面化加速信息的传递。办公自动化应用到文书档案管理当中，其有非常大的作用。信息化的手段出现后，档案管理人员只要通过点击鼠标就可完成原来的档案抄写工作，大大降低了出错的可能性；利于文书档案的信息共享，原来的文书档案仅仅被存放于传统的库房之中，其有用的信息很难被共享到外界，被科研机构和社会大众所运用。而办公自动化工具在有效保管文书档案的同时，能够对文书档案中的数据进行系统的统计和分析。使得档案中的数据能够被很好地利用，大大缩短了档案信息的反馈时间；便于档案的搜索和提取，计算机只要输入相应的数据，通过模糊查询的方式能够快速提取想要的档案。
2办公自动化应用过程中存在的问题
2.1文书档案记录并不统一
对于一些大型的企事业单位来说，文书档案管理工作较为分散，各个部门经常会出现记录并不统一的情况。每个部门的文书档案收集和整理工作更多的是以本部门习惯的记录和整理方式为主，方便本部门使用，但是却忽略了整个单位的统一。内部经常会出现跨部门进行文书档案调整，其内部的一些书写方式和整理方法有着较大的区别，很难进行统一处理，往往需要经过多种工序之后方可将不同部门的文书档案资料整体排序、编目提供利用，影响到了工作效率。
2.2文书档案制度建设相对滞后，不能及时适应办公的自动化
现阶段，文书档案实现办公自动化管理时间还比较短，相应的管理制度还不够完善，文书档案管理制度还存在着很多的缺失，管理存在着很多漏洞，使得文书档案的管理工作不能适应办公自动化，造成文书档案管理质量迟迟不能提高，影响文书档案管理的安全性，降低文书档案管理质量。
2.3文书档案管理人员专业技术有待提升
办公自动化推动了文书管理的自动化，但相应的人员素质还没能跟随脚步及时提升，缺乏文书档案管理自动化工作的管理经验，部分工作人员对技术不够了解，造成一些功能被忽略，一些先进的功能不会使用，由此导致管理中存在各种问题，从而导致我们的文书档案管理工作发展滞缓。
2.4档案安全管理技术措施滞后
办公自动化环境下的档案管理工作，单位文书档案的传输都是依靠网络来实现的，这就导致在办公自动化环境下文书档案管理工作的安全管理技术出现漏洞，还存在着一定的缺失，档案安全管理技术滞后，给文书档案的安全工作带来了极大的考验。
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3文书档案管理办公自动化应用
3.1统一文书档案记录标准
文书档案管理是需要在相应的文件基础上完成的，其文件信息的质量直接决定了文书档案管理工作的质量和效率。因此，在管理过程中需要各个部门做好相应的衔接过程，重视文书档案管理工作，各个部门的文书档案在形成过程中，其管理人员需要统一相应的记录标准。单位的文书档案管理部门需要进一步规范记录标准，包括纸张选择、文件格式、字体字号、表格格式等，保证整个单位内部形成文件的统一。在文书档案的移交过程中做好登记，避免文件的丢失。收集完成的文书档案统一分类、编目、保管，方便之后的查阅和提供利用，提高文书档案管理工作的效率和质量。
3.2采取措施提高档案管理的安全性
我认为可以从以下几点提高电子档案的保密性和安全性：利用缩微的技术手段把字迹模糊掉，把有手写印记或盖有印章的文书档案转换成具有图像性质的网络电子文件，这样就可以防止信息被人恶意篡改，也可以保证文件内容的原来面貌和原始性；再就是通过电子方式减少文档的存储空间，实现了文档的长期保存；还可以用专业的软件对需要加强保密的文件进行保密处理；通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失，同时还把需要永久保存的文件制成缩微品；利用防火墙和路由器把办公自动化的内外网隔离，也增强了文档的保密性。
3.3提高员工素质，奠定文书档案管理的人才基础
在目前的网络环境下，档案工作的开展模式发生了很大的变化，现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求，发展起来的电子档案则使办公自动化得到补充和完善。因此人才队伍是建设培养的重要活动载体。人才队伍建设在此时期就显得异常重要，单位要借助网络环境的优势，积极探索档案信息资源共享的安全性，围绕人才队伍建设培养，不断创新相关部门的管理机制，开展形式多样、内容丰富的人员活动，加强文书档案管理自动化的专业性。
3.4文书档案办公自动化制度的建立与完善
企事业单位依据科学技术的发展以及现实的办公需要，为了提高办公效率应当建立健全文书档案办公自动化的制度，让文书档案办公自动化代替之前文书档案的纸质文件的管理，这样可以减少人力物力，减少纸质文件占用的空间等，单位通过建立健全完善文书档案办公自动化制度来使文书档案管理更加便捷化，同时也是文书档案办公自动化应用的开端。
3.5建设好硬件设施
文书档案管理办公自动化自然是离不开计算机、强大的互联网，还有其它数字化设备，所以要想提高文书档案管理工作，就得把这些硬件设施给工作者们建设好，这些发挥着决定性的作用。要不断加强和建设好档案管理的硬件设备，使文书档案管理硬件环境得到改善，这样作为档案管理的工作人员才能更加积极地投身于工作当中；最好能不定期主动去参观和学习现代化技术，提高自身管理水平，这样有助于提高文书档案技术手段，提升文书档案管理质量。
结束语
在档案管理工作中，文书档案管理是其重要的内容之一，随着信息化时代的到来，在文书档案管理工作中引用了信息自动化技术，使文书档案办公效率得到了明显的提高。在文书档案管理工作中将其与自动化技术相结合，构建档案管理自动化信息处理系统，使文书档案管理办公自动化得以实现，对档案进行全方面有效的管理，使文书档案管理的服务质量得到不断提升。
参考文献
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论文作者:王燕萍
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/20
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 管理工作论文; 文件论文; 单位论文; 《基层建设》2019年第20期论文;