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【摘要】现阶段，很多企事业单位所工作效率，和领导决策能力，都会因为内部文秘工作而起到十分关键的影响。在信息高速发展的背景下，顺然衍生了现代文秘与档案管理工作。对于一些事业单位来说，很多对于档案管理与文秘工作，还是处于单独执行实施的。虽然有了对两者进行“一体化”观念的提出，但很多单位并没有执行和落实，依然出现很多有待解决的问题。基于此，本文针对文秘工作与文书档案管理工作的一体化，作出具体的分析探讨。
【关键词」文秘工作档案管理一体化
随着现代信息化技术的快速发展，使得我国企业单位在对其内部行政工作方面，有了更加规范化的建设和管理。在残酷的经济市场环境下，企业单位想要脱颖而出，在市场领域中占有一席之地，获得更良好的发展，必须加强重视对企业内部的行政档案及文秘管理工作。如何对文书档案及文秘工作进行一体化的实现，促进企业经营管理的效率，帮助企业拥有现代化规范化的管理质量，是每个企业必须引起重视和付出实践行动的关键性工作之一。
一、文书档案管理与文秘工作两者间的关系概述
在企业日常工作中，文秘工作与文书档案管理在各自独立的同时，也有着两者间相应的联系。虽然两者主体工作内容都是公文，但从公文中对档案的提取，而企业的公文却又是从文秘信息中衍生。所以从某种意义上来说，它们两者间有着十分紧密的关系，公文的续集即为文书档案。因此，需严格做好公文资料才以全面的执行好企业的档案管理工作。将公文信息认真落实到位便是处理好了档案管理工作的前提工作。文秘工作的是影响两者进行一体化建设和实施的重点工作。
在我国现代信息技术的日益发展下，大部分企业单位对于档案的管理，都逐渐向一体化形式迈进。基于档案管理和文秘工作的前提下，在对企业单位公文的生成，管理归纳中都通过现代计算机来进行操作和管理。因此 各企业相关人员必须遵循统一化的规格来对这些档案内容的录入和传递，才能避免信息共享时出现不必要的重复，也对企业信息的管理变得更加高效。在对文书档案和文秘工作的规范和统一基础上，来实现对企业工作中人力和财力，及时间方面的有效节约，以加快企业现代化发展的步伐。
二、档案管理及文秘工作在衔接上的现状问题
2.1原稿内容编号有规范，且资料不齐全
在正常的办公过程中，虽有规范的流程，但常出现修改稿或是原稿文件缺乏的情况。因为很多原稿件上存在有相关领导的具体意见和批示，因此，相对于后来的定稿来说，这些原稿件更具存档意义。另外，一些归档文件在没有采取复印的情况下，就进行传真和存档，使得后来使用过程中这些文件变得内容模糊的现象等。
2.2不规范的公文格式和附件，且文种未统一
作为一种应具备严格性规范性的文体形式，我国对公文的要求和格式上，也制定了一些相应的法规，具体对其细节作出了相关的标准和要求，使得我国公文质量获得了一定的提升。但仍然残留了诸多问题。如对公文“报告”和公文的“请示”，没有作出各自相应文种的规范，很多情况下，工作人员常产生对这两种公文的混用情况，从而导致公文难以发挥现应有的作用，或是对公文受理过程中影响。另外，在制发一些公文附件时，未在公文内容中，标识出附件，或是附件较多的情况下，根据未进行编写附件的编号。以上因素都会对企业公文的传递受理过程中，造成企业管理的阻碍和不利影响。
2.3未及时的对资料的移交
由于企业运行中，各项事务较为繁忙，使得工作人员要对公文资料的移交时，没有进行及时的跟进，这对于企业档案的存档和管理，造成了效率上的极大影响，从而是为企业高效的运行发展造带来不利。
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三、加强文秘工作与文书档案管理一体化工作的有效措施
3.1加强文秘工作与文档管理“一体化”的管理意识
真正地将文书档案及文秘工作，进行从工作程序和执行制度等方面充分的结合，通过文书档案管理对企业文件资料作出超前有效的管理和控制，是为“文档一体化”的实质所在。因此在对文件管理的过程中，工作人员应尽量避免无谓的重复操作，通过科学化的文件管理规范，来对文件存档工作的简化。首先，文秘人员要建立文书存档意识，要领悟到文书档案今天虽只是平凡的文件录入或保存工作，但对于未来来说，可能成为严肃的历史资料，将会形成对当代社会形态的真实写照和缩影。因此，必须在文书档案管理过程中秉承真实性严肃性的态度，依法规范地对文书档案质量的提高。具体来说，要做到以下相关的档案管理执行标准：一是要使用统一标准且质量较好的纸质，横排书写左侧装订；其次制发公文要保证其符合有效有审批手续，要有正确的主送、抄送单位和公文标题；再者书写公文时要保证清晰的字迹，且书写笔要使用可以长期保留的笔种；最后，要采用合理的公文文种，保证其规范的公文格式，公文中不要出现随意化的简称。除了要对当前文秘工作的考虑，文秘工作者还要基于历史角度来对自身职责的严谨，对每份公文通过规范化的要求，还实现“文档一体化”的标准。
3.2对文书立卷工作的加强
要想获得标准化的文书档案管理效是，必须重视企业的文书立卷工作。作为文秘工作最后的关键性工作，文书立卷也属于企业文档管理起着起始作用的重要内容。展开对文书立卷的强化工作，可具体通过以下方面执行：
（1）对企业文秘人员，展开定期的专业性培训。例如关于公文相关的法规常识、档案规范相关知识进行系统的培训，以对文秘人员增强文书档案管理的意识，以提高对文书立卷规范性工作的重视程度，为企业文书档案管理工作奠定扎实的基础。
（2）对文书立卷工作智能化的加强
随着现代化信息技术的发展，如今电子档案形式是众多企业单位普遍应用的管理形式，因此企业文秘工作者坱要有效地对纸质文档信息的收集和归纳，进行规范性地作出编号，再经过标准化对纸质资料的打印和装订，条理清晰地对这些公文进行排列保存，并标识好编号装盒放置。另外，也要对企业电子公文信息作出及时的更新和归档，保证电子文档要与纸质桉案的一致性和完整性。
（3）落实文秘工作人员的职能
要对企业从事文秘工作的人员，进行对他们各自的应尽职责的不断强化。在对文书立卷的工作开展中，文书档案与文秘工作者应进行协调地给予双方的支持和帮助。保证对各自岗位职责明确执行的同时，也能根据一体化体系的前提下，对两者工作间作出充分的配合，遵循严格的工作流程，以企业公文资料严谨真实性的保证，为企业文书档案后期的使用作出精确规范的基础。
四、结束语
总而言之，要实现企业在行政管理工作方面更持续可靠的发展，必须对企业文书档案和文秘工作进行一体化工作模式的不断完善。企业运行发展的效率和质量，与一体化的文书档案管理与文秘工作有着至关重要的影响，也是现代企业必须与时俱进的发展趋势。因此，作为企业领导人员，应高度重视内部一体化发展模式的细节工作，及时对文秘工作者作好专业化现代化的教育培训指导工作，在增强内部人员一体化观念意识的同时，也切实提高工作人员的专业素质，为企业可持续的发展打下坚实的基础。
【参考文献】
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[4]陈丽薇.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].现代国企研究,2017(22):138.
论文作者:闫利
论文发表刊物:《城镇建设》2019年11期
论文发表时间:2019/8/26
标签：文秘论文; 文书论文; 工作论文; 公文论文; 企业论文; 档案论文; 档案管理论文; 《城镇建设》2019年11期论文;