摘要：对于办公室来说，文档管理与保密工作涉及相关机密，一旦发生公文泄露事件，则可能给企业带来巨大的损失，但现阶段的办公室文档管理工作中依旧存在一定的问题，影响文档安全。基于此，本文首先阐述并分析办公室文档管理工作中暴露的问题，继而有针对性地提出应对措施与解决办法。
关键词：办公文档；管理；保密
现代办公室工作中，文档是其基础性的组成部分，涉及到各种文档、文献、报表、记录等资料，是办公室在工作与管理过程中产生的、能够起到信息记录、传递与保存等功能的文本资料。随着我国社会相关制度的不断完善，以及办公室管理与工作水平的不断提升，以往的文档管理工作弊端也逐渐浮现出来。
一、企业公文秘密管理保护的重要性
在技术周期不断缩短、商业活动经常用到大数据、云计算的当今时代，合法获得并适当保护自己的商业秘密成为创业能否成功及继续发展壮大的关键因素。商业秘密中的经营信息的适当保护重要性自不待言，因为只有这一种法律规定的保护途径，你不保护一旦公开，则你就什么也没有了。而对于技术信息，虽然有非常成熟的专利保护制度，但采用商业秘密保护的方式，却越来越重要。
首先，有些技术信息，由于其新颖性和创造性达不到获得专利权的要求，因此无法获得专利权因而只能通过商业秘密的方式来保护；其次，由于技术及产品更新换代越来越快，一些技术要获得专利特别是发明专利，通常要经过几年的时间，到获得专利权时，相关技术很可能已经被更先进的技术替代了；再次，在申请专利时，如果将核心技术的细节全盘托出，经常会被恶意合法使用（绕过专利保护范围使用专利公开的技术）或者违法使用（未经许可直接使用专利公开的技术）而得不到实质保护，会出现连研发成本都无法收回的状况。对于此种情况，有经验的研发企业通常采用专利权和商业秘密保护相结合的手段使自己的合法权益最大化。
二、公文管理当中存在的问题
2.1分工混乱，工作效率不高
公文在办理与传递过程中是一种多渠道共同进行的类型，既需要办理企业外部的公文文件，还需要制作自己发布的新公文。工作开展过程中如果职责区分不清晰，必然会导致工作效率较低，并且很容易发生工作重叠或漏洞的现象。在公文运转的过程中，假设环境过于复杂，必然会导致工作的责任人很难准确定位，工作的质量必然无法保障，从而导致工作的效率受到影响。除此之外，有少数文员在工作过程中想要节省时间，在定稿过程中导致稿子呈现堆积存放现象，很容易丢失相关文件。对此，公文在实际的工作中必须由专门的人进行管理，规避重大失误。
2.2执行制度不严格
办公室公文管理工作人员如果对公文的管理认识不全面，没有相应较为完整的管理理念，就无法对公文进行全程性的管理。这些工作人员普遍会认为管理材料和整理材料是一些琐碎事情，在管理公文材料时，没有严格按照制度要求执行，只是按照自身的工作经验开展工作，很容易出现有章不循、有法不依的情况。
2.3单位管理层缺乏对于文件保密性的认识
单位管理层由于工作太多，任务繁忙，缺乏对公文管理工作的过问，也缺乏对于文件保密性的认识。信息化飞速发展的现在，做好单位技术保密工作是非常重要的，有利于在同行业间保持技术的领先性。为此，在以后的管理中，必须加强单位管理层对文件保密的认识度。
三、办公室文档管理中的公文管理与保密工作措施
3.1建立完善的公文管理及保密工作的程序
现代企业管理制度下企业对于文书工作愈发重视，也加大了对公文的管理和保密力度，为了解决当前企业公文管理和保密工作中出现的权责不明确问题，为了避免管理上的混乱、避免公文文档的不规范，扰乱企业的保密工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆必须要建立完善的公文管理及保密工作的体制，这是进行公文管理的前提，这样才能够让工作人员明确自己的权责，明确自己办事的程序，明确任务及后果，这样才能更好的去进行公文管理及保密工作。在该体制中，要明确具体的公文保管程序，要明确保密工作的注意事项，明确公文管理中不同人员的职责及保密责任。
3.2加强公文保密意识建设
公文的安全管理，需要在公文登记制度、查阅制度与保存制度合理的前提下得以保障的，需要文档管理人员、公文经手人员、公文调取与查阅人员共同努力来实现公文的保密工作。因此，上榜公示需要充分意识到公文保密的重要性。具体可以从以下角度入手：第一，文档管理人员需要提升自己的公文保密意识，从公文的保存、归档、等级、调取、查阅等全部环节，严格执行相关制度，切实保证公文安全。第二，办公室全体人员都应当树立公文保密意识，具备警惕心理，在接触公文的时候，要约束自己的行为，在内心敲响警钟，做到不该自己了解的不去了解，不该自己传播的不去传播，在公文借阅的过程中要切实保障公文安全，避免泄密的可能性。从制度的角度来看，还需要对不按正规程序借阅公文的工作人员或允许无关人士查阅公文的文档管理人员进行严肃处理，可以从经济层面加以惩处，提高办公室全体工作人员对于公文保密的警惕意识。
3.3正确处理公文的利用与保密关系
严格公文管理和利用的原则是保持一致的，公文管理人员一定要重视公文的利用。但是，不要只片面强调公文的利用，忽视管理和保密，将公文任意传达或传阅，不该传达的也传达，使机密外泄；也不要只是单纯为了保密，该传达的不传达，耽误了公文的时效性，影响工作效率。将利用和管理相结合，即不为了保密而忽视利用，不为了利用而忽视保密，做到灵活管理，从而推动各项工作的开展。
3.4加强公文管理队伍的建设
建立一致高素质的公文管理队伍是做好公文管理工作的重要保障。强化文件管理人员责任、提高业务综合素质，定时组织其学习相关法规法律及企业单位的规章制度，让其了解公文管理的重要性、公文管理的意义和其自身的责任，让其警钟长鸣。合理实施表扬和激励，从而进一步增强其事业心和荣誉感。
3.5做好文件清退、销毁工作，确保密级文件不遗失
做好公文相关文件的销毁工作，是其保密得以实现的重要环节，该项工作确保密级公文不遗失。每个工作周期结束，对当年本单位所收到的文件特别是密级文件对照收文登记作一次清点，对于清退整理过的、经鉴定没有保存价值的公文、资料、刊物等，按规定予以销毁。通常而言，销毁的手段主要是将公文在专用的焚烧炉内进行烧毁，也可以将其送到指定的造纸厂进行再利用。无论是何种方式，都应当确保相关公文销毁工作得到落实，避免存在安全隐患。
3.6建立有效的公文利用监督体制
在企业内部加强对公文查找和翻阅的资格的审查，在一定程度上减少企业信息的泄密现象，在公文流通的范围内，建立可靠的监督体制，防止秘密文件、机密文件和绝密文件的信息丢失，建立有效的公文利用监督体制，对于企业的长期发展非常有必要。此外，应注重有大量的资金做支撑，加强引入高科技设备，采用实名制阅读，通过给每个员工配备一卡通等高科技设备，对阅读对象有要求的公文，能够在最大程度上保证公文的机密性。
四、结束语
在办公室中，对于公文管理当中的公文管理与保密工作，首先应当建立健全相关制度，从制度的层面对工作方式与管理方法加以规范与约束，继而从思想层面提高文档管理人员及办公室工作人员的公文保密意识。从技术角度来说，在办公自动化的环境下，办公室也需要做好电子文档的保密管理工作，提高文档管理人员的技术应用水平。
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论文作者:张洋
论文发表刊物:《知识-力量》2019年11月50期
论文发表时间:2019/11/12
标签：公文论文; 保密工作论文; 工作论文; 文档论文; 文件论文; 办公室论文; 制度论文; 《知识-力量》2019年11月50期论文;