论寄宿制民族中小学档案的价值及其管理，本文主要内容关键词为：中小学论文,民族论文,寄宿制论文,价值论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、寄宿制民族中小学档案
学校档案是学校在教育教学活动中形成的，保存备查的方案、图像、声音及其它各种形式的原始记录。寄宿制民族中小学档案则是其在教育教学活动中形成的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。
寄宿制民族中小学是为适应我省民族地区社会、经济及教育发展较全国先进地区相对落后的现状而设置的独立建制的、以少数民族学生为主体的、食宿就读在校的全日制中小学；是为促进和加快我省少数民族地区、山区实施九年义务教育的步伐，为少数民族地区培养合格的高小毕业生和初、高中毕业生的有别于其它全日制中小学的一类特殊的学校；它也是我省民族地区中小学中的骨干和示范学校；它为少数民族地区生产力的发展、社会的文明、进步，民族的振兴奠定坚实的基础。它的档案是它各项工作运作和发展过程中的真实记录，是广大教职工在教育教学的各项活动中形成的宝贵资料。它全面、准确地反映了寄宿制民族中小学的面貌和特色，同时也从一个侧面反映了我省民族教育事业发展的概况。对于总结我省民族教育工作的经验教训、探索掌握寄宿制民族中小学学校工作的规律以及编写民族教育事业志方面，档案都显示了它不可替代的重要作用。寄宿制民族中小学学校教育教学中各项工作的顺利进行，都要参阅和借鉴学校工作档案。1996年在北京举行的世界档案工作会议上，李鹏总理指出：“档案作为人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯，也是世界文化遗产的重要组成部分。保护和开发档案，是各国政府的共同职责，也是档案工作者的神圣使命。”因此，寄宿制民族中小学作为独具特色的少数民族学校，它的档案有很高的价值，学校档案的管理是寄宿制民族中小学各项管理工作的重要组成部分。
二、寄宿制民族中小学档案的特点
（一）较强的民族特点
由于各民族独特的地理环境和经济状况，独特的历史因素和文化传统，各异的民风、民俗，使寄宿制民族中小学的办学独具特色。同时寄宿制民族中小学是贯彻党的民族政策的主要阵地。学校工作中涉及到处理好民族平等、团结、互助合作的方方面面的工作，特别是对民族语言、风俗、宗教信仰这几个较为敏感的问题的处理，也是学校工作的一个重要方面。学校在这些独特的工作中形成的资料，是其它学校不具备的，这就使寄宿制民族中小学档案具有较强的民族特点。
（二）较强的区域性和社会性
为高一级学校输送合格的新生，为少数民族地区培养合格的劳动者，从而提高少数民族地区人口素质，为少数民族地区经济和社会的发展奠定坚实的基础，是寄宿制民族中小学的办学任务。这一任务决定了寄宿制民族中小学档案与社会和区域的联系。
第一，寄宿制民族中小学招收的学生，来自它所服务的区域。学生们通过中、小学阶段的学习，或者走向社会成为普通劳动者，或者进入更高一级学校学习深造。学校在对这一阶段学生进行教育教学的活动中，特别是对全日食宿、学习、生活等一切活动在校的学生实施管理和教育的活动中，积累了培养、教育一个学生的全过程的档案资料。这些资料，反映了学生的学习成绩、生活及思想品德、身心发展等成长的过程，还反映了学校培养学生的质量以及一部分成长为劳动者的学生，在社会实践中劳动、工作的情况。
第二，寄宿制民族中小学作为有别于其它中小学不同特点的一种特殊学校（学校生源和管理方法的特殊），创造和积累了一整套别具一格的办学特色和管理特色。
第三，正因为寄宿制民族中小学保存了以上的特色的档案资料，因此，就有可能在它所在的区域和它所服务范围内，利用这些资料档案，创造应有的价值，同时也为全省的民族地区中小学乃至全省中小学创造丰富的办学经验，这些学校利用寄宿制民族中小学工作档案也是推进工作进展的必然。
（三）较强的综合性和广泛性
寄宿制民族中小学在长期的教育教学过程中，形成了一套使学校运转自如的活动系列：有作为教育教学主渠道的课堂教学活动；又由于学生食宿在校，学校设有开展面广、内容丰富多彩的课外活动；还有有计划并形成一定规范的勤工俭学和结合实际的社会实践活动。为了使学校各项活动达到预期的目的，各校都相应地设立了各种职能机构。各个职能部门又必然根据各自的工作职责形成并积累了大量的档案资料，例如：课堂教学活动资料，课外活动资料，勤工俭学及参加各种社会实践的资料，学生发展、成长的资料，学生生活、学习、活动等各个环节的管理资料等等。这些档案资料较其它类型的中小学相对种类多，内容丰富，有较强的综合性和一定覆盖面的广泛性。
（四）相对的系统性和完整性
在我省，举办寄宿制民族中小学已有相当长的历史。“文革”前，即有了相对规模的校点。“文革”后，全省各地州都有示范点。仅省定的寄宿制民族中小学就有40所（包括小学17所，中学23所）。在长期的办学实践中，通过不断调整、完善，目前，寄宿制民族中小学基本形成了体制较为健全，层次清楚，运转协调，管理水平逐步提高，办学效益日趋显著的办学态势。学校一方面担负了较之一般学校更为繁重的任务，即管教、管导、管育、管养，另一方面也就积累和形成了培养学生方面较一般学校更为全面的、系统的经验、方法。由于学生食宿在校，教师兼有师长、父母的责任，较之其它学校有更为全面、更为完善的管理学生、为他们创造一个更有利于身心健康、使其健康成长的管理经验，因而，学校资料档案有相对的完整性和系统性。
三、寄宿制民族中小学档案的价值
（一）参谋价值
这种价值贯穿在上级教育行政部门在领导和管理寄宿制民族中小学的决策过程中，贯穿在学校领导管理学校教育教学的过程中，贯穿在正常的日常事务的处理过程中。
其一，寄宿制民族中小学是适应我省社会、经济、教育发展现状的，具有我省教育特色的学校，如何使之达到办学的目标和要求，成为我省民族地区的骨干和示范学校，各级教育行政部门和学校领导，为了正确实施各种教育法规，教育决策，组织各项任务的完成，维持学校正常的教学秩序，合理地调控和纠正学校工作运行过程中可能出现的偏差，探索寄宿制民族中小学办学规律，总是要掌握足够的，准确的信息、数据作为决策的依据。这些信息和数据，是寄宿制民族中小学学校资料档案应该提供的。
其二，在寄宿制民族中小学教育教学质量提高方面，为了使学校管理更有成效，更加个性化，更有特点，学校领导总是要掌握学校在办学过程中贯彻执行有关教育法律、法规、方针、政策中产生的统计数据和教育信息。这些文献资料，不少是储存在学校资料档案中的。及时地使用这些资料档案，使之成为学校组织各项工作的科学依据，对维持学校正常的教学秩序和提高管理水平有直接作用。
其三，寄宿制民族中小学档案的参谋价值，还体现在每天的常规工作中。
（二）凭证价值
寄宿制民族中小学档案是全体师生员工在教育教学实践活动中直接形成的，是历史的真实记录，是令人信服的历史证据。它具有真实、可靠、原始等特征。这种特征，使它具有了凭证价值。
其一，学校档案具有评价学校教育教学质量及办学效益的效等的凭证价值。每一所学校的工作效果如何，都能从档案中找到相应的证据。例如：我省自1990年以来制定并坚持数年实施的《云南省半寄宿制高小办学水平评估标准》，评估过程中的主要数据就是来自学校工作档案中。
其二，就对教师、员工个人的评价来说，例如：教师的职称评定，行政人员的职务晋升，在评审工作转入制度化、经常化并日趋完善的情况下，学校档案中的教师业务档案可以起到凭证的作用。
其三，教师的业务档案与人事档案配合，可作为选拨人才和提干、用人时的凭证参考。
（三）借鉴价值
研究民族教育发展的规律和路子，需要大量的素材，理性认识建立在大量感性材料的基础上。寄宿制民族中小学档案为民族教育科学研究提供大量的生动的第一手资料。实践是理论的源泉，并推动着理论的发展。寄宿制民族中小学档案，尤其是教学活动和学生成长的档案，不仅具有一般的参考和使用价值，而且是寄宿制学校丰富的教育教学活动成果的结晶，是探究发展民族教育事业的路子，探索适合云南特点的办学规律，总结独具特色的办学经验的颇具借鉴价值的资料。
（四）激励价值
寄宿制民族中小学档案的激励作用，是指档案具有内在的调动学校办学积极性的作用。上级教育行政部门对学校工作的评价、考核，凭记忆，靠印象，靠座谈，只能了解到一般的情况。评价、考核的一个很重要的方面还有赖于量化，而量化的关键在于量的积累。从这个意义上说，学校的档案起到了量的积累的作用，同时，它也就起到了评价时的佐证作用。由之学校全体员工就能够认识到档案资料的价值，而较好的完备的档案，又能有效调动教职员工搞好工作的积极性，推动学校的各项工作。档案也就起到了激励员工的作用。
四、寄宿制民族中小学档案的管理
（一）建立机构，确定人员，明确职责
学校领导班子中，应有人分管档案工作，定期检查和研究学校档案工作中存在的实际问题并加以解决。要配备专、兼职人员负责处理日常具体工作。有条件的学校，应建立综合档案室。学校档案工作的管理应作为学校管理工作的一个重要方面抓好，应建立和健全各项规章制度，明确档案管理职能部门及具体工作人员的工作职责。一般来说，档案管理的职能部门及专兼职档案工作人员的职责应是：维护档案的完整与安全；集中统一管理本校党、政、工、团等各部门形成的各类档案；做好档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和统计等项工作；编制档案的检索工具，编写档案的介绍等；监督、指导本校各部门或有关人员，做好文件、资料的形成、积累、立卷、归档和利用工作。
（二）档案收集的内容、范围
凡是记载或反映寄宿制民族中小学学校职能活动的（特别是对学生养育并举的经验和做法，这是一般的中小学不具备的特点），具有保存价值和各种类型（文件、规划、总结、论文等）、各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档。
但是，档案的收集必须适量。范围太大，多而杂，分不清主次，重点不突出；范围过小，又不能全面反映学校工作的状态，特别是一些独具特色的，只有寄宿制民族中小学才具有的历史资料不归入档案，会使整个学校档案失去它应有的价值，而满足不了需要。因此，寄宿制民族中小学档案的征集，必须根据学校工作运作的特点和规律以及各类档案的形成规律和固有的特点来确定。一般来说，可以分为以下七类，即：文书档案、教务工作档案、学生档案、教师业务档案、财务基建档案、后勤工作档案、勤工俭学档案等。
文书档案：含党务、政务、教代、工会、共青团等项工作中产生的文件（上级来文、自成文件）、资料等。
教务工作档案：这部分档案是寄宿制民族中小学档案中最重要的部分之一，它包括各科教学计划（寄宿制民族小学还应有双语教学计划、对学生养育方面的工作计划）、教研活动计划、班队工作计划；课程设置、总课表、课务分配；各种课型的典型教案、实验报告、专题总结；师生在各种报刊发表的文章；学期各阶段的考试试卷、情况分析、各种竞赛试题及分析报告；学生各科学习成绩册、统计表；学生健康登记卡、体育达标名册等。
学生档案：鉴于寄宿制民族中小学学生食宿在校，由此产生了许多值得归档的资料、档案，因此把学生管理和学籍管理这两块合为一块——学生管理。包括学籍卡（分班成册）、分班学生花名册、学年或学期报表；学生变迁（转学、休学、退学、毕业等）情况记录表；流失学生名册（特别是农村寄宿制民族中小学学生流失要有跟踪记录）；毕业学生升学情况及踏入社会工作、劳动的跟踪、调查记录；学生心理档案（目前许多学校都还未能涉及这方面的工作，但这又是寄宿制民族中小学很有必要和很有价值去努力实践和探究的一项工作）：它包括对学生的心理测试（认知能力、非智力因素及心理健康状况）、日常的心理咨询资料、开设心理卫生课教育的有关情况及过程的记录、学生心理素质发展和提高的各种资料等。
教师业务档案：包括教师的基本情况（任何年级课程、周课时、完成几项教育任务、工作量、出勤率等）；为人师表、遵守师德、政治思想表现、对重大政治事件的态度、参加政治学习和活动的情况；教学业务活动（班主任或科任教师或教研组长年级组长工作、备课、上课、上观摩课、实验课、研究课的教案及其评价、作业批改、辅导等）；指导课外活动（组织兴趣小组、举办讲座、辅导学科竞赛等）；教育科研（参加学术活动或撰写论文等）；受表彰、奖励以及职后进修的情况等。
财务基建档案：包括账簿、凭单、经费的使用、预算外收入、支出、日常财务往来、账目月报、统计报表以及校产登记册、基建图纸及有关情况报表、房地产证明书等。
后勤工作档案：师生食（伙食管理规定及收支账目、开支情况及凭据、食堂用餐有关要求和规定）和宿（学生宿舍管理规定及其检查评比记录以及有关资料等）方面的情况。
勤工俭学档案：寄宿制民族中小学勤工俭学有着十分重要的意义。它对培养终日在校的学生的劳动观点，教会学生掌握一般的劳动技能具有十分重要的意义，同时勤工俭学创收又可以改善学校办学条件和师生待遇。因此，由此而产生的一些资料、档案，例如：勤工俭学中的组织管理、计划管理、生产管理和劳动教育管理中的各种数据、情况以及工作总结。
（三）确定归档时间
文书档案，一般执行行政年度，每年1月1日至12月31日归档。教务工作档案、学生档案、教师业务档案、勤工俭学档案，应执行教学年度，每年9月1日至次年8月31日归档，财务基建档案、后勤工作档案、 应执行日历年度，每年1月1日至12月31日归档。
（四）充分利用计算机来改进档案管理
就在1996年在北京举行的世界档案大会上，许多专家、学者都认为，我们现在的时代，正处在世纪之交，信息技术和通讯技术对人类生活的影响越来越明显。由于现代信息技术对档案管理的挑战，在很多先进的国家，已经使档案馆与信息客体迅速达成一种默契，一些档案馆已经拥有机读档案并向公众开放利用。我们寄宿制民族中小学虽然目前利用计算机管理还有一定的困难，但是，要在观念上，认识上有一个较大的突破，只要有可能我们就要创造条件，改进档案管理手段，充分利用计算机。
（五）档案的收集和利用
根据目前我省寄宿制民族中小学现有的规模及其学校员工的数额，不可能都设有专门的机构，档案人员多是身兼几职。为了在人少，不可能设专门机构而又必须做好档案工作的情况下，必须抓好以下几方面的工作：
第一，进一步全面宣传认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，使全体员工认识到，依法管理档案，档案在学校教育教学中的重要作用，档案对探索我省独具特色的发展民族教育的路子的重要作用，档案对探索我省独具特色的发展民族教育的路子的重要作用，增强搞好学校档案工作的意识，从而树立全员收集好、管理好档案的意识。
第二，加强档案的各项基础制度的建设使档案能收集齐全、整理科学、鉴定准确、保管有序、检索工具完善，为档案资料的利用创造有利的条件，使其发挥更高的效益。
第三，档案的收集、整理和保管虽是学校各有关部门及其专、兼职人员的工作，又必须做到领导亲自动手，甚至要亲自收集，催交、亲自掌握、批阅，亲自整理，决定取舍，然后装订成册。
第四，制定调、借阅档案的规定及手续。寄宿制民族中小学档案是我省中小学档案中独具特色的珍贵的资料。要按照其自身形成的规律去收集、整理、保存并要加强管理，充分利用，使其发挥应有的作用。
第五，要处理好几个关系。一是要处理好领导抓教学管理和抓档案管理的关系。领导抓了教学管理也即抓了档案工作，为档案工作提供了数据和原始资料，这是它们的一致性，但又有区别，不是抓了学校管理就可以不抓档案工作。二是要处理好校内收集与校外收集的关系。本文所论述的是寄宿制民族中小学自身形成的工作档案的价值及其管理。但从对学校档案的利用而论，除了自身的档案外，还要整理和收集大量的校外的有用的档案。例如：校外先进的教育教学经验，见诸于报刊和杂志的有用的经验等也很值得整理和收集。寄宿制民族中小学要从相对封闭的环境和观念中走出来，这一工作也是很重要的。三是要处理好重点和一般的关系。这主要是对档案收集和保管而论的。牵动学校全局的由学校专、兼职人员负责，一般的由学校的各个职能部门来负责，而各个部门又要有重点。四是处理好动、静的关系。即指档案的收集、整理、提供和利用的过程是动态和静态相结合的过程。不是消极地收集资料，而是要通过收集、整理来使用它，使它为学校教育教学服务，为领导决策服务。