文件运动理论研究中的几个概念，本文主要内容关键词为：几个论文,理论研究论文,概念论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
概念是一种理论或一门学科的立论之本，也是同行进行学术交流的共同基础，一种理论或一门学科实际上就是建立在一组概念群基础上的概念之间运算的结果，同行间只有对一种理论的概念有着相同的认识，才不会出现交流的障碍，也不会出现误解和毫无意义的争论，如果对概念认识不清，出现模糊，发生错位，那么，学术交流必然会有障碍，出现错位，形成无谓的冲突和争论，为此，我们必须重视理论研究中概念的精确释义和清晰认识。
我们知道，档案界在文件运动理论研究中的冲突和争论不少，笔者认为，有些完全也是由于对概念的认识不同和模糊不清所造成的。不少概念虽有一定的解释，但相互间在认识上有较大的差异，而有些概念虽然在文件运动理论的研究和表述中经常出现，但却至今从未给予相应的释义。为此，我们必须重视文件运动理论研究中以下概念的精确释义和清晰认识。
1 “文件生命”：文件因其价值而存在，如果文件不能呈现任何类型的价值，则文件也便失去了存在的必要。所以，文件生命应该是由文件价值决定的，如果文件在现在和将来的时空范围内能够呈现一种或多种价值类型，那么，我们就认为该文件拥有生命，或者说该文件被赋予了生命力；如果文件在现在和将来的时空范围内不能呈现任何一种价值类型，那么，我们就说该文件已丧失生命或说没有生命。
2 “文件运动”：文件运动源于文件生命，拥有生命的文件才能运动，才有运动可言，丧失生命的文件也就丧失了运动能力，表明文件已无运动可言。我们常把文件运动与文件生命连在一起表述，说成文件生命运动或文件运动生命，其理由就在于此。所以，文件运动理论研究中的“文件运动”不是指有形的物质运动，即不是指文件的移交、保存地点的变化等的位移运动，而是指由于文件能够呈现价值或说由于文件拥有生命而导致的抽象的无形的运动形式，是概念性的。
3 “文件运动状态”：文件运动状态是用于描述文件运动状况或说文件运动所处情况的一个概念。文件价值决定了文件运动的具体情况，具体为文件实际呈现出的价值类型决定了文件所处运动状态。如果文件能够呈现的价值类型不发生变化，或说文件在某一时空范围内始终呈现出同一种价值类型，那么，我们就说该文件的运动状态没有发生变化，或说该文件始终处在同一种运动状态中；只有当文件呈现的价值形态发生变化时，文件运动状态才发生变化，文件才从一种运动状态跨入了另一种运动状态。文件运动状态与文件价值类型相对应。由于文件实际呈现出的价值类型只有现行价值、凭证价值和科学历史研究价值三种，因此，文件运动状态也就只有对应的三个。
4 “文件运动阶段”：“文件运动阶段”又称“文件生命阶段”，或说“文件生命运动阶段”，它们是用于描述文件持续呈现某一运动状态或某一价值类型时间跨度的一个用语。文件运动阶段、文件运动状态与文件价值类型相互间分别一一对应。文件呈现出不同的价值类型或不同的运动状态的时间跨度之和不能归为文件的同一个运动阶段，而当文件呈现出同一价值类型或处在同一运动状态时，其时间跨度也不能细分为多个运动阶段。文件处在同一运动阶段表明文件处在同一运动状态或文件呈现同一价值类型，只有当文件运动状态或文件价值形态发生变化时，文件才从一个运动阶段跨入了另一个运动阶段。在文件生命运动全过程中，文件运动状态可能会发生若干次变化，因而该过程也就应划分为若干个运动阶段，文件运动理论既注重文件运动的整体性，也注重文件运动的阶段性。
5 “文件生命周期”：“文件生命周期”是指文件生命经历了一个周期性的时间跨度，因此，档案界通常认为：“文件生命周期”是指“文件从其形成到销毁或作为档案永久保存这一整体运动过程的时间跨度”，或是“从现行文件到非现行文件（或称历史档案）的这一整体运动过程的时间跨度。”前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹认为：“文件生命周期是指从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因为它们具有值得永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的任务的整个周期。”这几个文件生命周期的表述，尽管形式不同，但本质是一致的，并且，毫无疑问都是准确的，可笔者认为，它们在揭示文件生命周期的本质问题上仍不够精细。
通过对文件运动理论的深入研究，我们发现，文件生命周期实质是指文件纵向运动所经历的全部过程的时间跨度，具体说来，就是指从现行文件到非现行文件的完整的文件纵向运动过程的时间跨度，即从现行文件到半现行文件、再到非现行文件的整个纵向运动过程的时间跨度，这就是说，当文件运动经历了现行期（或阶段）、半现行期（或阶段）和非现行期（或阶段）的这样一个完整的过程后，文件生命就构成了一个周期，而站在文件价值的角度上来考察，则是文件生命经历了一个周期时，其价值便经历了从现行价值→凭证价值→科学历史研究价值的这样一个完整的文件价值形态变化过程。当然，从实际情况来看，并不是每一份文件都能经历这样一个完整的纵向运动过程，有的文件形成后，可能当现行期结束就不再能呈现出任何价值类型，则这样的文件便不能进入以后的运动阶段，而有的文件现行期结束后可能还能呈现出凭证价值，甚至日后还能进一步呈现出科学的历史研究价值，那么，这样的文件不仅能进入半现行期，甚至还能进入非现行期。所以，文件之间的生命周期可能会有较大差异，多数文件的生命周期是由现行期或现行期和半现行期构成，在时间上是有限的，而如果文件能够进入非现行期而成为非现行文件，则这样的文件便拥有永久保存价值，需永久保存，其生命周期完整地由现行期、半现行期和非现行期共同构成，在时间上是无限的。尽管这样的文件数量较少，总体只占形成文件的5%～10%左右，甚至可能更少，但上述这样一个文件生命周期的构成分析仍是恰当合理的。
6 “文件生命历程”：“文件生命历程”又称“文件运动历程”，或说“文件生命运动历程”，顾名思义，它就是指文件运动所经历的全过程。由于长期以来文件运动的认识和研究始终限于文件生命周期理论所描述的情形，以为文件生命周期理论揭示和描述了文件运动的全部，因此，过去常认为，“文件生命历程”就是指“文件生命周期”，它们只是表述不同，实质一致。但笔者认为，这是不科学的，因为经过深入研究，我们发现，文件运动形式具有多样性，除纵向运动外，还有横向运动，甚至是多维运动，而‘文件生命周期”其实是指文件纵向运动的全过程，“文件生命历程”由于是指文件运动所经历的全过程，所以，它应该是指文件全方位运动的各过程之和。如果某一文件的运动特性是一维的、线性的，那么，该文件的生命历程就是它的生命周期；而如果某一文件的运动特性不是一维的、线性的，而是复杂的、非线性的，由纵、横运动形式交织构成，那么，文件纵向运动的全过程就只是文件运动历程的一部分，此外形式（横向甚至多维）的运动所历经的各过程也应是整个文件生命历程的组成部分。
7 “文件的现行性”：阿根廷著名档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授十分重视对此问题的研究，他认为，要划分文件运动阶段，就必须要把“现行”与“非现行”这一对概念范畴解释清楚，并说道：“能否找到一种比较明确而又具有充分灵活性的参数或标准，来为不同类型的文件所体现的不同要求服务呢？我的建议集中在为文件的现行性这个概念下定义及其具体应用技术上。”现行性就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。”而文件的“现行期是文件用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一般意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之形成的目标而发挥作用的阶段。”笔者认为，巴斯克斯教授为文件现行性所下的定义是准确的，但那是站在文件生命周期理论或说文件纵向运动角度上所得出的结论，在文件横向或多维运动发现后，“文件的现行性”应更准确地定义为：“文件呈现现行价值时所拥有的属性。”此时文件运动处于现行期，文件的现行性、现行期和现行价值一一对应。
8 ”半现行文件”和“非现行文件”：关于这些概念的用途，中外档案学者的认识基本一致，即它们被用于表达文件各自所能呈现的价值类型，借以继续表示文件所处的运动阶段和文件所在的运动状态等，正如我国档案学者林清澄所言：“现行文件和非现行文件所指的都是文件的效用，即效力和作用。”但笔者发现，中外对“现行文件”概念的认识基本一致，而对“半现行文件”和“非现行文件”二概念却存有不同的看法。我国不少档案学者对“半现行文件”概念始终持有保留意见，进而影响到对“非现行文件”概念的理解。他们认为“非现行”是同“现行”相对应的，“非现行”与“现行”间无需也不应设立“半现行”，主张在文件现行性完成后统一作为“非现行性”看待，因而认为，“现行文件”之后一律为“非现行文件”，拒绝承认“半现行文件”的客观性。如林清澄认为：“其实，‘半现行文件’这一概念是不科学的，事实上并不存在‘半现行文件’”。对此，笔者存有不同看法，我认为“半现行文件”不仅客观存在，而且从许多方面都要求我们必须重视和建立“半现行文件”概念，同时，我们也必须对“非现行文件”概念有准确的认识。
目前我国大多数档案学者认为：“非现行文件是指文件内容针对的社会活动已经结束，文件现行期也随之结束，现行价值消失的文件”，或者说“一旦产生文件的具体活动已经结束，成为历史，其文件也就成为历史文件，即非现行文件，”即在文件纵向运动过程中把现行期之后的文件一律称为非现行文件。而欧美多数档案学者则认为现行期之后的文件应继续划分为半现行文件和非现行文件两种，显然，欧美的半现行文件与非现行文件之和相当于我国的非现行文件，或说“在我国都被称为非现行文件”，欧美国家所谓的非现行文件是指第二价值占绝对统治地位的文件，具体说就是能呈现科学历史研究价值的文件，其内涵与外延小于我国的非现行文件。可见，中外档案学者基本都认可和接受“非现行文件”一词，但对它的理解却大不相同。
我们知道，文件运动理论描述文件运动状态的一个显著特点是根据文件呈现的价值类型来判断文件所处的运动阶段，并且，文件呈现的价值类型同文件所处的运动阶段和运动状态一一对应。而文件在经历了一个完整的生命周期后，所能呈现的价值类型分别是现行价值、凭证价值和科学历史研究价值，亦即文件在实现现行价值后所能呈现的价值类型并不是单一的一种，因而其运动状态和运动阶段也不能划分为一个，所以，把现行期之后的文件一律统归为非现行文件的做法是不科学的，除把能呈现科学历史研究价值的文件称为非现行文件外，还应规定把能呈现凭证价值的文件称为半现行文件才是。