摘要：档案工作是提高政府机关部门工作效率的核心，是保证部门工作中经济效益的主要手段和措施。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在档案工作管理和控制的过程中，搞好硬件设施是档案管理工作中的主要手段和措施，是提高其管理质量的关键。因此在管理的过程中文档的管理和整理是管理的重点，是发展过程中提高相应管理手段的关键。基于此，本文就针对文书档案管理工作的规范化思考进行分析。
关键词：文书档案；管理工作；规范化思考
引言
文书档案管理工作，对于企业的稳定发展具有十分重要的意义，不仅能够记录企业的发展过程，还能够预测企业的发展趋势。对于企业文书档案管理工作的规范化，主要从完善文书档案管理工作信息化建设、重视文书档案管理队伍的建设以及建立健全文书档案管理制度等多个方面着手，确保企业文书档案管理工作的合理性、规范性，在此基础上促进企业的快速发展。
1企业文书档案管理工作规范化的影响因素
1.1技术因素
就目前来看，一些企业还没有充分重视文书档案管理工作的重要性，因此在档案管理方面依然采取手工管理方式，在查阅、存储、整理以及收集等多个方面，手续十分繁杂，而且保管难度大、差错率高、管理效率低；除此之外，因为文书档案管理工作信息化程度不高，因此大部分文书资料不能实现有效共享，还可能导致文书价值下降。
1.2人为因素
现阶段，一些企业中缺乏专门对文书档案进行管理的工作人员，大多数都是由秘书兼管文书档案，这些没有经过专业技能培训与专业背景的兼职人员，不仅缺乏文书档案管理的基本理论知识，对于文书档案管理工作的重要性也没有一个清晰的认识。同时，因为文秘人员的主要工作是对文书进行处理，虽然于档案管理工作有一定联系，但是并没有切实的对文书档案进行管理，因此大多数企业在文书档案管理工作方面仅停留在形式上。
1.3观念因素
企业文书档案管理工作，主要是对文书资料进行收集、整理、分类以及整合，便于提取应用的一个过程。前期收集、整理文书档案工作十分繁杂，需要花费大量的精力、时间，还需要对整个过程进行科学、合理的设计。现阶段，我国大多数企业在文书档案管理工作方面的“重藏轻用”思想十分严重，即企业档案管理人员将工作的重点放在文书档案保管、整理上，没有重视文书档案内在价值的合理挖掘。
2建立完善的档案管理制度是规范化、标准化的前提
档案管理是一项繁杂而又枯燥的工作流程，而且管理人员素质和管理制度的不够完善，加之档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要通过结合当前先进的管理理念和实际经验进行分析，结合实际情况制定出相关的管理手段和管理措施。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。
3现阶段我国文书档案管理中存在的问题
3.1相关单位的配合力度不够
有效的文书档案管理需要相关部门积极主动的配合，但在现阶段的文书档案管理中，部分单位出于某些原因考虑，并不会积极主动配合文书档案管理工作。例如，在进行文书档案归档时，按照相关规定，有关部门需要及时上交相关文档，但是在实际工作中，拖延上交或者完全不上交的情况时有发生，从而导致文书档案归档工作的开展存在着一定的阻力。同时，由于大部分文书档案管理人员工作积极性不高导致其最终放弃了相关档案的归档与整理，许多文书档案都没有被归档入库，从而给单位造成了一定的损失。
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3.2文书档案管理规范化程度较低
当前阶段部分单位并没有针对文书档案管理制定详细的管理规范，从而导致文书档案管理现象相对较为混乱。例如，在大部分单位中都没有针对卷宗的分类、名称、文件档号等，编制极不规范。此外，大部分单位的文书档案管理检索效率相对低下是较为普遍的现象。当前阶段电子检索可以有效提高检索效率，但是由于部分单位的文书档案管理人员在信息技能方面存在着一定的缺陷，从而导致电子检索无法有效实现，最终严重限制了文书档案管理效率的提升。
4完善我国现阶段文书档案管理的策略
4.1注重文书工作与档案管理工作间的衔接
文书工作为档案工作的前提，二者联系紧密。文书工作高质量、高效率的开展是做好文书档案管理的关键因素。所以在文书整理时需充分考虑后序档案工作的开展，档案管理者也需认真检查文件质量，促使文书工作与档案工作衔接更紧密，确保文书档案管理工作一体化，让文书档案管理能规范、高效地进行，并提升整体管理水平。
4.2强化领导对文书档案管理的重视程度
单位领导对文书档案管理工作的重视程度直接影响文书档案管理工作的质量。文书档案管理者的积极态度也能使领导对该项工作有更正确的认识，二者彼此推进。文书档案管理人员需主动学习档案管理相关知识，定期向领导汇报档案管理工作，为领导宣传讲解《中华人民共和国档案法》的相应内容，从思想上转变领导认为文书档案管理工作可有可无的错误观念，并为领导正确决策提供参考依据。
4.3强化部门间合作
各部门所收集的有一定利用价值的档案资料属于档案管理的主要来源，因而文书档案管理部门应充当好各部门间的枢纽，妥善处理各部门间关系，不断提升所收集档案资料的质量。工作中做到积极主动，掌握单位内产生的最新资料与信息，并认真思考档案资料收集与管理怎样围绕重心工作来进行[3]。另外，应多在各部门间走动，做好报监资料、发文与收文的整理，展现出档案部门在工作中的参谋功能。
4.4技术创新，促进档案信息化管理
传统的管理手段已经与信息时代产生脱节，新时代要求文档管理必须要和现代科学技术相结合，实现档案管理的网络化。计算机网络存储量大，查询快捷方便，检索速度快，而且准确性高。在各部门需要时进行文件传输时，实现快速查找和快速借阅。还可以通过将输入电子档案等，建立文档数据库。利用电子安全设备，还可以实现电子档案的自动安全管理。
4.5加强建设文书档案管理人员的综合素质
要想提高文档管理工作的质量，首先要从提高管理人员的素质抓起。要通过培训提高工作人员的专业水平，减少工作中不必要的错误，保证文档的质量，同时还要对其进行素质教育和素质培养，提高广大管理工作人员的思想觉悟，增强责任感，谨慎工作，时刻检验，勤于整合，认真负责，避免在建档和归档过程中出现遗漏和差错。除此之外，还要加强管理人员的职业素养，杜绝在文档管理中出现徇私舞弊的情况，禁止投机取巧、偷工减料的行为出现。以上这些问题迫切需要制定相关责任制度，建立全面系统的工作管理体系，加强教育和培训，进一步提升文档管理工作的质量。
结束语
综上所述，在新的发展形势下，机关文书档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，不断创新和提高管理效率，采用规范化和标准化的工作方式，加强各部门之间的协调与配合，加快档案信息化建设的步伐，提高文书档案管理的现代化水平，以适应新时期档案事业发展的需要。
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[5]范君梅.文书档案管理中存在的问题及对策[J].科技资讯，2017，15（04）：149-150.
论文作者:蔡晓兰
论文发表刊物:《基层建设》2018年第8期
论文发表时间:2018/5/25
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