天津市建筑设计院 天津 300074
摘要：本文主要就档案保密工作的必要性以及做好档案保密管理的具体措施进行了分析研究，仅供参考和借鉴。
关键词：档案保密；管理；措施
1、档案保密管理工作的必要性
1.1 档案保密工作是管理者的政治任务
当前，我国面临内外环境复杂严峻的形势，保密工作形势尖锐复杂，保密工作意义更加重大。政府机构改革力度加大，一些机构撤并、重组、重建过程中档案资料移交、保管不善，很容易造成资料散失，涉密信息失密。同时，社会力量参与档案收集、保管，开发利用，也是保密形势变得更加复杂，更加严峻。因此，广大的档案保密管理者应当树立政治使命感，站在国家利益高于一切的高度，增强忧患意识，切实履行好职责。
1.2 档案保密工作是管理者的社会责任
各类档案具有不同的社会服务功能。涉及国家秘密的档案关系国家安全和利益，科技档案涉及知识产权问题，财务档案反映行业经营状态，人事档案关系个人成长发展。所以说，做好各类档案的保密工作是管理者义不容辞的社会责任，档案保密工作者要从政治、社会、经济、民生全面可持续协调发展的角度，担当社会责任，切实履行“为党管档，为国守史，为民服务”职责，认真落实档案保密工作责任制，做到有职必有责，有责必履行。
1.3 档案保密工作是管理者的职业操守
档案保密关乎党和国家秘密的绝对安全，是铁的纪律，是碰不得的“高压线”。档案管理人员对文书部门及各级业务部门形成的文件、资料及时接收、整理、归档，对整理归档后资料必须科学管理，认真保护，坚决保密。严禁擅自扩大传送范围，严禁以任何方式向知悉范围外的人员提供档案资料信息，严禁以互联网或其他非密方式传送档案资料信息。
2、做好档案保密管理工作的具体措施
2.1 充分掌握本单位档案工作的基本情况
档案保密工作在不同的单位是有差异的，即使在同一个单位也包含不同种类的档案，使得档案保密管理有一定的差别。要顺利开展档案保密工作就要结合本单位的实际情况进行管理。相关人员可以从以下方面了解其基本情况：一是单位的性质，如国企、私企或事业单位；二是档案的种类与数量，如人事档案、科研档案、财务档案、军事档案等；三是明确重要档案，确定涉密档案；四是掌握当前档案保密管理的基本情况，如分类、管理、利用等情况；五是分析档案保密工作存在的问题；六是档案保密工作需要完善的部分和具体解决方案。
2.2 树立保密观念
档案库房建设应按照国家有关规定单独兴建，库房门窗用防盗网专门加固，库房、办公室、阅档室“三室分开”，档案库房应指定专人负责管理，制定严格的档案管理工作制度，禁止无关人员入内等等，其实不然，标准的档案库房和科学管理，只是做好档案保密、维护档案安全的基本保证，档案工作人员的职业操守和保密工作观念才是档案保密的大前提。绝大多数档案的失密是由于经手人保密意识差，保密观念淡薄，不执行有关保密规定造成的。使保密制度无法落实，规章制度流于形式，保密工作缺乏针对性和有效性。因此，我们必须站在讲政治的高度，充分认清形势，搞好经常性的保密教育，提高保密意识，始终保持高度的政治警惕性和责任感，进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更要加强保密意识教育。
2.3 加强档案密级鉴定工作
①与时俱进开展档案定密工作。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，必须随形势变化及时调整其密级，做好升密、降密和解密工作。要严格执行《保密法》，严格划清密与非密界限，准确界定档案密级。
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②明确档案定密主体。档案定密工作应由制发机关进行，文件的制发机关应该根据国家秘密范围及其密级规定及形势变化，在保密行政管理部门的指导下，对文件进行升降密和解密，并将密级变更结果通知档案管理部门。
③实现档案定密制度化。要按照《国家秘密保密期限的规定》，“除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年”，在文件制发时设定保密期限，到期自行解密。建立完善涉密单位和档案管理部门的联系制度，形成档案保密管理的合力。
2.4 加强档案利用过程的监督
档案利用监督是档案利用过程中做好保密工作的一项重要措施，它能有效地发现、制止和纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。
①加强纸质档案保密管理。纸质档案的保密管理，既要防潮、防霉、防火、防鼠、防虫，更要防泄密。对于纸质档案我们有很多成熟的制度约束，档案利用规章制度一般有查（借）阅制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善，这样才能保证在大力开展档案利用工作的同时，确保档案不失密、不泄密及文件的完好无损。要求利用者必须严格遵守保密制度和阅档规定，工作人员要经常检查被利用的案卷，要在利用者离去之前，仔细翻阅检查被利用的案卷和文件，发现问题及时处理，并在利用登记簿上备注说明，对于损毁档案的违法行为，应及时报告有关领导，违者应视情节轻重，予以批评教育甚至依法追究刑事责任，对档案的传递应严格履行转递手续，严密包封，通过机要交通转递或派专人送取，有条件的档案馆（室）还可以安装监视器。
②加强涉密电子档案管理。涉密电子档案的载体主要有光盘、U 盘、软盘、磁带、移动硬盘等。由于电子档案载体容量大，储存信息多，一旦泄密，危害比纸质档案失泄密更大。为此，要按照保密管理有关规定，按照其存储内容的最高密级界定密级，粘贴密级标识，实行比同级纸质涉密档案更严格的保密管理。归档电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。未经批准的任何单位或个人不得擅自复制归档的电子文件。利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。在网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，只有在档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用，以确保档案信息和系统的安全。
2.5 加强档案管理人员的教育、管理
①加强保密宣传教育。大力开展《保密法》、档案管理保密规定、涉密计算机及存储介质保密管理规定等方面的宣传教育，增强档案管理人员的法制意识。
②加强保密技能教育。深入开展计算机知识、泄密渠道方式及防范手段、防范技能方面的教育，增强档案管理人员的保密防范能力，提升档案保密管理水平。
③加强涉密人员管理。严格执行任前培训和脱密期制度，所有在岗的涉密档案管理人员都要签订保密承诺书。坚持“谁主管、谁负责”，建立健全档案保密管理责任制，层层落实保密管理责任，把档案保密管理的责任落实到人。要建立失泄密应急预案，发生失泄密要及时向有关部门报告，把失泄密的损失降到最小。及时组织档案保密检查，发现失泄密隐患，及时堵塞漏洞，确保档案秘密安全。
3、结束语
总之，档案保密管理工作对于政府或者企业都有着关键性的作用，因此，在具体的工作中需要不断加强档案保密管理工作，上文针对档案保密管理工作进行了具体阐述，对于档案管理水平的提高有着重要意义。
参考文献：
[1]孔涛，如何做好档案保密工作之探究[J]，办公室业务，2012，07：9-11
[2]隋欣，如何做好档案保密管理与利用工作的思考[J]，黑龙江史志，2013，13：128-129
[3]王媛媛，浅析如何做好档案保密工作[J]，青春岁月，2012，16：341
论文作者:熊文
论文发表刊物:《基层建设》2015年24期供稿
论文发表时间:2016/3/21
标签：档案论文; 保密工作论文; 密级论文; 管理人员论文; 文件论文; 纸质论文; 工作论文; 《基层建设》2015年24期供稿论文;