面向机构运行的情报流程设计
赵小康，魏 巍
（南京森林警察学院，江苏 南京 210023）
[摘要] 引述系统论、控制论、协同论、决策论对情报流程设计的观点，研究情报流程设计的理论基础，从机构管理运行的角度提出一种以情报机构部位、产品质量标准、“外脑”应用程度为要素的情报流程划分方法，并分别进行系统阐述，以更加高效直接地为管理实践提供参照。
[关键词] 情报流程；决策支持；核心竞争力
情报的根本价值在于支持决策。情报流程即情报信息工作的业务流程，由一系列步骤阶段连缀构成，存在线性、循环等多种模型。其设计、优化的中心目的是更准确、更高效地产出情报产品，以便更好地发挥机构职能，服务决策支持，不断增强组织的核心竞争力。
1 情报流程设计的理论基础
在不同领域中，工作性质、内容、难度等差异决定了决策过程中的情报需求差异。这就需要在设计情报流程时综合考虑外部环境，如工作对象、竞争对手、协作单位、技术发展等；以及内部条件，如业务布局、人力资源、财务状况、设备设施等。流程制定完成后，仍需根据形势和条件变化不断调整，坚持高质量标准、高工作效率，使得情报流程始终是组织创造价值的驱动因素。
随着信息科学和决策科学的发展，情报流程对价值创造的作用已从管理信息系统（MIS）阶段发展到决策支持系统（DSS）阶段。情报支持决策的过程不仅仅是对内部运行状态和外部工作环境、竞争环境的监测，而是需要在发现问题、确定跟踪领域、聚焦决策目标的基础上，评估事态发展的可能性和后果严重性，进而根据组织目标和资源条件给出建议。这一流程往往不是一次完成，而是以迭代、循环的方式推进，往复开展确定目标、拟定方案、分析评估、模拟验证、建议对策等工作。
设计情报流程可从多种视角切入。无论是经典管理理论还是新兴理论，都对情报流程的设计具有启示意义。当前普遍研究的模型包括线性推进模型、情报周期模型、多重反复模型、网络交互模型、目标中心模型和情报价值链模型等（彭知辉，2016）[1]。
归纳整理，就是将本地区的特有文化进行归纳并对相关视觉化的城市品牌传播可以划分为初级传播和高级传播两种类型。初级传播包括景观战略、基础设施项目、组织与管理结构和区域行为四个广泛领域。高级传播是一种有意识的正式传播，常采用众所周知的营销活动进行，如城市基础视觉设计和应用推广设计。基础视觉设计包含以下几个要素，分别是：城市的标志、城市中英文标准字、城市色彩规划、视觉识别的辅助图形以及吉祥物设计。而城市应用推广系统应该包含以下这几种应用方式；传统媒介宣传（报纸、杂志、户外广告、海报招贴）、公共设施与环境(交通指示牌、路灯、电话亭、座椅、城市景观等)、新媒介（网络、影视）。
系统论研究系统的结构、特点、行为、动态、原则、规律，强调整体与局部、局部与局部、系统本身与外部环境间的依存、影响和制约关系，旨在从本质上说明其结构、功能、行为和动态，以达到最优的目标。基于系统论，可研究环境变量、情报生产变量、生产主体变量、交流变量等环节的影响因素及相互限定。其优势在于关注系统内部运行，提升流程模型的准确性和完整性（董尹等，2012）[2]。
决策论是为了达到预期目的，从多个可供选择的方案中选取最佳方案。基于决策论，可综合考察环境，强调情报活动的综合性，从而通过及时反馈来降低情报失察风险。其优势在于实现决策者与情报工作的深入交流，情报搜集与分析的紧密衔接（李品等，2019）[5]。
控制论是研究动态系统在变化环境条件下如何保持平衡或稳定的科学。信息反馈是其重要概念，是指控制系统输出信息，利用返回的作用结果影响信息的再次输出，以此发挥制约作用，达到预期目的。基于控制论，可建立情报流程各环节和主体之间互动关系，分析情报运行中的流动、反馈和控制。该方法的优势在于通过控制信息流动来强化交流、反馈效能（姜峰、谢川豫，2019）[3]。
“外脑”应用程度即情报机构对外部专家资源的应用程度。随着行业交叉融合愈发深入，任何工作领域都在供应、服务、管理等环节中广泛涉及其他行业、部门。由此带来的专业知识缺失亦非常普遍。较为高效、经济的做法是通过参考咨询、服务外包等方式借助外部力量辅助解决。
协同论是处理复杂系统的一种策略，用于研究不同事物的共同特征及协同机理。它主要探讨各种系统从无序到有序的相似性，设想跨学科领域探求规律，旨在建立一种用统一观点来处理复杂系统的概念和方法。基于协同论，可明确协同作业中各组织的重点任务和各活动间的依赖关系。该方法的优势在于研究跨组织情报流程，设计工作机制（杨巧云、姚乐野，2015）[4]。
画家范曾说过：长年累月，我都是每天早上四点起床，就是为了给自己偷点时间来读书作画。美国著名篮球球星科比每天早上四点起来练球，有人问他为何如此成功，他反问一句：你知道洛杉矶早上四点钟是什么样子吗？文学家鲁迅的成功，则是把别人喝咖啡的时间都“偷”来写作了，所以才成为现代文学的高峰。
2 情报流程要素
传统文人，多是学者与艺术家的完美合体，也是文化传承与创新的担当干将。一本《考古拾趣》，浓缩了他一生的田野考古、学术之旅的求真与闲趣；几张拓画、山水，则展示了他精神世界的深邃与创新。
“分散式”是以业务部门为依托，每个部门负责本部门范围内的情报收集，然后汇总到情报中心进行处理。这种模式结构比较简单，与业务部门结合紧密，便于有效使用各部门因业务关系而开辟的信息渠道。情报中心主要负责信息汇总整理，必要时进行一定的有机整合。
产品质量标准即情报机构工作成果的形式、内容、加工深度、推送频率等标准要求。将其作为情报流程的第二要素，是因为情报产品是情报工作的产出，是其发挥效用的最终展示。
罗四强的手机终于响了，是阿东打来的。说已经出来了，叫阿里赶紧过去。正说话时，又有哀乐在一间悼念厅响起。阿里的神经弹跳了一下，拔腿就奔。罗四强拖他不住，连连说：“阿东在找。你姆妈出来了。”
3 情报流程设计
情报机构部位、产品质量标准、“外脑”应用程度是从便于情报工作高效运行角度提出的情报流程划分方法，旨在更加直接地为管理实践提供参照。
在建筑工程项目中，工程造价的预算编制不合理受很多因素的影响，在工程造价预算中无论哪个因素出现问题都会使预算结果出现严重的偏差。影响预算编制不合理的主要原因有，建筑工程编制的人员素质较低、相关工作人员的意识淡薄、建筑工程的规模偏大、施工条件落后等等。这些因素都会给建筑工程造价预算工作带来很大的难度，此外还有建筑行业市场经济活动的存在，也会影响工程造价预算的结果。[2]
3.1 情报机构部位
情报机构部位主要归结为集中式、重点式、分散式三类。其差别在于情报机构与核心业务部门、组织领导机构的隶属关系。模式不同，自然引起职能设置、运行机制、资源支配差异。选择何种模式主要依据组织的工作对象或核心工作内容，以便最大程度、最高效率地提升组织核心能力，促进核心价值创造。
广义决策认为全部管理过程的行为均应纳入决策范畴。这包括了可能对决策产生影响的全部决策要素，即全部组织运行要素。为更加准确高效地支持决策，情报流程应当对其全部覆盖，对相关参数、特征、性能、约束持续进行评价，以保证对策方案有效性，实现决策目标。基于机构运行的思想，可抽象出三个最为重要的要素，即情报机构部位、产品质量标准、“外脑”应用程度。
一个社会的文明，无论是物质文明还是精神文明，都不是凭空制造，而是以人类历史发展过程中积累下来的文明成果为前提，与过去文明存在某种继承性。 列宁说过，马克思主义可以是无产阶级革命者的精神武器，就在于“它并没有抛弃资产阶级时代最宝贵的成就，相反却吸收和改造了两千多年来人类思想和文化发展中一切有价值的东西”[2]299。 中华民族是具有五千年文明史的智慧民族，老祖宗为我们留下的文化遗产极为宝贵，不可再生，是中华民族的根与魂。 坚持正确的遗产保护观必须在正确认识文化遗产的前提下，协调好社会各方面的利益关系。
“集中式”是在组织中设置一个与业务部门相对分离的情报中心，集中完成情报规划、收集、处理、分析，经过汇总、处理后再向各部门提供其所需的情报产品。这种模式的优点是能对情报过程实行统一管理，尤其是便于建立以“大情报”“大平台”为主的情报系统。此外，还便于有效控制计算机辅助系统、网络系统的规划、实施和使用。
媒体在粉丝形象塑造的过程中扮演了引导者的角色。自2005年“超女”开始，“粉丝”闯入了大众视野。一时间，媒体上充斥着各种批判粉丝的新闻报道，“疯狂”、“盲目”的粉丝形象逐渐在大众中形成刻板印象。
“重点式”是将情报机构设在核心业务部门。以竞争情报为例，可设置在研发部门、营销部门等。以公安情报为例，可设置在110指挥中心、刑侦部门等。“重点”的选择需要依据核心业务、核心竞争力、核心价值创造而定。
情报机构部位即情报机构在组织架构体系中的设置。将其作为情报流程的第一要素，是因为机构部位是情报工作赖以开展的组织基础，对人力资源配置、信息资源掌握、财物支配力度等核心管理环节均具有框定作用。
需要指出的是，以上三种模式并非机械的、一成不变的。采取何种模式应视具体业务而定。事实上，现有情报机构还存在一些中间模式、混合模式。
3.2 产品质量标准
产品形式包括口头报告、书面报告，取决于保障支持对象与情报机构的组织层级距离、沟通交互需求、汇报人员素养以及汇报对象偏好。口头报告要“上口”“入耳”。一是掌握好汇报思路，注意内容安排和速度掌控。二是能引导汇报对象，使其良好地理解汇报内容。三是对语言进行推究，提高表现力和感染力。书面报告的目的更加丰富，在陈述基本情况的基础上，还要能够指出问题、做出结论、提供建议、展望前景。撰写书面报告要确定好主题，安排好结构，运用好数据，观点与材料相统一。
产品内容取决于核心业务、决策需求，涉及定向与需求评估、确定工作目标、确定搜集内容、选择信息源等阶段。定向与需求评估阶段主要确定各业务模块的时间分配、需求、关键情报课题。确定工作目标的目的是确定当前的首要问题或主要方向。搜集内容依据情报工作是基于特定任务，还是全面基本的信息搜集而不同。信息源选择需要关注工作目标、时效性、准确性和完整性等指标，要全面、灵活运用各种信息源。
加工深度是指体现在诸如信息摘编、情况综述、研究报告等信息分析深度上的差异，主要取决于工作领域，同时与决策需求和推送频率相关。情报流程可精细化为界定问题（Define Question）、制定假设（Develop Hypothesis）、搜集数据（Gather Data）、过滤和组织数据（Filter & Organize Data）、分析数据（Analyze Data）、提出结论并给出最佳建议（Prepare Findings and Select Best Recommendation）。细化程度是加工深度的体现。
推送频率取决于竞争环境烈度。高烈度的竞争环境需要更快的情报响应速度。在对情报工作的效果期望中，时间是个关键因素。长时间的等待和迟缓的交付会使决策者对情报工作丧失信任。起草报告、发布推送、寻求反馈相互衔接。频率越高，该循环速度也越快。同时，报告也越发简短，以舆情监控、摘抄整理原始信息为主。内容综述、趋势分析无法适应较高的推送和交互频率。情报产品的传播方式包括精确扩散和“金字塔”模式。精确扩散可避免情报用户得到太多信息而无法应付，避免遗漏重要信息。“金字塔”模式是指针对不同的对象提供不同形式的情报内容，实现情报的分层提供，使所有情报用户都能根据自己的需要得到适宜情报。
3.3 “外脑”应用
“外脑”应用旨在突破组织的资源约束。组织运行发展必然受到组织资源和技术资源约束。组织资源包括人、服务或管理对象、协作组织、知识、制度、文化等。组织无法在所有关键领域面面俱到。专家资源的缺失可通过参考咨询加以补充。技术资源包括信息、设计、生产、设备等技术。技术缺失可通过服务外包加以补充。工作领域不同，业务流程和资源约束也不同，应充分分析资源约束，设计符合实际条件的情报流程。
4 结语
情报机构部位、产品质量标准、“外脑”应用程度的设计，广泛涉及情报机构在组织体系中的层级、权责、职能、机制、产品质量规格、资源约束、外部力量。一套较为通用的情报机构运行模式、原则、标准可较好地指导情报机构运行管理，对提升竞争情报、工商情报、公安情报工作水平都具有借鉴意义。
【参考文献】
[1] 彭知辉.情报流程研究：述评与反思[J] .情报学报，2016，35(10)：1110-1120.
[2] 董尹，刘千里，赵小康.基于情报流程视角的情报活动相关变量识别与分类[J] .情报杂志，2012，31(10)：6-11.
[3] 姜峰，谢川豫.基于控制论的公安情报流程优化研究[J] .图书馆杂志，2019，38(02)：17-24.
[4] 杨巧云，姚乐野.基于协调理论的应急情报部门跨组织工作流程研究[J] .情报理论与实践，2015，38(08)：75-78+84.
[5] 李品，许林玉，杨建林.决策驱动的情报流程理论模型及其运行[J] .情报学报，2019，38(01)：46-57.
[中图分类号] D17
[文献标识码] A
[文章编号] 2096-1995(2019)19-0001-02
基金项目： 江苏省公安厅公安理论及软科学项目“公安情报规划与分析方法研究”。
作者简介：
赵小康（1982-），男，河北宣化人，副教授，教务处副处长，研究方向为情报分析、公安情报；
魏 巍（1981-），女，江苏靖江人，馆员，研究方向为参考咨询、用户研究。
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