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摘要：档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分，要高度重视档案信息资源的开发与利用。在电子的背景下，提高档案信息资源的利用无疑能够为社会创造出巨大的价值，尤其是重视电子档案信息资源的利用。电子档案是对传统档案管理方式的一种继承和发展，却又有着自身的利用特点。基于此，文章围绕电子档案信息资源的利用展开讨论。
关键词：电子；档案资源；利用特点
档案是历史、知识与资料记录的重要载体之一，在这其中汇聚了大量的信息，并且档案中的信息还具有最原始、最可靠的特点，无论是对于企业还是社会的发展都有重要的意义。而随着信息化的来临，档案管理得到进一步的发展，电子档案也成为了一项面向社会的共享资源信息。
一、传统档案与电子档案的差异
（一）管理方法存在差异
在档案收集上，电子档案有别于纸质档案。传统的纸质档案资料必须通过文书部门的处理，将有价值的资料按照不同维度进行分类，比如按文件的来源、时间和内容等分类、整理和装订，之后才可以交由档案部门保管和处理。然而电子档案就不需要由人工进行分类整理这一系列繁杂的工作，而是直接通过计算机进行比纸质档案更便捷的整理分类方式，分类更细、更准确、更立体，正因如此，专门负责整理、分类、装订的传统档案部门已经逐渐撤销。可见，在资料收集、整理、分类方面电子档案优于纸质档案。
（二）归档程序要求存在差异
纸质档案归档，首先就是要对其是否能够入档进行层层的筛选，主要从该文件资料是否具有保管价值和需要保管的时间长短，以及该文件是否符合入档资格等已定的标准、方法和原则等方面进行判断。不过由于纸质档案本身的特性，使得筛选的过程并不用立刻做出决定是否入档。然而电子档案则不一样，电子文档依托计算机，信息流较大，容易消失和变更，所以对于一些文件是否能够入档，必须在文件形成之前就要对它的保管价值和保存时间长短等一系列问题进行分析，做出决定。其次，虽说纸质档案和电子档案在筛选时都要进行某文件是否具有入档价值的判断，也就是内容方面的审核与筛选，但是如果仅仅从内容方面筛选，而不考虑其他方面的因素，则形成准确、真实、完整的档案资料的可能性很低。所以要从多方面进行审查，比如技术方面，电子档案则要考虑更多，以不同载体（光盘、磁盘、u盘等）为介质的电子文件需要鉴别其可读性以及是否存在病毒、介质是否正常等情况，而纸质档案在技术鉴别层面上的要求并不高。
（三）使用过程存在不同
第一，传输途径上。由于纸质档案和电子档案的介质不同，所以传输方式不一样。纸质档案主要是通过提供原件或复印件，而电子档案是通过电子档案的载体或计算机直接传输，同时可以打印、下载、复印等。第二，保密性方面。不论是纸质档案还是电子档案都要做好保密工作，而由于纸质档案和电子档案本身的区别，使得各自防泄密的手段各不相同。纸质档案由专门人员负责档案存储室的看管工作，用户想要获取需要的档案，需要部门的批准，尤其是重要档案更是需要层层审批。而电子档案由于本身的可编辑性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保护、信息验证、身份验证等措施。
二、电子档案的优越性
第一，电子档案可以进行自动识别，这种筛选功能不仅可以提高电子档案整理的效率，降低人工成本，同时还能降低因人工筛选而造成的工作失误。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第二，电子档案的储存安全性比较高，电子档案的主要表现形式为电子文件，其不会受气候、湿度等环境因素的影响，只要利用云技术等就可以对电子文件进行永久储存，并且还可以进行加密处理，防止信息泄露等问题。第三，电子档案具有独立性，在电子档案中，电子文件与载体是分开的，在云储存过程中，档案与云平台也是相互独立的，企业可以随时对电子档案进行转移。
三、电子档案信息资源利用的新特点
（一）具有社会化的特点
电子档案信息资源利用最为明显的特点，就是在其利用领域上具有社会化的特点。社会化的特点不是档案管理工作最初就有的，而是随着社会变化，在电子档案信息资源利用的基础上所出现的，其主要体现在两个方面：第一，档案信息资源利用社会化是一个循序渐进的过程，其表现形式为使用者权利的扩大化，与整个社会和民主化的进程是息息相关的。尤其是在电子到来之后，档案利用社会化已经深入到了生活中的方方面面，并且，随着社会的发展，档案信息资源利用社会化的程度也会越来越深。第二，档案社会化的过程存在着一些限制，这些限制包含了多个方面，例如，国家机密、个人隐私等。因此，对于档案信息资源利用社会化的特点还需要保持正确的认识，并不是所有的档案都能够得到公开，还需要等待时间的推移，一些涉密档案才能够在社会中所公开。
（二）具有科学化的特点
档案信息资源利用的科学化特点，代表了档案利用从一个简单的方式转变为了一个复杂的方式，从简陋的规则逐步变的完善起来，是档案利用走向科学发展的重要旅程。首先，在此特点中，档案的利用方式逐渐变的合理起来，各项工作与流程也变得完善。而电子的到来更是促进了这一过程的发展，档案的使用者在档案信息资源的利用上，也往往都能够选择最为合适的利用方式，使其目的性更为明确，也使得档案的利用价值得到了提高。其次，档案信息资源利用的科学化也保障了档案资料的真实性，通过科学、合理的规章制度，档案管理工作者能够在收集到真实可靠、内容丰富的原始资料，再通过对资料的整理和汇编之后，能够将切实有效的档案信息资源提供给利用者，在一定程度上维护了档案的各项基本特点，保证了档案的可靠程度。
（三）具有法规化的特点
随着社会的发展，档案信息资源的利用由封闭转向公开，而在档案信息资源转向公开的过程中，也出台了许多相应的法制法规，以保证档案信息资源在被使用者利用时不会出现诸多的问题，这也是档案信息资源利用走向正轨、规范与法制的一个重要过程。现阶段，我国对于档案信息资源利用已经颁布了多项法律，其中包括了档案开放的时限、使用的范围、利用的概念以及使用时的各项程序，移交档案单位利用档案的权限、利用者的权利和义务，同时还有档案公布的形式、权限、含义，档案利用与知识产权之间的关系等多个方面。通过这些法制法规，使得档案信息资源利用有了可靠的法律依据，规范档案管理的工作，为档案的使用创造了条件、简化了手续，也只是因为有了法律的约束，才使得档案信息资源能够被使用者得到很好的利用。档案法规化的特点既保护了档案信息资源，又维护了利用者的基本权利。
（四）实现了资源共享，提升了档案的利用率
在信息化技术不断深入的今天，电子的档案信息资源利用不但具备了以上几种特点，同时还能够通过信息技术以及互联网的方式，在档案信息中实现资源的共享。档案从传统的纸质模式转变为电子档案，也使得档案的利用者能够轻松的使用互联网找寻到所需要的档案信息资源，不但扩充了档案信息资源的传播途径，同时还节省了档案管理中的大部分时间，使档案管理的工作效率与档案的利用率都得到了非常大的提升。
综上所述，随着信息化技术的不断深入，在档案管理工作中也慢慢由传统的纸质档案转变为电子档案。在电子时代中，必须要正确的认识档案信息资源利用的各项特点，充分发挥其中的优势，弥补现阶段存在的问题，从而提高档案工作在社会当中的影响力。
参考文献
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[2]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究，2016，（04）
[3]郝莎.电子时代档案管理研究[J].兰台世界，2014，（S4）
论文作者:方津凤
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第32期
论文发表时间:2019/2/28
标签：档案论文; 信息资源论文; 电子论文; 纸质论文; 档案管理论文; 方式论文; 文件论文; 《建筑学研究前沿》2018年第32期论文;