摘要：在当下信息技术充斥的年代里，计算机技术已成为人们日常生产生活中不可缺少的一部分，尤其是在文件管理方面，计算机技术已完全取代了传统办公技术，其通过档案化管理模式，不仅大大提高了文件管理效率，而且也保障了文件管理质量，增强了文件信息的利用价值。本文也会对电子文件档案化管理工作的优势进行着重的分析，并针对性的提出一些创新管理策略，以便相关人士参考。
关键词：电子文件；档案管理；重难点；创新措施
电子文件档案化管理是指利用计算机技术与互联网技术，来完善和弥补纸质文件管理工作缺陷的一种新的管理方法，其能够实现文件档案管理的电子信息化，并对传统办公软件和文件管理工作模式进行统一和规范，以便可以最大化提高办公管理水平，使文件信息达到一定的安全性和，这样才能满足档案用户的多元化使用需求变，提高档案管理服务质量。
一、电子文件档案化管理模式的应用优势
（一）实现了档案资源共享
在传统档案管理工作中，档案记录一般都是以纸质记录模式为主，这样就会给档案的使用造成一定的困扰，使其在时间和空间等方面存在很大的局限性。而电子化文件档案管理模式则可大大弥补传统档案记录的缺陷，其不仅可以打破纸质记录在时间与空间方面的限制，而且还能利用计算机网络系统的管理优势，来实现档案资源的共享目标，进而最大化提高档案信息的传递效率和服务质量，使档案的利用价值得到更好的发挥。
（二）存储空间较小
传统纸质档案模式，往往会因为档案信息内容的不断增多，而需耗费大量的人力和时间，才能完成相应的档案管理任务。这样既会增加档案管理成本，占用一定的存储空间，又会降低档案管理效率。因此，为了弥补这一缺陷问题，就要将电子文件档案管理模式与现有的档案管理工作进行充分的融合，以便可以利用计算机硬盘所具有的强大存储优势来实现档案文件内容的分类保存，并通过电子化处理来减小档案文件的存储空间，这样才能真正提高档案管理工作效率和服务质量。
（三）管理操作程序十分简便
电子文化档案管理模式在实际运行使用过程中，具有十分简便的操作程序，相关档案管理人员只需利用计算机就可实现档案文件的分类整理和保存，并且还能规范档案管理制度，按照用户所提出的要求，直接利用计算机对文件内容进行增加或修改，这样才能有利于档案管理工作效率的提升，保证档案存储的安全性和真实性。
二、提升电子文件档案化管理效率的创新策略
（一）完善电子文件全过程管理机制
电子文件的形成与利用，需经历一系列复杂的过程，若是在某一环节出现差错，都会影响到档案的真实性与完整性，降低其利用率。因此，为了充分发挥电子文件的利用价值，就要对电子文件的全过程管理给予高度的重视，构建一套科学完善的电子文件全过程管理机制。首先，当电子文件形成后，相关管理人员要第一时间对档案信息进行收集，以免那些分散的电子文件信息出现丢失现象；其次，要认真完成电子文件归档工作，不仅要对文件归档内容、归档范围以及归档时间等进行充分的明确，而且还要全面检查电子文件内容，看其是否满足归档要求，如若不符，要及时的采取处理方法进行更改；再次，要保证电子文件档案载体的安全性，在计算机系统中安装一些先进的安全保护措施，如：安全检测软件、杀毒软件、防火墙等，这样才能提高电子文件档案的存储质量，使其在长期存储过程中不会出现丢失、信息泄露等安全问题，进而更好的保障电子文件的原始性、真实性及完整性；最后，要结合实际情况，对现有的电子文件档案管理制度进行适当的补充和完善，并将其落实到各管理环节中，以便可以顺利开展电子文件档案全过程管理工作及前端控制工作，这样才能保证电子文件的管理质量，突出电子化文件管理的规范性和实效性。
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（二）增强电子文件信息的存储安全
电子档案文件在存储过程中，主要是以计算机系统为载体，由于计算机安全网络无法完全保证档案文件的安全性，所以，这在一定程度上就会给电子文件的存储安全造成很大的影响。基于此，要想改善这种现状，就要将所要归档的电子文件转化成各平台通用的文本文件格式，以免因计算机技术更新，而影响电子文件的安全性和完整性。另外，对于部分私密和重要的文件资料，要尽可能对文件加密，并对其进行备份处理，以免档案管理系统受到黑客或病毒的攻击，而出现不必要的文件丢失或损坏现象。此外，要加强档案管理系统的安全性，加入一些高科技的防病毒检测软件以及杀毒软件等，并定期做好系统的管理与维护工作，及时的消除安全隐患因素，这样才能为电子文件的安全存储构建良好的环境，提升其整体利用价值。
（三）合理选择电子文件归档管理方法
（1）办公自动化系统的归档方法
办公自动化系统主要包括基础设施及软硬件数据材料等，具有较高的安全性和可靠性。在实际运用时，其电子文件的存储与归档工作都是依靠系统所具有的语言编程功能、数据转换功能、信息采集功能等来实现，这样既可以保护那些分散的电子文件信息，使其不易被窃取和丢失，又能提高电子文件归档管理工作效率，满足用户的多样化需求。另外，通过办公自动化系统来对电子文件进行归档和管理，还能有效提高电子文件信息的完整性和实效性，因为该系统可以自动完善那些在设计中缺乏归档功能的电子文件，进而在满足用户使用需求的基础上，为其提供可靠的数据支撑。
（2）集中处理归档方法
该电子文件归档管理方法可以为电子文件的集中管理、打印等提供便利的条件。与办公自动化系统相比，其有着更强的适应性、管控方便性以及高工作效率等优势。所以，应对这类电子文件归档管理方法的应用给予相应的重视，并加强在计算机智能处理方面的研究，减少人工干预。因为传统电子文件集中处理平台只能产生大量的电子文件，但是对于文件归档管理的重要性却是极为忽视，进而使得在利用电子文件时，都要依靠人工方式来进行查找，不仅影响了档案利用率，而且也使得信息的有效性大大降低。所以，只有采用计算机智能关联，将与归档有关的档案数据从集中平台中精确的提取出来，并将不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件通过电子形式进行集中归档和备份处理，这样才能确保档案文件的安全性和真实性，使其整体收集效率得到最大化提升。
（四）提高电子档案管理人员的综合素质
在电子文件接收归档过程中，档案管理人员是最直接的执行者，其综合素质的高低以及档案管理水平的高低对电子文件的归档管理质量有着很大的影响。因此，组建一支高素质、高水平的电子文件管理团队，十分必要。在实际运行时，不仅要确保档案管理人员能够全面掌握信息化电子档案管理知识，而且还要使其具备较强的计算机能力与网络技术水平，这样才能顺利实施各项电子文件接收与归档管理工作，从而达到预期归档标准。此外，各单位也要加大对档案管理人才的培养力度，既要定期对其开展专业技能培训，使其学习到最先进的档案管理知识和管理技术，又要建立完善的绩效考核制度，全面提升工作人员的主观能动性和责任心，确保电子文件归档和管理的质量。
结束语
综上所述，随着科学技术水平的不断提高，电子文件档案化管理模式也越来越受到人们所重视，在实际运用过程中，为了更好的突出该管理模式的有效性，就要构建一个完善的电子文件全过程管理机制，并不断增强电子文件信息的存储安全，合理选择电子文件归档管理方法，提高电子档案管理人员的综合素质，这样才能实现文件档案管理的电子信息化，提高电子文件的利用价值。
参考文献：
[1]李明.电子文件档案化管理探究[J].办公室业务，2017，07：69-70.
[2]刘敏.纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理[J].科教导刊，2018，04：24-25.
论文作者:张志成,李启龙
论文发表刊物:《基层建设》2019年第25期
论文发表时间:2019/12/9
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