学校档案管理现代化的现状和对策
文/陕西广播电视大学商洛分校 张慧林
【摘要】 随着我国经济的高速发展和现代信息技术的广泛应用，使得传统的档案管理方式和体制已不适应现代社会的需要，学校想要实现进一步的发展，就需要采用现代化的方式进行档案管理。因此，要求学校创新档案管理工作体制，提高档案管理水平，使档案管理更适应现代社会的发展。
【关键词】 学校；档案管理现代化；现状；对策
一、档案管理现代化的含义
档案管理工作的主要内容就是对个人信息的记载、经济活动的记录等。学校档案是指学校在科学教研和其他各项工作活动中形成的各种文字、图片、声像等历史记录，对学校和社会具有保存价值，是学校的重要资源，能够推进学校教学工作的飞速发展。档案管理现代化从简单上来说，就是在传统档案管理工作的基础上，运用现代信息科学技术对档案进行管理，能够进一步提高档案工作的效率，保证档案工作能够顺利进行。
二、档案管理工作的基本内容
无论在传统的方式下还是现代化的方式下进行档案管理工作，无疑都需要经过以下这几种步骤，才能使档案管理工作顺利高效地进行下去。
（一）档案的收集。只有对档案进行收集，才能够开始档案管理的工作。档案的收集不仅包括各科室资料的归纳与集合，还包括档案馆之间资料的移交和接收。
（二）档案的整理。收集过来的档案不能让它们在档案馆里杂乱无章，需要对档案进行专门化的归纳与整理，将档案仔细地划分为几类，将属于一类的档案放置在一起，有利于档案管理工作有序地进行。
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（一）对档案管理工作的不重视。学校是对学生进行系统化教育的地方，一直将教学科研工作作为中心，对学生进行学习上的管理，从而忽视对学校的档案进行管理。各学校对档案管理工作的认识程度不同，各学校根据国家出台的一些法律法规，并没有结合自身的特点去制定档案管理制度，不利于学校档案管理工作的进行，也容易造成部分档案的丢失。
三、影响档案管理工作的因素
（四）档案保管。档案的存放本应聚集在一起，不能使之分散。将档案存放在同一个地方，有利于采取一系列的措施对档案进行安全保管，同时也有一部分的隐患存在。此时，就要求学校进行现代化的档案管理。
（二）档案管理人员的素质不高。目前在学校进行档案管理的工作人员，往往缺乏专业化的培训，不具备专业化的知识与技能，往往都是“半路出家”的大龄人。由于这些档案管理人员对档案管理现代化意识的淡薄，导致学校档案管理现代化工作开展的不顺利，无法提高档案管理的质量和效率。
（一）更新档案管理的观念。随着信息化时代的迅速发展，越来越多的科技产品广泛应用在人们生活中，使得人们逐渐认识到科学技术的重要性，同时学校也注意到传统手工的档案管理模式已不适应现代社会发展的需求，只有对传统管理模式进行转变，更新档案管理理念，才有利于学校更好地开展档案管理工作。
（四）档案管理现代化标准的不完善。档案管理工作本身就是一项庞大且繁琐的任务，档案管理工作人员在进行档案管理的时候，由于没有一套完整的档案管理体系作为参考，使得档案管理工作的开展受到一定的阻碍。档案管理工作人员无法对材料进行正确的归档与整理，无法进行档案资源的共享与交换，不利于档案的保存与查找。
（三）鉴定档案。对档案进行鉴定，将一些超过期限且无用的档案进行销毁，能够提高档案的使用率，还能够保证档案馆拥有存放更多档案的空间。
当代西班牙历史学家乔斯·卡洛斯·贝尔梅霍·巴雷拉在《创造历史与讲述历史》一文中认为，在探讨历史学家讲述或撰述历史之前，首先应该提出下述四个问题：
四、适应档案管理现代化的对策
（三）缺乏资金的支持。由于学校没有重视档案管理的现代化，所以在档案管理方面并未提供过多的资金支持，从而阻碍了学校档案管理现代化的发展。只有足够的资金支持才能够促使学校对档案开展积极的编研工作，充分为社会提供有用的信息资源。进行现代化的档案管理，需要摒弃传统的手工档案管理模式，运用计算机等现代技术进行管理，并更换学校陈旧的计算机设备，对管理软件进行升级，这些都离不开资金的支持。
（二）加强基础设施建设。学校进行档案管理现代化，不仅需要工作人员的技术支持，最重要的是技术设备的支持。学校应大量购进科学技术设备，健全档案馆装备的现代化，将在进行档案管理现代化中所能用到的必备设施全部购进，进一步提高信息化办公的能力，才能够确保档案管理现代化工作的顺利进行。
议论争煌煌，侧重于欧阳修散文中的议论这种表达方式。为了达到这种特点，欧阳修议论文大多逻辑严密，持论有据，注重以史为鉴。欧阳修刚直耿介，具有敢为天下先的勇气与品节，一旦遇见不平之事，有要发之论，就不吐不快，丝毫不顾忌打击报复。他又善用议论这种表达方式直陈时事，阐述政治见解，具有鲜明的时代特色和强烈的战斗精神，努力于经世致用中实现自我的生命价值。
（三）加强网络建设。现在是以知识、智能、信息和科学技术为主的知识型经济社会，所以对档案管理提出了更高的要求，学校要摒弃传统档案的管理方式，吸收新的档案管理方法，充分利用科学技术对档案进行管理，保证档案管理工作在提高速度的同时，也能够保证档案管理工作的质量，实现档案的资源共享。由于通过计算机网络技术进行档案信息资源的共享，会提高分享档案资源的速度，也容易导致档案资源泄露。因此要加强网络建设，建立防火墙，用来保证档案信息资源在进行共享时的安全。
随着信息网络技术和档案管理制度的不断完善，学校通过引入先进的档案管理方法，有利于加快学校实现现代化档案管理的目标，提高档案管理工作的效率，更为社会获取有利的信息资源提供了方便有利的渠道。
【参考文献】
[1]左远鹏.浅谈高职院校人事档案管理的问题与对策[J].北方经贸,2018(07)：151-152.
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