文献采购工作创新体系的建立，本文主要内容关键词为：文献论文,体系论文,采购论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在到来的21世纪，随着新经济的崛起，信息和数字技术的发展，对人才的要求越来越高。读者对文献资源的需求程度随之提高，文献采购工作面临前所未有的冲击。为了适应这种变化，文献采购管理者想法设法进行管理上的创新和变革，但收到的效果并不是十分明显，主要的原因是没有一套行之有效的创新体系。本文根据图书采购的实际情况，阐明文献采访创新应该是在明确战略和目标的基础上，通过对工作中存在问题的分析，确认绩效的缺陷，改进原有的工作的程序，依靠计算机的辅助得以实现。
一、确定文献采购的战略和目标是进行创新和变革的基础
创新即创造性解决问题，就是缩小实际绩效与目标之间的差距的过程。也就是改变现有的状态，使其转入期望的状态的过程。文献采购工作要创新，必须树立追求的参照物——文献采购的目标，文献采购管理者必须能够为其工作制定并明确表达发展的战略和目标。如果不能对这些愿望有一个明确的表达，对文献采购创新和变革进行管理的任何尝试都会受到目标含糊不清和不确定的困扰。只有战略和目标确定后，文献采购管理者才能由此对其目前成绩和效益做出一个客观的评价。
文献采访管理者在对目标的决策过程中，至少应考虑三个关键因素：1.文献采访工作的环境；2.管理者可获得的资源；3.文献采购的历史。就当前而言，必须考虑文献采购工作的环境较从前有了很大不同，计算机、网络和信息技术被广泛应用于文献采购工作中，由于它们的支持，使文献采购能跨越时空的限制，进行跨地区采购；读者对文献的需求不断增加，而且朝个性化发展，对文献采购工作提出了更高、更快、更多的要求；管理者可获得的资源是传统采访无法比拟的，文献出版发行的类型和方法朝多样化发展，除了传统印刷型文献外，还有先进的电子出版物和网上资源。文献的获得渠道也由传统的书商发展到网上书店。采访管理者可以利用先进的计算机和网络技术，使文献采访工作能得到强大的外部支持；传统的采购模式还一直影响着文献采购工作，很多图书馆的管理一直引用封闭管理模式，采集文献以预订为主，注重单一的采访模式。把握了这些环境条件、资源条件和历史条件，文献采购管理者就应该对战略和目标做出更好的决策。
在制定文献采购战略时，应考虑本单位文献采访工作所面临的机会和威胁以及存在的优势和劣势，文献采购的战略应由以下的决策所决定：1.提供的文献与服务。在当前形势下，应该为读者提供怎样的文献和服务以及文献和服务的范围。2.明确读者对象。明确采购工作的目标读者，及其他们的阅读需求和倾向。3.技术选择。文献采购工作必须要得到现代技术的支持，否则在目前的形势下文献采购工作将无法展开，管理者必须对选择哪些技术做出不可回避的选择。管理者不仅须明确文献的范围、读者、技术及文献采购时机选择，除此以外还须明确对绩效进行评价的目标和标准。对文献采购工作而言，这些目标应包括读者满意度、文献利用率、拒借率、文献保障率、文献到馆的速度、购置文献的数量、文献的到书率及文献类型的合理化等。
二、了解文献采购的绩效缺陷是进行管理创新的前提
对文献采购管理者来说，在制订好战略、目标以后，其工作中至关重要的一部分就是确认和弄清文献采购工作目前存在的最严重的问题。如果管理者没有注意到这个问题，就会产生自满并抵制创新和变革。只有对文献采购工作的绩效缺陷有一个充分的了解后，才会根据存在的问题，采取措施进行改革，使管理上一个台阶。八十年代，很多图书馆的文献采购管理者在认真研究的基础上，了解到当时工作存在着封闭管理、以藏为主、缺乏主动性、独馆经营等缺陷，在此基础上进行了管理创新，把封闭管理转变为开放管理，吸收专家到文献采购工作中来，采取多种渠道、多种方式采购多类型文献，注意对读者需求的调查研究，加强了馆际文献采购工作的合作，成立了局域性的采访协作网，注重了对文献的质量评价，取得了明显的成效。因此，在管理创新之前，必须要对文献采购工作的绩效缺陷有一个明确的了解。
要了解或找出文献采购的绩效缺陷，管理者可以通过寻找战略和目标要求与文献采购的实际绩效之间的真正或潜在差距，来确定问题。在进行这一步骤的过程中，重要的是确认在对文献采购工作实施控制的过程中存在的、至少是潜在的问题和机会。随着形势的发展，当前我国图书馆文献采购工作同最大程度满足读者对文献需求这总的目标相比，绩效缺陷主要表现在如下几个方面：文献保障率、文献利用率下降和拒借率提高；文献引进速度太慢；工作方式陈旧；读者满意度不高；馆际合作不高；网络、数字化程度低下等等。
在了解诸多文献采购存在的绩效缺陷后，我们不可能马上解决所有的问题，应该逐步采取措施并优先考虑最关键的问题，而不应同时应付太多的问题，管理者必须弄清楚当前最关键的问题。从文献采访存在的缺陷来看，其最关键的问题是缺乏新的工作方式。因为文献采购工作仍然引用传统的预订加少量的面购方式，才会形成采集的文献无法满足读者的需求，文献引进的速度太慢，工作效益低下，让读者产生不满的情绪。因此，在文献采购创新过程中，应首先对作业流程进行创新。
三、关键目标和作业流程的一致性是进行创新的关键
确定问题以后，就需要对绩效缺陷的根源进行系统的诊断。在进行这种诊断时，我们可以参考一种被广泛使用的方法。这种方法指出，战略与组织的基本要素——关键目标与工作流程的协调或一致性。
文献采购工作的流程是否适当，只能根据这些因素对实现关键任务的促进或阻碍情况来进行评价。文献采购的关键任务是所采集的文献资源是读者所需求的，读者的阅读需求能及时得到满足，也就是最大程度地满足读者对文献的需求。目前，我国图书馆的文献利用率十分低下，拒借率居高不下。据统计，有70%的馆藏文献长期呆滞在书架上，无人问津。大多数图书馆的文献采购作业流程采用收集书目，了解出版发行情况，然后选书、查重、报订、最后接受文献、拆包验收、加工这个程序。这个程序的缺陷是把文献采购的选书这一灵魂工作建立在不可能收齐的出版发行信息的基础之上，造成文献采购管理者不得不从不全而且内容被夸大的书目中选择文献，其结果不可能把读者需要的文献比较完整的收集，这是其一。其二，采访人员只能根据读者的过去和现在的需求来判断未来的需求，经过长时间的购书过程，书实际到馆后有可能已成为过时的文献。其三，这个程序还得冒着出版社出版变动和书商的工作失误造成的风险。其四，从预订到实际到书运行的时间漫长。其五，选书的权利过于集中，采集来的文献受采访人员的知识结构影响较大。以上五条缺陷的存在肯定严重地影响到文献的质量，影响到极大程度地满足读者对文献的需求这一关键任务的实现。所以说，必须对目前图书馆普遍采用的文献采购流程进行创新。
文献采购工作要创新，必须保持工作流程同关键任务的一致性，做到这一点就应该对目前的工作流程进行改革创新。浙江大学图书馆采访中心在这方面做了有益的尝试，取得了满意的成效，得到了读者、书商、管理人员的普遍赞同。具体的做法是根据图书馆文献采购的关键目标，把具体的工作流程创新为接受文献、选书、查重、加工。也就是书商根据我馆提供的采购纲目和读者提供的建议，依靠他们遍布全国的销售、发行网络和同出版社的联系，主动为我馆提供合适的文献及数据，文献采购管理者从他们提供的文献中选书、根据数据进行查重，把我馆读者需要的文献保留下来，把价值不高或不符合收藏条件的文献退还给书商。同时本校的读者可以把书店中的高质量文献及时推荐给采访人员，采访人员把信息及时反馈给书店。这样做的优点：1.简化了工作内容，提高文献采购工作的效率，把以前的一些工作放在一起进行，取消预订文献这一环节，管理者直接同文献见面，克服文献采购中的失误，大大提高了文献的质量。2.改变原有工作流程的弊端，读者的需求能及时得到满足，提高文献的使用价值，避免漏订的风险，大大缩短文献的到馆时间，使读者能在第一时间内阅读到最新的文献资源。3.扩大了文献的范围。在具体的工作中，我们发现只有60%的图书为书目上征订过，有40%的文献是无法在预订中得到满足的。总之，改变文献采购的流程的目的，就是为了做到采购工作一切为读者这一关键目标，保持两者之间的一致性。
四、计算机和网络的辅助是文献采购创新的必要条件
一般的应用软件都可用来帮助创造性地解决问题。不管在文献采访过程的很多环节上，应用软件都是有帮助的，电子邮件系统促进了采购人员观念的非正式交流。空白表格程序的使用者可以利用这种表格程序来建立或简单或复杂的数学模型。这样的模型使需要进行计算的新思想的产生变得容易了。如灵敏分析就可以使用这样的模型。数据库的控制与搜索可以帮助解决读者需求的问题；通过检索外部的数据库来获取有益的信息；读者借阅数据可提供确定读者的阅读倾向。当前文献采购工作的质量和速度比以前有较大的提高，计算机和网络的辅助起了极大的作用。以前在文献采购过程中的查重、建立采购库、通讯、加工等工作都靠手工进行，不仅速度慢，工作烦琐，而且容易发生错误。采用了计算机管理后，我们通过计算机的应用软件进行文献的自动查重工作，采购库的书目数据信息也通过网络同书商互通有无，省去大量的手工操作工作。所有这些都让我认为，在未来文献采购创新过程中，计算机和网络的辅助作用会显得越来越突出。
总之，文献采购管理要创新必须得到明确的战略和目标、绩效缺陷分析、关键目标和作业流程一致性、计算机和网络的支持，否则，所有的改革只是浮于一种形式，不可能从根本上解决问题，有时甚至会起适得其反的作用。
收稿日期：2001-03-26