当代机构文件管理的趋势分析，本文主要内容关键词为：文件管理论文,当代论文,趋势论文,机构论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件是有用的，不予管理或管理不当将会导致风险，然而管理又需要付出成本，降低成本之道除了尽可能压缩开支之外，还在于提高管理效率，将文件作为资产充分挖掘其价值，在业务管理的同时实现文件管理，都是提高效率的良策。
以上简单文字揭示了机构文件管理的四大支撑性框架——风险管理、成本管理、资产管理和集成管理。诚然，从原理来看，它们并非全新的内容，然而社会的发展正在不断赋予其新的含义。本文在综合考察相关国际标准、国家政策、机构实践、咨询热点、软硬件主要卖点等的基础上，梳理当今机构文件管理工作在上述四个方面的发展趋势，尝试辨析孕育其中的发展主线。
一、风险管理——从理念引导到方法应用
文件管理天生就是一位风险防御者，人们形成、留存文件的目的之一就是将之作为有效的信息交流工具，避免信息缺失导致的损失。不过，文件风险意识凸现乃至被广泛强调却系本世纪的事情，其原因主要来自以下三个方面：
1.社会风险管理水平的提高对文件管理的启示与促进。随着科技发展和全球化的扩展，人类社会风险事故的频率、波及面及破坏性空前增大，防御、控制风险的需求日益突出，出现于20世纪中期的风险管理理论和方法，逐渐从金融、投资向工程项目、医疗卫生、信息管理等多个领域扩散。如今风险管理已经成为组织机构的一种常态管理，渗透到各项工作中，其中也包括文件管理。澳大利亚国家档案馆认为，风险管理在文件管理领域中的应用有两种类型：一，利用文件降低业务风险；二，降低文件管理可能给业务造成的风险。①
2.相关立法的推动。各国相继制订的信息公开、数据保护、企业监管、政府治理等法规纷纷要求加强文件管理，其中影响力最大的要属2002年7月美国颁布的《萨班斯—奥克斯利法案》(Sarbanes Oxley Act of 2002，SOX)。如果机构不按相关规定生成、管理、保存文件，可能面临司法诉讼、高额罚款，亦会导致名誉受损。正所谓“一朝被蛇咬，十年怕草绳”，法律风险的存在提醒机构要对文件实施恰当的管理。全球的软硬件厂商迅速捕捉到了SOX等法规带来的新商机，2002年年底之后，IBM、Documentum、EMC、Vignette、HP等世界知名IT厂商陆续以大手笔收购文档管理软件厂商，推出与其原有软硬件产品集成的文档管理产品，遵从法律、规避风险是其宣传页上的关键字眼。在法律以及因法而生的产品宣传之下，用户的文件风险观念得以增强。笔者查阅了美国商务部、德勤公司、英国广播公司(BBC)、英国金融服务局、英国爱丁堡大学、加拿大西门子公司、澳大利亚悉尼大学等数家欧美机构的文件管理政策，发现其都将遵从法律、规避风险作为文件管理的首要因素。
3.电子文件的广泛应用进一步强化了风险观念。纸质文件管理的传统风险并没有离去，电子文件特有的技术特性又导致信息失真、失密、不可读取等现象大量产生，迅速积聚，风险因而叠加。②比如，电子文件生成后可能因系统环境的改变而无法正常输出，从而导致珍贵资料的永久丢失；员工在离职时可以悄然将数千个业务文档拷贝带走，致使业务秘密泄漏，这些风险在纸质环境中几乎不可能发生。
随着机构对文件风险管理的重视，大量机构开始寻求恰当的方法，以提升文件风险管理水平，保护组织利益，风险管理由理念引导走向了程序操作。国际标准组织、咨询机构也加强了此方面的服务。2001年颁布的国际标准ISO15489《信息与文献——文件管理》有20多处提及风险、风险评估、风险分析、风险管理等概念，内容涉及制定文件管理规划，确定文件管理战略，选择文件保存战略和灾难恢复计划等多个方面。著名的信息咨询公司Gartner Group在其关于文件管理近200篇研究报告中有一半论及了风险。③一向紧追热点问题的国际文件管理人员与行政工作者协会(ARMA)于2004年出版了《文件与信息的风险管理》，重点阐述了文件、信息风险管理的程序。风险管理在文件管理工作中最突出地应用表现在风险评估方法在文件价值鉴定中的应用，很多机构都将失去文件后导致的风险大小作为判断文件价值大小的重要依据。如BBC将文件根据重要程度及风险大小分为四级：关键、重要、有用和无用；文件价值具体表现在四个方面：业务价值、法律价值、行政价值和历史价值。BBC将关键文件、重要文件以及有法律价值的文件作为“核心文件”，予以重点管理。④
二、成本管理——从局部向全面
畅销读物《读者》在2007年18期上刊登了一则短文“并非真的需要”，⑤提到巴西某家著名企业在决定是否要购买金额达5万美元的一批文件柜的时候，决定先将所有的文件柜进行彻底的清理和归拢，通过销毁过期、无用的文件，整个公司竟腾出了数十个文件柜，打消了购买文件柜的想法。这个案例在业界反复强调归档率、宣传文件重要性的时候显得有些刺目，它以一种简单直接的方式说明了成本在这个资源本不充分的领域中的重要性。
纸质环境中文件管理成本更多地表现在文件柜、库房等有形成本上，成本管理的范围仍然在文件管理工作的范围之内，主要手段就是将着重管理关键文件，而相对忽视其他文件甚至任其自生自灭。数字环境中文件管理成本则主要落在数据存储、维护等无形成本上；已经超出了单纯文件管理成本的范畴，而要从整体数据存储、系统效率的角度全面衡量。
随着业务活动的持续开展，业务系统中的数据会不断累加，而其中不活跃的数据如果继续保存在业务系统中，一方面造成硬件投资的不断增加；另一方面过大的数据量会严重影响业务程序运行的效率，同时也加大了备份、灾难恢复等数据维护的工作量，对业务系统投资效益造成折损。近十年来机构存储在磁盘阵列上的信息保持每年60％的增长，而全球首席信息官的预算年增长率只有4％～5％。⑥数据的增长并不意味着利用率的增长，eMedia在2006年的调查显示，存储在主存储空间上的数据80％极少被访问，其中60％永远不会被访问。⑦将经过流转和处理的、有保存价值的数据归档可以降低活动数据的规模，提升业务系统的运行效率，降低数据管理成本。各大存储厂商抓住了数据成本管理的需求，将归档视为存储产品的新卖点，获得丰厚的市场回报，以至于被形象地比喻为“一个骨瘦如柴、满脸丘疹的年轻人一下子成了亿万富翁”⑧。
三、资产管理——从流向控制到知识挖掘
在笔者所查阅的机构文件管理政策中，“机构所形成的所有信息都是其资产”，这句话几乎成为共同的开篇。在我国，档案与资产最初发生关联是在20世纪90年代，其背景是当时有大量的国有资产产权发生变动，包括改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等，1998年国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合出台了《国有企业资产与产权变动档案管理办法》，指出国有企业的档案是“企业资产的依据和凭证”，在国有资产和产权变动时应安置好其归属和流向。有些学者则更进一步，提出国有资产档案是一种无形资产，应进行评估，并研究了评估方法。
在市场竞争日益激烈、信息资源成为一种战略性资源的新背景下，信息、知识的资产属性和资产价值逐渐为人们认知，文件系机构自身形成的，因而包含着机构独有的知识财富，属于信息资产、知识资产。ISO15489明确指出“文件包含的信息是一个独特的宝贵的资源和重要的业务资产。”国家档案局2007年10月发布的《企业档案工作规范》征求意见稿亦直接指出“企业档案是企业资产的重要组成部分”。仅仅几年的时间，对文件实施资产管理发生了以下变化：
1.定位的转换。从“资产的依据”到“资产的重要组成部分”，从“无形资产”这个统称，到“信息资产”、“知识资产”等专指，文件(档案)的定位越来越清晰，为信息管理、知识管理的理念、方法、工具在文件管理领域的应用奠定了概念基础。
2.管理内容的拓展。在国有资产和产权变动时安置好其归属和流向，其着眼点在于文件(档案)所有权的归属，主要任务是为档案寻找合适的接收单位，不涉及整理、维护、开发利用等其他工作内容。而信息资产管理、知识资产管理则着眼于资产增值，主要任务是充分挖掘机构自身信息的价值，涵盖了所有日常的文件管理活动。
3.管理时机的延展。控制档案归属和流向只在资产和产权变动的特殊时候才发生，而信息资产管理、知识资产管理则发生于机构运营的每一天，是文件的一种常态管理。
4.管理视角的变迁。这是所有变化中最为关键的部分，对文件实施资产管理的视角从国家视角变为机构视角，前者主要着眼于保护国有资产、国家档案不流失，系一种国家的控制措施；后者则主要着眼于以信息、知识的整合利用支撑机构业务需求，系机构的内部控制要求。正因为切实从机构层面着想，基层单位的回应也相当积极。国家开发银行在2006—2015年中长期档案工作规划中，将“资产增值”作为一条重要的发展原则。韶关钢铁集团有限公司从2005年3月开始实施了知识资源管理方案，开启了以用户为中心的档案信息管理和信息服务之路。⑨
四、集成管理——从文档集成到业务控制
在我国，文件集成管理的做法由来已久，源头可以追溯到1934年国民党政府发动“行政效率运动”时推行的“文书档案连锁法”，其做法是在收发文登记时，将文件形成阶段和保存阶段的分类、编号工作合二为一。20世纪80时代之后吉林模式、攀枝花模式等文档一体化管理的创新深化了现行文件管理和档案管理之间的集成。电子文件前端控制、全程管理原则的明确，以及电子文件管理流程的全面改进则进一步发展了文档集成的方法、程序。
除了文档集成之外，文件管理与形成文件的业务活动之间的集成是近年来业界的另一个焦点。若能在业务活动进展的同时完成文件管理职责，这样的集成实乃一种高效的行动。不过大多时候我们的思维模式仍然以文件管理为中心，考虑的事情是如何在业务中嵌入文件功能，如何满足文件管理需求。如果能转换思维模式，以业务为中心，考虑如何利用文件来控制业务流程及业务的规范性，如何满足业务需求，将在强化业务管理的同时加强了文件管理。近年来文件流引导、控制业务流的实践与研究已经显现，着重表现在文件的生成上。
长期以来，档案界对文件的生成鞭长莫及，即便强调前端控制，关注点也在于文件生成时如何管理，而不在文件是否应该生成上，ISO15489对真实性概念的解释则将我们的视线引向后者：“文件与其既定用意相符；文件的形成者与发送者与其既定的形成者与发送者相符；文件的形成与发送时间与其既定的形成与发送时间相符”。何谓“既定”?ISO15489的译者焦红艳对真实性是这样演绎的：“真实是就档案的合法性而言的，即档案的来源、内容必须符合国家有关法律、法规、规章、标准、规范和归程的要求，即必须是合法的，不得伪造、篡改”。⑩可以看出，所谓“既定”，是指法规、制度的规定。ISO15489还指出文件管理的任务之一为实现文档与业务的集成。是否我们可以这样理解——根据机构的制度体系来控制文件的生成，保证文件合法生成，是将文档与业务集成的根本保证?以下两个案例向我们昭示着答案。
国内某著名IT厂商花费7000多万美元请IBM公司为其设计了产品项目流程，该流程高度结构化、集成化，涵盖了从产品设计到销售整个过程，其特征之一便是将文档信息流作为控制业务流的重要手段。一名数据管理员参与全程，其职责在于收集完整的、规范的项目文档，事先已经明确应当形成哪些文档，在设计、试制、测试等每一个工作阶段，数据管理员督促相关人员提交合格文档，若文档未完成，无法进入下一个阶段，文档好比流程的驱动器，而数据管理员则是流程的监督员。秦山核电公司的设备管理流程也是依靠文件流程来控制和驱动的，文件的生成、流转、发布、利用都要经过文档管理部门的审核，而文件的生成、流转、发布和利用分别对应着设备管理流程当中的不同工作环节。(11)
五、发展主线
上述四大趋势的实践形式是丰富多彩的，不同方面的表现的表面关联并不明显。在这些表象背后，隐匿着一条共同的发展主线，那就是文件管理的发展应随机构整体发展尤其是业务发展的需求而变。文件管理植根于机构整体管理之中，机构业务有风险，文件助其防控风险；机构整体成本吃紧，文件管理要考虑降低成本；机构资产产权变动，文件防止产权错位；机构对知识需求加大，文件管理为其提供知识财富；机构业务流程效率要提升，文件是控制流程的工具。
机构文件管理的发展主线可以给我们两个方面的启示：
1.国家应当从规范机构业务的角度来规范文件管理。文件不仅是机构业务管理的一种工具，也是国家控制机构行为的一种工具。通过对应该生成、保存哪些信息的规定，可规范业务行为及其程序。一个令人痛心的案例就是在某些中外合资企业，外方非常重视文档的留存，定期将设在中方形成技术文档邮寄到总部，而中方却削弱了档案管理，对下属提出应当控制文档流向的建议置若罔闻，一旦外方撤资，中方甚至不能保全一套完整的技术文档，而没有这些技术文档，将无法正常开展产品、设备维修。在这种情况下，单靠机构的自觉是不够的，在档案资产归属问题上，国家有关主管部门应当进一步加强控制，不仅约束资产变动情况下档案流向，对合资机构日常经营活动中形成档案的归属也应明确，并予以落实。流向控制是基础，知识挖掘是升华，没有流向的严格掌控，就不可能有合理的知识增值。
2.将文件管理置身于愈宽广的机构发展背景中，文件管理就愈能吸纳外部的方法和要求，就愈显得充满活力，也愈加务实。以集成管理为例，利用文件流控制业务流不但可以为企业提高效率，也有利于政府提高的业务流程的规范化、合法化。明确政府主要业务文件的目的、作者、时间等要素，是规范业务流程的必备要件，文件是否依照相关制度生成，其情形如何，也将记录政府是否以合法的程序履行职责。在政府业务改革不断深入、政府加强依法治理的今天，文件管理与业务集成上应当有广阔的发展空间。
文件管理对机构整体发展和业务管理全方位的支持与渗透，其结果不但是文件管理自身的丰富，也将是机构及其业务管理的完善。
注释：
①Protect your agency by understanding the records it needs to keep,http://www.naa.gov.au/records-management/IM -framework/Risk/index.aspx。
②冯惠玲：《论电子文件的风险管理》，《档案学通讯》，20005(3)：8～11。
③该结果系检索Garter Group在其网站(http://www.gartner.com)上所公开的所有研究报告后所得。
④BBC Information & Archives.Core Records policy,http://www.bbc.co.uk/foi/docs/historical_information/archive_policies/ianda_core_records.pdf。
⑤如水：《思想者的色拉》， 《读者》，2007(18)：22。
⑥EMC公司总裁兼首席执行官乔·图斯发表主题演讲，http://www.makingstoragesimple.com.cn/news/official/2005-11-04/0014225624.shtml。
⑦祁金华：《归档整合存储》，《网络世界》，2006-12-25。
⑧清水编译：《存档技术简化数据存储》，《计算机世界报》，2006-04-03，第12期，B18、B19。
⑨徐拥军：《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》，《博士论文》，2007。
⑩焦红艳：《解决建设工程档案质量问题的理论与方法》，安小米、郑向阳主编：《集成管理与集成服务——21世纪城市建设文件档案信息管理的优化与创新》，中国建筑工业出版社，2006.12：137。
(11)刘越男：《建立新秩序——电子文件管理流程研究》，中国人民大学出版社，2005：300～305。
标签：文件管理论文; 企业档案工作规范论文; 业务管理论文; 风险价值论文; 数据集成论文; 管理风险论文; 信息集成论文; 趋势分析论文;