档案自动化策略之见，本文主要内容关键词为：之见论文,策略论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机，人们也有时称之为电脑，以其极高的处理速度，海量之大的存贮空间，灵活多样的输入输出功能等等优点，在我国档案领域得以迅速渗透和普遍应用，受到世人的好评。运用计算机管理档案，实现档案自动化，工作可以变被动为主动，节省大量人力和时间，提高档案管理的水平，为社会提供快速准确的利用。如下对于档案的自动化，谈谈几个有关的策略问题。
这里探讨的几个策略是，注重档案自动化理论的研究；在档案工作中普遍进行档案自动化知识的培训；以高起点、高水准来建设档案自动化系统；采用计算机管理档案的文档一体化模式；把档案自动化纳入机关、公司、企业的信息管理系统；以及档案自动化硬、软件购置问题。
以下分别来探讨。
一、注重档案自动化理论的研究
档案自动化的实践，要有档案自动化的理论来指导。档案自动化管理的基础理论，是档案自动化管理的先行条件。我们档案学术界应适应形势发展的要求，适应时代节拍，加强档案自动化的理论研究，探究档案自动化应达到的目标、方向、措施、对策等等，使具体从事档案自动化的实践在操作上有理论指导，不会成为盲目的实践与操作，达到高速和高效。
我们很清楚，我国现阶段的档案基础理论，大部分是建立在传统档案管理的基础之上的，特别是以手工管理档案的经验为依据的。进行档案自动化管理，应该有一种相应的理论作为配套，用来具体指导档案自动化工作。如果我们在传统的档案理论的指导之下，来具体实行档案自动化，这就会不知不觉对档案自动化带来某些束缚，额外画上某些框框。比如，档号问题的存在，就给档案自动化的实践带来某种制约。
二、在档案工作中普遍进行档案自动化知识培训
在档案工作中，普遍进行档案自动化知识的培训，这种培训可分为三种级别，一是普及型、二是操作型、三是开发应用型。
现代先进技术，给我们档案工作者提出了新的要求，我们档案事业要在新的市场经济中生存和发展，要在国家信息高速公路的建设中有档案信息的一个部分，档案工作者对档案自动化的基本知识就应有一个基本的了解，就要进行全面的培训，这就叫做普及型。使大家了解和知道档案自动化的基本技术、知识。
要实行档案自动化，要有行动，要做，要会使用操作，这就是第二位的操作型。我们购置了档案自动化的硬件、软件，如何把这些硬件软件，用来进行档案的自动化管理，这就要进一步培训，更懂得操作和使用档案自动化系统。这种培训叫做操作型。档案自动化有了这两种级别的培训，基本上就可以进行了。但是要达到结合档案工作的开发利用，这就要更高一级的培训，这就是第三个级别的，即开发利用型。
对于是否要有第三个级别的培训，目前有两种不同看法。一种认为不需要，因为社会上有许多专业化的计算机软件开发公司，专门为各行各业设计订做各种计算机应用系统，只要购置来之后，经培训会操作使用就可以。档案自动化也是如此，目前市面上有许多先进的档案自动化系统，只要我们去购置回来，派人员去培训培训就可以。
另外一种认为要第三个级别的培训，培训要结合各档案部门实际应用的档案自动化的开发利用人才。其理由及做法如下。
计算机技术是一项专业性非常强的知识，它与其他学科不一样，对于没有进行专门学习计算机专业知识的人来说，要具体从事档案自动化管理，进行档案自动化的开发应用，那就困难十分大，有时甚至根本不能成功。但是，由于现阶段，我国大学学科体系的设置等等现实原因，事实上档案部门懂档案专业知识的人多，懂计算机技术知识的人员十分少。我们的档案部门要实现档案自动化，以现代化手段来开发利用档案信息，必须有既懂档案专业知识又要懂计算机技术以及其他现代技术的专业人材。这样，才能胜任档案专业的现代化管理。对于结合档案管理中的各种具体实际，对于相应的应用程序的设计，相应软件的开发应用，就更需要这种现代技术的档案专业人材。因为我们的各级各类档案馆，专业档案馆，各公司、企业、机关的基层档案部门，其档案自动化的对象内容、目标是千般万化的，各不相同，这就要求计算机技术与知识的水平，决不是仅仅会操作与使用计算机而已。它要求有相当水平的程序设计，会本部门应用软件开发的才能和本领。
当前，基于国民经济的发展状况和档案自动化的需要，许多高等院校的档案专业，除开设本专业的课程之外，还相应地开设了相关计算机技术的课程，比如，计算机应用基础，计算机软件基础，计算机高级语言程序设计，办公自动化，计算机辅助档案管理等等课程。这也正是适应国家教委近年来所要求的大学非计算机专业的学生所应通过的计算机一级、二级水平考试的要求。这样，将为档案自动化造就一批新型的档案自动化人才，是既懂档案，又有计算机技术的档案自动化的综合素质的人才。
三、高起点地建设档案自动化系统
有人曾经这样说过，之所以伟大，是因为他站在伟人的肩膀之上。这话一点也不假，因为伟人其本身就是伟大的，如果我们站在其肩之上，自然也就更伟大。这也说明一个道理，我们的档案自动化如果起点高，在高起点上建设，在高水准上建设，只要我们有提高或者有建树，就是一个高水平、高水准的成就或成果。就我们档案自动化目前的综合水准来看，同其他先进行业，先进国家的自动化水平相比，还是相当保守的、差距相当大的。用一句比较形象的话来说，我们档案界似乎是站在计算机利用队伍的末尾。我们要改变这种情况，我们就得在建立档案自动化系统时，使我们的硬件和软件建立在于先进水平之上，建立在当代自动化管理的高水准之上。比如说，我们在建设档案自动化系统时，应考虑能马上与当代先进的网络信息系统联网，和国际的、国内的大型先进信息系统联网，相互交换共享信息资源，发挥我们档案的信息中心作用，也有利用于市场经济中发挥档案信息的巨大作用。当今美国档案部门（馆、室）的自动化管理系统，就特别注意到这点，他们现在一建立档案自动化系统，就立即与其他大型的著名的信息网络系统联网，形成社会整个信息中心的一个重要组成部分。
九十年代的世界先进操作系统——WINDOWS95或叫窗口操作系统， 它现在在国外已经非常盛行，在我们国家也已经流行，现在只要我们到市面的新华书店走一走， 进入我们眼幕的科技图书中， 有很多是有关WINDOWS的书。这也说明，在计算机技术领域， 我国与世界先进水平已是相差无几。那么，我们在建设档案自动化系统时，就应该在九十年代先进软件的起点上进行我们的工作。这也是我们所说档案自动化高起点的另一个内容。WINDOWS环境，它是实现档案多媒体应用的基础， 也是我们当今实现档案自动化最先进和最优越的系统软件，其中有采用先进的鼠标操作代替键盘操作，十分方便地实现文字、图形、图象、表格及声音的处理，是当今档案的归档、收集、整理、鉴定、利用等最方便的手段与工具。在我们国内也有许多档案部门已经开发利用或者购置这方面的软件系统。
四、采用文档一体化的计算机管理模式
所谓文档一体化的计算机管理模式，就是文件、档案的一体化的自动化模式，或叫文档一体化，就是把机关、企业、公司等部门的文件管理工作（如编辑、收文、发文、办文…）以及科技文（如设计、底图、蓝图…）和档案部门的档案管理工作（如归档、立卷、编目、统计利用…）融为一体，进行全面系统的管理。从而优化文档管理工作，提高文档管理工作效率，增强其安全性和完整性。我们的档案自动化把档案的前身——文件材料作为一个系统来考虑，组成一个有机的自动化系统。
我们国家三十年代开始的文书、档案连锁法，还有当前风行世界的文档一体化，都无不说明文件管理与档案管理之间所存在的联系。当然，我们今天所提出的文档一体化的思想决不是要回归到连锁法上去，而是从具有更深远意义的、更高层次的信息管理和利用的角度出发的。这就是计算机管理文件、档案的文档一体化模式。
文档一体化，从我们的档案管理体制的要求来说，也是如此，在文件处理部门，把文件处理完毕之后，总会送交到档案部门。这本身就把文件和档案放在一条流水线上来对待了。
文件管理与档案管理的一体化的理论依据是文件生命周期理论，即把文件从它的产生到转化为档案直至最终归宿看成是一个完整的生命运动过程，这种过程既是连续的，又是分阶段的。文件的生命周期才是依据这样的概念来划分为现行、半现行和非现行三个阶段。其中文件的非现行阶段就是档案。由此可见，文件（包括科技文件）、档案是原属一物的不同阶段。同样，文件工作和档案工作是属于同一过程的，只是它们处于不同阶段而已。正如我国档案界著名老前辈曾三所说的，“档案是昨天的文书，文书又大半是明天的档案”。这里的文书，和我们经常讲的文书处理、公文处理、科技文件处理等，都是文件管理的代名词。
既然文件、档案都是同一事物在不同阶段的体现，那么不管如何划分，各阶段的文件都有不可抹煞的共同点，因而必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，这就正是我们的文档一体化的模式。
当然，文件与档案由于其所处的阶段不同，因而对人们的作用，其自身所蕴含的价值就有差别。虽然计算机管理的文档一体由于文件与档案本身特点的差异，在管理方法上又不能完全相同，这就意味着计算机管理档案的文档一体化，其系统的应用软件、程序设计就更具挑战性。
五、把档案自动化纳入机关、公司、企业的自动化管理信息系统
随着计算机应用的广泛普及，它已经伸向社会的各行各业，深入到各个方面。比如说，现已盛行的办公室自动化、工厂、公司企业的信息管理自动化系统。我们的档案事业，其大部分是在基层，即大部分是各机关、公司、工厂等企业事业单位的档案室、档案科、档案馆、档案处等，类似这基层档案部门的档案自动化，也可以作为其所在单位的管理信息自动化系统中的一个组成部分。比如一个市级党政机关的办公室自动化系统，可以包含有一个档案室的档案管理功能，又比如一个工厂的管理信息系统包含有一个这工厂档案室（馆）的档案自动化子系统，把档案自动化纳入这单位的信息管理系统。这样对档案自动化中所常碰到的许多象经费类的问题就不需要档案工作者去承办，而且又可以直接参与单位的信息管理工作，为档案信息的利用提供更多的机会。管理工作的成败，取决于能否作出有效的决策，而决策的正确程序取决于信息的质量，档案信息就是其中的一个重要组成部分。
六、档案自动化硬、软件的购置问题
档案自动化的硬件，主要是指计算机及其外围设备。由于微电子技术的迅猛发展，硬件的更新换代也很快。这就要求我们要结合本部门、本单位的实际与经济条件，并考虑发展趋势等，权衡利弊，科学地进行选择，不要一味追求高档，或是贪图便宜。
对于档案自动化软件的购置就复杂一些。目前，各档案管理部门研制和市场出售的软件已经很多，它们各有各的特点和用途。一般情况来说，根据我们的需要选购现成的软件就可以，这样可以节省我们大量的研制和开发时间及经费，加快档案自动化的实现。如何选购软件呢？可有三个途径，一是向省级档案部门询问；二是借鉴兄弟单位已使用且效果好的软件；三是从档案期刊、报章中获悉。