关于档案价值鉴定的若干问题，本文主要内容关键词为：若干问题论文,鉴定论文,价值论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
内容提要 本文从理论和实践两个方面阐述了在档案价值鉴定工作中应该而且必须注意的若干问题，即一要注意鉴定档案价值的原则性与灵活性的统一；二要正确处理档案数量与档案价值鉴定工作的关系；三要正确认识和处理必要的重复与不必要的重复；四要注意不宜过分强调区分方针政策性文件与业务性、技术性文件；五要注意不宜严格区分针对性文件与普发性文件；六要注意合理运用“弹性”原理，适当掌握宽严界限。
关键词 档案保管期限 档案价值 鉴定 淘汰
档案价值鉴定工作是整个档案工作体系中的一个重要环节。随着档案工作的不断发展，尤其是各种载体档案的大量涌现，使档案数量与质量的矛盾日益突出，因而档案价值鉴定工作越来越成为档案学研究的重点（热点）问题之一。
关于档案价值鉴定问题，笔者深知：涉及许多方面的知识，研究难度很大。尽管如此，本人仍想就此问题谈点看法，以求教于档案界同仁。
一、鉴定档案价值应注意原则性与灵活性的统一。
所谓原则性，是指鉴定档案价值应该以党和国家规定的区分档案价值的原则和标准为依据。具体地说，就是按照国家档案局1987年12月颁布的《关于文书档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》等法规性文件进行鉴定工作。同时还要参照本地区、本系统、本机关的鉴定档案价值的原则与标准。所谓灵活性，是指既要执行原则，又要从档案的实际情况出发，适当灵活，不能生搬硬套，要认真分析档案的价值，恰当地确定档案保管期限。如果档案齐全完整，严格按标准确定保管期限已满档案的存毁问题；如果档案残缺不全，尽管保管期满也要继续从长对待，延长保管期限。档案馆是永久保管党和国家档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。在鉴定时，要从“基地”、“中心”的角度全面实际地考察分析档案的价值，不仅要考虑到立档单位的历史和科学研究以及在当前和长远工作中的查考利用，还要考虑到其他各个单位和社会各方面对档案的查考利用。档案价值是客观存在的，要尽量做到主观认识符合客观实际，正确地判定档案价值，准确地划分保管期限。如县直各单位，本身形成文件数量少，档案人员多是兼职且不稳定，对永久和长期之间的界限，一般难以准确掌握，为有利于保持文件之间历史联系，全面反映本机关的主要职能和基本历史面貌，本机关形成的文件材料，可以从宽处理，设置永久和短期两个保管期限，即把一些应长期保管的文件材料，上升为永久保管。又比如各乡、镇人民政府，不仅本身形成的文件材料少，而且收到的上级文件，主要是县委、县政府及县直有关机关制发的，为避免其档案进馆后与县委、县政府和县直有关机关全宗间档案不必要的重复，除针对本乡、镇的上级重要文件划为永久保管外，其余划为短期保管，即各乡、镇档案只设永久和短期两个保管期限。诸如此类的灵活，既不违背原则，又有利于维护一个全宗档案的完整，还可方便利用。
二、鉴定档案价值要正确处理档案数量与档案价值鉴定工作的关系。
档案的数量与档案价值鉴定工作有着非常密切的关系。首先，作为宝贵财富的档案，应该多积累、多保存一些，这就象图书馆、情报部门、博物馆保存图书、资料、文物一样，越丰富越好。因为档案，无论对于国家各项事业，还是对于维护国家利益；无论对于政治斗争，还是对于经济建设；无论对于科学技术研究、历史研究，还是对于各机关的日常工作；无论对于继承历史遗产，还是对于子孙后代，都是具有重要作用的。作为国家和人民的宝贵财富来说，档案的数量多了，是有利于国家和人民的，应多多益善。其次，对于没有保存价值或已失去保存价值的文件材料，应通过认真的鉴定予以淘汰。档案数量的增多，促使人们重视和加强鉴定工作，迫切要求淘汰一部分档案。目前，我国拥有各级各类档案馆3589个〔（1）〕，馆藏档案13036万卷（盒、册）〔（2）〕，并且每年还在以数以千万计地形成新的档案。管理如此众多的档案并使之长远地保存下去，需要花费大量的人力、物力和财力，这就自然地使人们觉得档案过多，并提出了通过鉴定工作淘汰（如销毁或转作他用）一部分档案的要求。当然，从我国悠久的历史、众多的人口、辽阔的国土来看，都居世界前列，而迄今为止，无论是中央一级的档案馆，还是地方档案馆，馆藏档案远比许多国家同类档案馆的档案数量少。因此，全国档案馆保存13036万卷档案不算多，从某种意义上说，还是一个小数目。比如有相当一部分档案馆（地方档案馆，专门档案馆）馆藏档案还不到一万卷（包括属于短期保存的档案）。所以，仍需要大力丰富馆藏。第三，淘汰档案的标准，在于档案是否具有保存价值，而不是档案数量的多与少。一般来说，档案是宝贵的财富，是具有保存价值的。但是，具体到每一部分档案、每一卷档案、每一份档案，则具有不同的保存价值。有的档案非常重要，少了它就不好办事，甚至会在政治上，经济上、文化上造成重大损失；有的档案需要长远地保存下去，以至留给我们的子孙后代；有的档案只在一定时间内有查考价值，只需保存一定时间就可以了；有的档案随着时间的推移和条件的变化失去了继续保存的价值，已没有什么用处；还有的是由于多种原因，把许多没有保存价值的文件材料作为档案保存了，等等。如果我们保存了没有价值或已失去保存价值的文件材料，特别是这种文件材料大量地充塞着档案库房时，显然会造成巨大的浪费，同时也不利于对有价值档案的保管和利用。因此，必须通过鉴定工作淘汰那些没有保存价值或已失去继续保存价值的档案，以减少档案数量。但又不能把减少档案数量作为鉴定工作的指导思想，否则，会对档案的保护和利用产生严重的后果。
三、鉴定档案价值要正确认识和处理必要的重复与不必要的重复。
我国的档案是实行集中统一管理，一个机关各部门的档案，集中在机关档案室保存；一个地区各机关，或一个系统各单位的档案，集中到综合的或专门的档案馆保存，档案馆（室）的档案有一部分是重复的。比如，省委关于学习、宣传和贯彻《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》的指示，要发到各部、委、厅、局、办和各地、市，将来进档案馆时，各全宗之间有少量档案是重复的。把这些重复的档案都保存下来是没有必要的。因此，需要分清重复的必要与否。
档案必要的重复与不必要的重复，从字面看，两者界限分明。但在实际工作中，往往混淆不清，影响档案的精练与完整。
档案的重复，是多种多样的。有档案馆间的重复、馆内全宗间的重复、全宗内的重复、档案馆与档案室间的重复、档案室间的重复等。这些重复是否必要，我们应以是否反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，是否具有科学历史意义和利用价值，是否有利于社会各方面的长远利用等为标准，进行具体分析，全面衡量，分别对待。
（一）档案馆间档案的重复。这种重复是《关于文书档案保管期限的规定》（国家档案局1987年12月颁布）允许的重复。《规定》关于确定档案保管期限的原则中规定：划为永久、长期保管的范围，除本机关工作中制成的文件外，还包括“直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料”以及“直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告、请示和统计报表等文件材料”。这些划为永久和长期保管的文件材料，与本机关的文件和工作活动有着密切的联系，有的具有反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的作用，有的具有相当长时间的利用价值。但是，有些同志提出：上下级文件不保存，以避免重复，利用时，到有关档案馆去查阅。这种看法和做法，固然可以避免重复，但它不便于利用，利少弊多。首先，不符合把具有永久和长期利用价值的文件保存下来的原则。其二，到有关档案馆查阅档案会给利用者增加很多困难，造成人力和财力的浪费。其三，与档案馆是各方面利用档案史料中心的社会功能不尽一致。因此，档案馆间永久和长期档案的重复，是必要的和有益的，一般不存在不必要重复的问题。
（二）档案馆内全宗间档案的重复。这种重复，既有必要重复，也有不必要重复。形成这种重复的文件来源，主要是上级党委和政府普发的文件和同级党委、政府组织人事部门下发的有关人事工作的文件。要做到保留必要的重复，避免不必要的重复，应采取分工立卷的方法解决。上级党委和政府普发的文件，分别由党委和政府办公室立卷，其中属于有关部门主管业务并要贯彻执行的重要文件，有关部门也要立卷。例如，国务院或省政府普发的关于农业普查工作的文件，分别由政府办公室和农业部门（农业局或农经委）立卷。这样，馆内全宗间只重复两份文件，数量是不大的，也是有利于保持文件之间历史联系，维护全宗档案完整和方便利用的。这份文件，其他机关再立卷，则是不必要的重复了。同级党委和政府及组织人事部门下发的有关机构设置、人员任免、奖惩等工作的重要文件，制发文件部门和针对部门都要立卷，这种重复反映了两个立档单位的职能活动和基本的历史面貌，是完全必要的。为了避免重复，仅由制发部门立卷归档是不妥的。当前，值得注意的问题是，在纠正不必要重复后，有些单位又出现了忽视必要重复的倾向，把应由本单位立卷归档的文件，也不予立卷归档。所以说，馆内全宗间应当保留必要的重复，避免或杜绝不必要的重复。
（三）全宗内档案的重复。形成这种重复的原因，主要是机关内部组织机构形成的文件，以机关名义印发、批转，或下级报送的文件份数多，业务部门和文书部门分别立卷归档造成的。比如，县委批转县委组织部的文件，县委办公室和组织部分别立卷归档。这种重复既是不可避免的，又是应当力求减少的。
（四）档案馆与档案室间和档案室与档案室间档案的重复。这两种重复多表现为永久和长期与短期或短期与短期档案的重复。如劳动部门关于劳动保护福利方面的规定，是反映劳动部门职能活动的文件，劳动部门划为永久保管，而其他部门则属非隶属机关颁发的需要贯彻执行的文件，则应为短期保管。再如党政机关普发的需要各级机关共同执行的文件，在主管业务部门是永久或长期保管，而在一般部门则是短期保管。这些档案进馆前和进馆后形成的档案馆与档案室之间，档案室与档案室之间的永久和长期与短期或短期与短期档案的重复，既不增加档案馆的负担，又方便机关利用，也是必要的和应当允许的。
总之，档案的重复是不可避免的。鉴定档案，应根据具体情况，全面分析衡量档案价值，保留必要的重复，避免不必要的重复，使保存的档案既精炼又完整。
四、鉴定档案价值不宜过分强调区分方针政策性文件与业务性、技术性文件。
长期以来，由于“左”的影响，在档案价值鉴定工作中，存在着重方针政策性文件，轻业务性、技术性文件的倾向。在确定档案文件保管期限时，前者从长，后者从短。近些年来，这种认识和做法虽有所转变，但尚未根本解决问题，在一些单位仍不同程度地存在着这种倾向，这应当引起我们高度注意并需在实际工作中认真纠正。
当然，从多年来的档案工作实践看，方针政策性文件固然重要，日常工作查找利用较多，有科研价值，需要永久或长期保存。但是，并不能因此而得出业务性、技术性文件就不重要的结论。事实上，在以经济建设为中心任务的今天，业务性、技术性文件同样具有重要的保存价值。所以，在具体鉴定档案文件的价值时，我们要根据不同机关的具体情况有所区别。如有些机关专业性不强，它的主要职能是传达贯彻党和国家方针政策的，反映业务性、技术性文件少，对于这样的机关，属于方针政策性的文件是重要的，保管期限应从长，反映业务性、技术性的文件重要性差一些，保管期限可从短。但在专业性强的主管机关，业务性、技术性文件具有反映其主要职能活动和基本历史面貌的作用，其保管期限就应从长。例如，各级水利局，他们的主要职能是贯彻执行党和国家关于水利工作的方针政策，从事水利工程的规划、设计、管理和建设，所形成的档案，业务性、技术性文件居于主导地位，不仅方针政策性文件是重要的，而且业务性、技术性文件同样也是重要的。又如学校工作中形成的招生、教学、科研等方面的文件材料，都是反映学校的主要职能活动的，是重要文件，其保管期限也应从长。假如，仅以是否是方针政策性文件作为衡量文件重要与否的标准，就会得出在业务与科研部门，很少有重要文件的不正确结论。其结果，必然会导致在档案价值鉴定工作中对业务性、技术性文件大砍大杀，造成难以弥补的损失。
多年来的实践证明，无论是机关工作查考，还是科研、特别是微观研究，经常需要查考比较具体的业务性、技术性文件。从总体上看，方针政策性文件与业务性、技术性文件都是重要的，它们之间的关系好比“骨头”和“肉”保存档案应有“骨头”有“肉”才行。如果只强调方针政策性文件才是重要的，若干年后，馆藏档案恐怕就只有剩下来一些“骨头”了，那将会对系统提供利用，全面进行历史研究，特别是从微观方面研究问题，带来无法克服的困难，直接影响档案馆事业以致整个档案事业的发展。因此，在业务和技术部门所形成的业务性、技术性文件，凡是反映本单位职能活动和历史面貌的，同样都是重要的，应当尽可能多地保存下来。
总之，在鉴定档案价值时，不宜过分强调区分方针政策性文件与业务性、技术性文件，而应以是否反映本机关（本单位）主要职能活动和基本历史面貌以及对本机关（本单位）、国家建设、历史研究等方面是否有利用价值为依据。
五、鉴定档案价值不宜严格区分针对性文件与普发性文件。
在档案价值鉴定工作中，往往以针对性和普发性为标准。所谓针对性文件，是指专门针对本机关发的文件，具有指名道性的特点。它是机关工作活动中重要的、不可缺少的依据，一般都划为永久保存。所谓普发性文件，是指上级机关发送的带有共同性的指导性、规定性文件。有的是在比较长时期内要贯彻执行的，重要的就划为长期，凡是一般性的，在短期内需要贯彻执行的就划为短期。但是，在实际工作中，上级下发的指名道姓的文件是很少的，主要是批复、批转、通报、干部任免、奖惩、上级在本地区（本单位）的调查报告、上级领导来本地区（本单位）视察、检查工作的指示等。在一些业务单位，因业务上往返，上级对下级指名道姓的多一些，而一些党、政与综合性的机关，如党中央对省委、省委对地、县、市委，则很少发指名道姓的文件。按照针对性与普发性的标准去鉴定上级文件的保管期限，绝大部分上级文件都要划分为长期或短期，能划为永久保管的微乎其微。按有关规定，省以上档案馆只接收永久保存的档案，这就使上级文件几乎全部不能进馆。因此，究竟应该用什么标准去鉴定上级文件的保管价值，是一个迫切需要研究的问题。
上级对下级指名道姓的文件确实重要，本机关必须贯彻执行。但也要看到：党中央、国务院、省委、省政府对一些事关全局，甚至全党、全军、全国各族人民都应该贯彻执行的却往往是普发性文件。一些具体问题，都是指名道姓，在当前必须贯彻执行的，但并不完全具有历史和科学研究的价值。因此，仅仅以针对性与普发性作为判定上级文件重要与否的标准，就有些不妥了。
从开展利用工作的实践来看，每个档案馆保存一套上级机关的文件，无论是对提供利用，还是开展编研工作都是大有益处的。
一些档案馆把上级机关的来文作为“资料”永久保存，这也是不必要的。既然是档案，为什么非要转化为资料才能永久保存呢？
在有的地方，以针对性与普发性作为确定保管期限长短的依据，只适用于上级文件，不适用于下级文件。许多下级文件都是指名道姓，请求上级审批和予以指示的。但对于这种指名道姓又不算针对性文件，视为不重要的。对一个全宗的档案采用两种截然相反的标准，鉴定时无法遵循，导致混乱。
基于上述情况，笔者认为：在档案价值鉴定工作中，不宜严格区分针对性与普发性文件，应当根据文件内容能否反映机关主要职能活动和历史面貌，是直属上下级，还是非直属上下级，是本机关必须贯彻执行的，还是参考的，是否具有历史意义和长远查考价值等多种因素来综合确定档案的保管期限。
六、鉴定档案价值要合理运用“弹性”原理，适当掌握宽严界限。
所谓合理运用“弹性”原理，就是指在鉴定档案价值时必须留有余地，在关键环节保持可调性，事先应当预备好可供选择的多种调节方案，充分分析事态的多种可能发展趋势和应急措施，使档案价值鉴定工作始终处于比较主动的地位。
鉴定档案保存价值，既然是人们对档案被利用可能性的一种估计和预测，所以，就不可能做到完全准确。因此，在具体鉴定档案保存价值时，如果没有把握，一时分辨不清，就要适当掌握宽严的界限。所谓“宽”，就是多留，划分保管期限时从长；所谓“严”，就是少留，划分保管期限时从短。对于宽严的界限，一般应掌握如下原则：本机关的文件从宽，外机关的文件从严；撤销机关的档案从宽，现行机关的文件从严；党政领导机关的文件从宽，基层单位的文件从严；核心档案从宽，一般档案从严；建国前的档案从宽，建国后的档案从严；建国初期的档案从宽，现行文件从严；孤本（指其他单位、其他档案馆没有重复的）从宽，复本（指其他单位、档案馆有重复的）从严；保存从宽，销毁从严；对介于“两可”（既可永久保存，又可长期保存；既可长期保存，又可短期保存）之间的文件，采取“就高不就低”的方法处理；对介于保存与销毁之间的文件，一时拿不准，应予保存；即使对无须继续保存的一些档案，亦可“判处销毁，暂缓执行”。
注释：
（1）（2）杨继波：《回首“八五”——发展是档案事业的主题》，1996年《中国档案》第1期，第15页。