天津市城市建设档案馆 天津市300191
摘要：我国城建档案馆多以复印纸质档案的形式开展提供利用工作。随着信息时代的到来和公民档案意识的增强，社会对对城建档案的利用需求也趋向多元化。在新形势下，向社会提供数字化城建档案信息，快捷便利地为大众提供城建档案利用迫在眉睫。
关键词：城建档案；数字化；提供利用
引言
随着公民法律意识的增强，越来越多的公民开始通过档案这一原始凭证来捍卫自己的合法权益。目前，我国城建档案的利用方式多为通过复印纸质档案提供利用。信息时代的到来对城建档案管理工作提出了新的要求，现代办公无纸化的趋势，网络技术的发达，使档案的保存、阅读方式发生了变化。复印纸质档案这一提供利用方式越来越满足不了社会的需求，人们倾向于更加快捷、高效的方式来实现档案利用。城建档案数字化建设越来越重要，而如何向用户提供数字化档案是摆在城建档案馆面前的难题。
1提供数字化档案的必要性
1.1保护档案的完整性
随着社会档案意识的增强，社会对城建档案的需求逐年扩大，越来越多的单位和个人来到城建档案馆查询城市建设档案。以天津市城市建设档案馆为例，2016年，提供利用岗全年接待查询1269次，共计1960人，调阅档案7172卷，复印文件38701页、图纸18173张。2017年，提供利用岗全年接待查询1873次，共计2857人，调阅档案8350卷，复印文件43123页、图纸27438张。2018年，提供利用岗全年接待查询2532次，共计3724人，调阅档案10545卷，复印文件60393页、图纸44005张。
目前，大部分城建档案馆档案利用方式仍是以提供纸质档案给利用者阅读、复制为主，这样的提供利用方式会对档案实体造成不同程度的损伤。这些档案是不可再生的资源，为了保护原始档案的完整性，提供数字化档案势在必行。档案数字化之后具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹。档案数字化有助于恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺档案的修复。
1.2提高档案利用效率
目前，大部分城建档案馆提供利用档案的流程是：首先，窗口工作人员在档案资源管理系统中为查档人查阅相关档案信息，然后由专门的库房管理人员调阅档案，查档人在指定场所利用档案，不得擅自将档案带离指定场所。如果查档人需要复印相关档案，还需要安排专人复印。这种利用方式不仅浪费城建档案馆的人力物力，还需要查档人等待一定的时间，大大降低了档案提供利用效率。数字化档案在电脑上就能直接阅览，还可以根据查档人的需要直接打印，不需要专门的人员到库房调卷。这种方式不仅能够保护档案原件，还能减少人力物力和查档人的等待时间，大大提高提供利用效率。
2提供数字化档案的可行性
2.1国家法律法规为提供利用数字化档案提供法律依据
国家虽然没有出台专门的提供利用电子档案的法律文件，但是《中华人民共和国档案法实施办法》第四章第二十一条规定：各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。建设部发布的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定：“建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用和信息服务”、“利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内”。
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2.2城建档案馆具有提供数字化档案的基础
从数字化档案目前的数量基础来讲，各省市城建档案馆都将档案数字化作为日常工作开展，已具备相当数量的数字化档案。以北京市城市建设档案馆为例，自2003年以“规划管理档案数字化”专项工作为契机，历时三年集中扫描档案10.4万卷、351万余页后，档案数字化加工已经转化为该馆的日常工作，每年都会有规划管理档案数字化和馆藏竣工档案数字化等几个专项数字化扫描任务。天津市城建档案馆自2006年起也开始对所保存的档案进行数字化扫描，而且天津市规划和自然资源局各分局移交的档案也全部实现了数字化，这为提供利用数字化档案奠定了良好基础。
2.3各省市城建档案馆为提供利用数字化档案提供实践经验
目前，我国已有多家城建档案馆明确规定提供利用电子档案。比如上海市城建档案馆《上海市城市建设档案调阅利用规定》第六条：为保护档案原件，可以利用电子档案的，一般不提供原件；沈阳市城建档案馆《档案利用须知》规定：为保证档案原件安全，本馆对所有扫描档案原件采取封存管理，只提供电子档案查阅；长沙市城建档案馆规定：已经扫描入库的档案资料由工作人员发送图片至查阅机上进行查阅，对未扫描的档案资料由工作人员到库房调卷后在查阅室进行查阅。天津市城建档案馆2018年新修订的《天津市城市建设档案利用办法》第六条规定：为保护档案原件，档案中有电子档案的，以电子档案阅览为查询方式。而且，天津市城建档案馆还针对特殊情况以提供电子光盘的形式开展档案的利用工作。
3城建档案数字化提供利用措施
3.1运用技术手段保护数字化档案的安全
城建档案具有一定的保密性，而且由于电子文件具有信息易更改性与对系统的依赖性等特点，所以，在档案数字化提供利用过程中，最重要的是保证电子文件的安全。《建设电子文件与电子档案管理规范》条文说明中提到建设电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。在具体的工作中，城建档案馆可以运用高科技手段如电子印章、水印等技术，并采用只写一次式光盘，维护电子档案的真实性、防止有意无意地删改。天津市城建档案馆就采用向利用者提供只写一次式光盘形式，并采取电子印章措施防止非法使用，维护电子档案的真实性。
3.2提升城建档案数字化工作水平
目前城建档案馆对许多档案完成了扫描工作，但是这些数字化的档案在提供利用时存在一定的问题。以天津市城建档案馆为例，问题主要有：（1）没有对扫描参数进行优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原件内容的前提下，图像文件所占用存储空间的较大，档案资源管理系统打开图片的时间过长。（2）建设管理类档案的图纸扫描件没有标明每一张图纸的名称，而是以数字编码的形式命名，不能确定哪张扫描件对应哪张图，在提供利用时需要在档案资源管理系统中将扫描的图片逐一打开才能确定查档人需要的具体档案，耗时耗力。在以后的数字化工作中，城建档案馆要尽量避免上述问题的发生，发挥数字化档案真正的价值。
3.3签订用户保密协议
在提供数字化档案的过程中要处理好数字化档案的利用与保密的关系。为了防止档案信息泄露，城建档案馆应该在查档人利用电子档案之前与查档人签订用户保密协议，在协议中明确规定查档人的使用权限以及泄露城建档案信息的法律后果等，提高查档人的自律性。
城建档案是城市建设的真实记录，城建档案利用工作更是城市快速发展的重要助力。作为一名普通的城建档案工作者，笔者认为，我们要始终紧跟时代变化，及时了解利用者的档案需求，并不断创新观念，转变服务方式，用现代化信息技术满足社会多样化的信息需求，使城建档案的价值得到充分发挥。
参考文献
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[2] 李宁.关于城建档案数字化工作的几点思考[J].城建档案,2018(09):16-18.
[3]谭琤培.电子文件利用的策略研究[J].浙江档案,2006(06):34-35.
论文作者:王伟霞
论文发表刊物:《建筑实践》2019年10期
论文发表时间:2019/9/2
标签：档案论文; 城建论文; 档案馆论文; 电子论文; 天津市论文; 原件论文; 文件论文; 《建筑实践》2019年10期论文;