摘要：随着科技的不断创新，计算机技术得到了高速的发展，高速缓存的大存储空间的档案影星管理系统也被逐渐普及，建立综合性和专业性的文书档案刻不容缓。我们所希望达到的是实现档案长期保存、管理高效和能够快速查询相关信息的状态，而文书档案管理信息化所具有的不可替代的特点恰好为这一设想的实现提供了一个好机会。
关键词：文书档案管理；信息化建设
1文书档案管理信息化的基本概述
所谓的文书档案管理信息化主要指，利用现代化技术，例如计算机技术、信息技术等，对文书档案相关信息进行采集和整理。由于文书档案相关内容较为多样化，需要相关活动内容进行体现和记录，记录的内容包含了运营管理、统筹规划等，记录方式除了文字档案之外，还包含了影像、图片等，如果一味地采用人工管理方式，不仅需要消耗大量的时间，同时还无法保证管理质量，从而引发问题出现。而在信息化背景下，通过开展文书档案信息化管理工作，不但能够有效提升工作效率，同时还能减少人力资源以及物力资源的投放，进而实现资源的充分调配和应用。在计算机以及信息化手段的作用下，给文书档案管理提供了便利以及高效的工作环境，给用户提供了优质的服务。
2 传统文书档案管理的缺陷
2.1传统文书档案管理不能实现实时共享
因为在传统文书管理的体系下借阅有关文件一定要到档案室进行借阅，加上翻找文件要有关流程，为此要耗费较长的时间。假如存在身处外地的状况，这个问题就更为显著。此外，因为纸质文档通常只有一份，难以满足多个人同时运用的需要。假如出现多个人同时借阅的情况，便需要等候较长时间，让文件的时效性不尽如人意。
2.2安全性问题
由于互联网的开放性和特殊性，导致电子档案内容会发生变化，稳定性较差，很多内容经常存在被篡改现象，另外，在受到网络病毒攻击和黑客攻击时，存在严重的安全隐患，而且电子档案被编辑修改后不会留下任何痕迹，因此很难确保档案的真实度。
2.3管理工作信息化程度有限
虽然有些单位对于文书档案的信息化管理有一定的认识，并给予了相应的重视，也及时更新了设施配备，不过也难以摆脱长时间的工作思维限制。针对这些先进的设备，档案管理工作者却因为缺少足够的技术操作水平，没办法充分应用。如果是通过纸质来进行管理工作的话，任何一个环节都会耗费大量的时间与精力，这让先进的科学技术毫无存在的价值。但是，如果将这些纸质变成电子数据，然后再加以管理，将是十分高效便捷的，不过这也对管理人员提出了更高的要求，一般的管理人员是很难完成的，需要具备较为全面的才能。所以，这就对单位提出了更高的要求，一定要在队伍建设培养上给予充分重视，增强员工的技术操作能力，在信息化背景下，让他们更好的胜任文书档案管理工作。
3文书档案信息化管理的策略
3.1信息化系统内、外网隔离
系统内部的网络均是工作人员的工作范围，而外部网络上存在的风险对于电子档案管理平台而言，是最重大的威胁，为此我们应当在外部网络与内部网络间设立风险隔离，这也是效果比较显著的一种方式。隔离防护第一层主要依托路由器。路由器对ＩＰ地址于服务进行过滤，在每一个可以访问内部网络的 IP 地址中，路由器能够有所选择地让其通过，之后智能忽略那些过滤掉的 IP 地址的访问请求。隔离防护的第二层是防火墙。防火墙的认证体系能够协助我们达成该目标。立足于功能角度而言，各类防火墙几乎没有任何差别，比如：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；将所有经过防火墙的痕迹都保留下来；对网络攻击的检测和告警。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.2加强网络安全防护力度
建立文书档案保密系统，制定相应的保密制度，对档案设置上传下载的安全等级和访问权限，作为管理阶层需要重视对于文书档案的管理工作，在档案信息系统的内外网之间做好相应的隔离措施，以免其受到不法分子的侵入，保证档案资料的安全性，比如可以设置好路由器屏蔽其他IP地址，不允许其他用户进行访问，保证整个系统的安全性，注册之外设立网络防火墙，可以实现对答案数据的实时监测，对一些恶意操作行为及时禁止，一旦检测到不法分子侵入，立即发出提示警报。
3.3搭建科学的文书档案管理信息平台
为了确保文书档案管理工作的现代化进程，实现档案管理的信息化，必须要有科学的文书档案管理信息平台为保障。在当前信息技术快速发展的背景下，传统的纸质文档和人力手工管理模式弊端日趋明显，而利用信息数据库的强大编辑功能，能够实现文书档案管理软件的开发，很大程度上降低了管理工作者的工作量，提高档案管理效率和管理水平，构建科学有效地信息化管理平台，是促进档案管理工作改革的重要举措。
3.4完善档案处理加工系统
根据文书档案的具体管理情况，可对加工的文书档案进行设计，建立全面、系统化的加工处理系统，其中的核心关键任务是对文书资料的采集以及整理。其中，在文件管理模块当中，包括文件输入、文件删除、打印以及文件修改等功能，可以将收发文件、管理文件等设置在管理的范围中，为之后的数据查询提供更多的便利。利用该项处理系统，可在一定程度上帮助工作人员减少工作量，缩减中间的工作环节，不再花费大量的管理时间，工作效率会有整体性提升。
3.5加强档案管理信息化，势在必行
传统的文书档案管理模式已经越来越满足不了生活和办公的需要，要想提高办公的效率，确保信息管理的高效性和科学性，就必须改变传统的文档管理模式，切实引进档案管理信息化，通过计算机信息化技术，做好文档资料的保存和整理工作，使文档管理工作成为一个健康健全的管理体系，确保资源优化整合，当然，要想实现文书档案管理信息化，离不开领导部门的决策和意识，投入物力、人力和财力，使整个信息管理形成一个庞大的工作体系，加强管理力度，确保档案管理向自动化和信息化高速发展。
3.6适当加大对硬件、人才方面的投入成本
硬件设备是文书档案信息化管理工作的开展基础。因此，相关的单位和企业必须引入相应的硬件设备，从而对相应的文书档案进行管理，包括对纸质文书档案和网上文书档案的管理。在纸质文书档案的管理方面，要分配相应的区域和人员进行整理，需要投入大量的人力和物力，因此，一定要根据管理工作的实际情况引入硬件设备，不能一味地把价格昂贵的作为好的，而是要考虑设备的性能和对设备的需求，综合考量设备的引入问题。在对网上文书档案进行管理方面，要加大电脑系统、软件管理系统的引入力度。因此，相关的工作人员要进行定期的培训，包括对计算机操作的培训和整理资料的能力，相应的文书档案保密工作。要积极引入一些高素质的计算机人才，提升档案管理团队人员的计算机知识。在新员工到岗之前，需要做好人员的保密培训工作，定期实施计算机引入与应用方面的培训活动等，使保密工作相关工作人员对文书档案管理中信息化技术的应用价值有明确的认识，积极对信息技术进行学习与应用，从而为档案信息化提供支持。
结语
文书档案所承载的信息是无法衡量的宝藏，如何高效的利用宝藏是值得我们去不断思考的。在信息化技术盛行的当下，传统的纸质档案已经不再符合社会的发展需求。因此，实现文书档案的信息化管理是一个必然的事件，我们也要利用信息化管理这个强有力的工具来使我们的文化宝藏能够永远保留下来。
参考文献：
[1]董林珏.浅谈新形势下高职院机要文书档案管理工作[J].人才资源开发，2016（07）.
[2]华玉婷.新形势下企业文书档案保密工作[J].办公业务，2016，06（15）.
[3]于洋.新形势下高校机要文书档案的管理工作研究探讨[J].亚太教育，2015（07）.
论文作者:麦富永
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/15
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 纸质论文; 网络论文; 高效论文; 《基层建设》2018年第34期论文;