基于 Web技术的电子档案管理系统实现路径
麦晓璋
(广州民航职业技术学院，广州 510403)
摘要： 为满足档案管理的电子文件归档需求，对数字化档案馆的实现路径进行研究。在分析用户对电子档案管理系统功能需求和电子档案管理系统优势的基础上，完成了档案管理系统总体架构的构建。详细阐述了登录、数据录入、权限设置、查询检索、档案统计等模块的功能，实现了数据库及核心软件代码的设计，以期确保该系统能够稳定高效运行，为完善电子档案管理系统提供依据。
关键词： Web技术；电子档案；管理系统；实现路径
1 用户的功能需求分析
目前的电子档案管理系统较多，基于Web技术强大功能所设计的电子档案管理系统，将分散在不同位置及不同载体的信息资源，通过数字化的形式实现统一数据存储，将真实可靠的信息服务提供给用户，更好地满足其需求，提高了档案管理工作的质量和效率。
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2 电子档案管理系统的优势
其一，实现了档案信息的计算机化处理过程(包括录入、转换、收集、整理及查询数据等功能)，并且可以联接办公自动化等系统，使文件流转至分类归档过程中的问题得以有效解决。其二，能够根据需要删除无用档案，具备档案检索及统计功能，打印输出不同类别的报表，统计分析档案利用情况。其三，提升网络查询、借阅及归还档案效率，进行档案数据维护。其四，具备严格的用户权限管理，导出、备份档案数据至光盘、磁带等介质更加方便。其五，通过浏览器即可对档案进行检索及利用，有助于移动办公。
3 系统设计
3.1 系统总体架构设计
在充分考虑系统运行外界条件的基础上，为降低系统信息安全及维护方面的开支，基于Web技术的电子档案管理系统为保障信息安全提供重要支撑，根据档案日常管理流程及需求，该系统的总体架构如图1所示。
理念决定行为。教师的理念是学生的起跑线。“以生为本”的教育理念是实现学生全面发展的坚固基石。这就要求教师必须坚守“让每个学生都成才，让每个学生都成人”的教育目标，必须坚持“每个学生都是独一无二的”理性思维，必须遵循“学生身心发展和认知有差异”的科学规律，切实提高自身的核心素养和综合能力，时时事事给学生以积极的引导，真正成为学生“学生锤炼品格的引路人、学习知识的引路人、创新思维的引路人、奉献祖国的引路人”，切实促进学生的全面发展，实现每个学生的综合素养都得到发展。
图 1系统总体架构
Fig.1 System overall architecture
图 2数据录入流程
Fig.2 Data entry process
3.2 功能模块
第一，登录模块。该系统的主要使用用户可分为管理员和用户。为确保用户的正常使用及系统安全，应先完成用户身份检验，通过用户名和密码完成系统注册，成功后可以登录系统进行相应操作。系统会根据用户所选择的登录身份自动在系统中对应的数据表内完成信息匹配，确认所输入的用户信息存在的情况下用户才能顺利进入系统。第二，数据录入模块。档案管理员能够对各类档案数据进行编辑、修改，完成电子档案原件同档案文本间的挂接，具体数据录入流程如图2所示。在系统中提供添加、编辑、排序、删除等操作，以便在录入案卷、问卷过程中使用，还可以用于后续核查工作。根据实际要求对档案进行合法修改操作后，点击保存按钮系统自动更新原始档案，确保经过修改的新文件能够被用户在检索查询后直接浏览，同时会在旧档案库内对修改信息进行详细记录，便于用户查询档案修改情况。系统还提供电子文件批量挂接功能。管理员可对规则进行相应设定，系统会根据规则将电子档案原件同已录入的档案信息进行自动对应，实现在检索条目时浏览电子原件。第三，权限设置模块。在实现用户对各类档案资料进行检索、查询、借阅、下载等功能的基础上，需对具有保密性特点的档案做好保护工作，权限设置模块不可或缺。某个案卷或文件的权限设置由档案管理员完成，系统管理员通过严格的权限设置能够保证具有对应权限的用户有效利用档案信息，通过设置部分档案的使用权限对用户进行适当限制。此外，可为用户赋予临时权限从而有效提升档案信息的安全性和可靠性，降低了档案管理员日常开展检索、归还录入等工作的繁琐程度，用户通过网络浏览器即可完成查询、浏览借阅档案等操作。第四，查询检索模块。该模块的主要功能在于为用户提供检索、浏览、下载等操作。在用户权限允许范围内，用户通过查询检索模块可实现对所需档案文本的浏览及下载。检索时可按照档案分类、关键词、案卷编号等形式等进行。管理员可对用户库、日志库进行组合检索并打印所需检索信息。第五，档案统计模块。该模块的主要功能在于统计项目库、文件库及案卷库中的字段，提供统计过程的自定义功能，并根据统计情况完成相应报表的数据转换及输出，以供相关人员使用。该模块还能对统计项提供修改、删除、复制等功能。
4 系统测试
为检测基于Web技术的电子档案管理系统的实用性和稳定性，对该系统进行试运行。将某公司的档案信息录入到系统内，在客户端通过浏览器对该系统进行反复操作以检测各模块功能的实现情况。检测结果表明，该系统能够实现档案信息的计算机化处理过程，包括录入、转换、整理及查询数据等功能，并且可以联接办公自动化等系统，使文件流转至分类归档过程得以统一化处理。根据系统页面提示即可删除无用档案。具备档案检索及统计功能，打印输出不同类别的查询报表，统计分析档案利用情况，进而帮助管理员高效管理档案及维护档案数据。能够一键导出、备份档案数据至光盘、磁带等介质，提升网络查询、借阅及归还档案的效率，有助于移动办公。
5 结语
在分析用户对电子档案管理系统功能需求的基础上，完成了档案管理系统总体架构的构建，并详细阐述了系统录入数据、查询检索等模块的功能，同时完成了数据库及核心软件代码的设计，从而确保该系统能够稳定高效运行，为优化电子档案管理系统提供相关依据。
参考文献：
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Implementation path of electronic archives management system based on Web technology
MAI Xiao-zhang
(Guangzhou Civil Aviation College, Guangzhou 510403, China)
Abstract : In order to meet the needs of electronic file filing in archives management, the realization path of digital archives is studied. Based on the analysis of users’ functional requirements and advantages of the electronic archives management system, the overall architecture of the archives management system is completed. The functions of login, data entry, permission setting, query and retrieval, archives statistics and other modules are elaborated in detail. The design of database and core software code is realized so as to ensure the stable and efficient operation of the system and provide a basis for improving the electronic archives management system.
Key words : Web technology; Electronic archives; Management system; Implementation path
中图分类号： G270.7
文献标志码： B
文章编号： 1674-8646( 2019) 18-0072-02
收稿日期： 2019-05-15
作者简介： 麦晓璋(1984-)，男，本科，档案馆员。
标签：web技术论文; 电子档案论文; 管理系统论文; 实现路径论文; 广州民航职业技术学院论文;