WFMS与现代企业信息系统，本文主要内容关键词为：信息系统论文,现代企业论文,WFMS论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1008－309（2002）04－0089－22
1 引言
工作流的概念起源于生产组织与办公自动化领域，它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出来的一个概念。提出的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则与过程来执行这些任务并进行监督，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业管理水平和竞争能力的目标。事实上，自从进入工业时代以来，有关过程的组织管理与流程的优化工作就一直在进行，它是企业管理的主要研究内容之一，只不过在没有引入计算机信息系统的支持之前，这些工作是由人工来完成的。现在随着计算机技术、网络技术和分布式数据库技术的迅速发展，特别是在Internet应用日益普及的情况下，现代企业的信息系统的分布性、异构性和自治性的特征越来越显著，相应的企业信息资源也分布在异构的计算机环境中，信息源之间的连接表现出松散耦合的特点，同时虚拟组织、分布决策、客户／服务器体系结构（Client／Server）和分布式处理技术（WWW、CORBA、OLE、JAVA）等等的广泛应用，无不预示着原来单一的集中式信息处理方式的终结，取而代之的将是大规模的异构分布式信息处理与应用执行环境。在这种大规模的分布式环境下高效的运转相互关联的任务，并且对执行任务进行密切监控已成为一种发展趋势，由此工作流技术孕育而生了。
工作流技术一出现就引起了研究人员、开发人员和用户的普遍关注，并很快成了学术界和企业界的热门话题。在国外工作流技术已成功应用到图书馆、医院、银行、保险业等，然而，它最重要的应用还是在工业领域，特别是制造业中。
2 工作流（WF）和工作流管理系统（WFMS）
1993年，国际工作流管理联盟（WFMC）的成立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作流产品之间的互操作，WFMC在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程接口等方面制定了一系列标准，以便对工作流和工作流管理系统实现标准化管理。
WFMC给出的工作流定义为：“工作流（Workflow）是一类能够完全或部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行”［1］。 在实际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统（工作流管理系统）控制其执行的过程都称为工作流。
一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系，还包括过程及活动的启动与终止条件，以及对每个活动的描述，如活动的执行者、相关应用程序、需要的文档等。工作流的运行由工作流管理系统控制完成，它和工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流事件的执行，并监控工作流的运行状态。
工作流是描述一个企业或组织的业务处理活动过程的模型。例如，一个产品的设计过程是由绘图、仿真、审定、发布等活动组成的工作流，它包含设计人员、CAD系统、 工程数据库系统等多个人和系统的交互操作。如果完全依靠人工干预进行管理，其效率将非常低，对于复杂的工作流来说，甚至是不可能的。因此，为了对业务活动（工作流）进行有效的管理，必须建立工作流管理系统。
WFMC给出的工作流管理系统定义为：“工作流管理系统（Workflow Management System,WFMS）是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行”［2］。
工作流管理系统是支持企业经营过程高效执行并监督其执行过程的计算机系统软件。它可以通过一个或多个工作流引擎来解释不同的过程定义，与不同的工作流执行者交流信息并调用其它应用系统来完成预定的目标。
3 工作流的分类
根据所实现的业务过程，工作流可分为以下四种：
管理型工作流（Administrative workflow ）：用于执行简单协同规则的、可重复和可预测的流程，它的执行步骤和规则是事先定义的，不要求控制复杂流程和访问多个信息系统。例如大学里的课程选修，完成论文后的学位申请、登记车辆等。
设定型工作流（Ad hoc workflow）：与管理型工作流相似， 但一般用来处理异常或发生机会比较小的情况，有时甚至是只出现一次的情况，这与参与的用户有关，多用于执行办公流程或处理异常情况，能够提供合作协同功能，但不控制各工作顺序，支持它的WFMS也叫群件。
协作型工作流（Collaborative workflow）：参与者和协作的次数较多。主要由参与者的交互来刻画，不像其他类型的工作流总是向前流转，它还包括循环流和反向流。由于不可能预先定义后面的流程，因而很难使用现有工具对该类动态工作流进行建模。
生产型工作流（Production workflow）；工作流的高级形式，是关键业务流程的一种实现，直接关系到组织的功能。与管理型工作流相比，生产型工作流一般应用在大规模、复杂的和异构的环境下，整个过程会涉及许多人和不同的组织。信贷业务和保险业务都属此类典型的例子。
另外，按照底层实现技术的不同也可将工作流系统分为：1 ）以通讯为中心：依赖于电子邮件，适用于Collaborative和Ad Hoc工作流；而不适于Production工作流。2）以文档为中心：基于文档路由和文档流转的思想，它同外界应用的交互能力有限，适用于Administrative工作流。3）以过程为中心：这种工作流系统对应于Production工作流， 它们一般建立在数据库之上，有自己专用的通信机制并且提供大量与传统和新的应用的接口。
4 工作流管理的建立和实现过程
工作流管理（Workflow Management）的建立和实现过程，主要包括以下三方面：
业务流程建模及工作流描述：这过程主要完成经营业务流程的计算机化的定义。需要有工作流模型及方法对工作流进行描述，并获取业务流程，最后完成实际经营流程到计算机可处理的形式化定义的转化。建模过程是经营流程分析和流程重组的重要基础。
业务流程重组：这过程需要有优化流程的方法。流程优化策略依赖于重组的目标，工作流程高层次的描述为重组提供了推理的便利。
工作流执行和自动控制：在完成建模和流程重组后，所生成的工作流模型将由工作流执行服务软件进行实例创建和并控制其执行过程。工作流执行服务对使用工作流模型描述的过程进行初始化、调度和监控过程中每个活动的执行，在需要人工介入的场合完成计算机应用软件与操作人员的交互。这样，工作流执行服务实现了在模型中定义的经营业务流程与现实世界中实际过程之间的连接。这个连接通过工作流执行服务与应用软件、操作人员之间的交互来完成。实现这个连接的核心功能是工作流管理系统软件。
5 企业流程重组（BPR）
工作流作为支持企业流程重组（Business Process Reengineering,BPR）的一种手段，充分体现了BPR是工作流管理系统建立过程中不可缺少的关键一环。
BPR的本质最先于1993年由美国学者Hammer和Champy提出的。 他们给BPR 下的定义为：“对企业业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业在当代环境下的关键的性能指标获得巨大的提高，如速度、质量、成本和服务（即所谓TQCS）”。
BRP的基本内涵就是以作业流程为中心，打破传统组织分工理论， 提倡组织变通、员工授权、顾客导向及正确地运用信息，建立企业新型的作业流程，达到适应快速变动的市场外部环境的目的。BRP 要求围绕着新的作业流程对企业组织进行再造。即从组织体制上彻底打破旧有的多层次管理模式，按作业流程或具体任务，将分散于各部门的职能重新组合起来，建立横宽纵短的扁平式柔性管理体系，以回归原点和从头做起等新观念和思考方式，重建新的管理程序，将企业系统所欲达到的理想功能逐一列出后开展功能分析，经过综合评价和系统分析筛选出基本的、关键的、主要的系统功能，并将其优化组合形成企业新的运行系统。
通过重组来改进流程，势必要求对现有业务系统结构进行彻底的理解，同时要注意全球经济一体化的趋势使企业的生存环境发生了根本性的变化，企业、市场和客户以及企业内部各部门之间的关系不是一成不变的。BPR一定要站在信息化的高度，按现代化信息处理的特点， 对现有的企业流程重新思考和再设计，通过业务重组、组织重组和管理重组，建立一套符合市场经济体制要求的现代企业管理模式，同时能够以最快的速度采取适应市场需求的新的工作流程，使企业在瞬息万变的市场风云之中成为永远的赢家。
6 工作流管理系统给企业带来的优势
工作流管理系统不同于ERP和普通的企业管理信息系统，ERP与普通的企业管理信息系统是事务处理系统，其主要目的是满足企业业务操作功能，提高企业事务处理的效率和水平。从企业整体的业务流程和企业经营目标上看，事务处理系统一般局限于解决某个或者某些领域的问题；事务处理系统的另外一个局限性是它一般局限于解决企业内部的具体操作问题，面向企业内部功能，而不是面向市场和面向客户的系统。工作流管理系统的着眼点是面向市场、面向客户，其目标是在整个企业的业务层提高企业的业务处理水平、强化企业的市场意识、提高对市场的应变能力。它给企业带来了如下的优势：
按照既定的业务规则管理和监督业务的运行，提高企业管理的规范化程度；
及时发现业务瓶颈，并进行有效疏导或改善业务流程；
提高工作效率，有效缩短业务处理周期；
避免传统处理方式中的随意性造成业务流程混乱，减少或避免人为因素造成的原则性错误及由此带来的损失；
增强业务各环节的协作能力，使业务运做更加顺畅，更好地与上下游企业形成快速响应市场的供应链网络；
有利于业务的评估和业绩考核；
新员工可以迅速适应本职工作；
高效率的业务处理有助于提高客户服务水平和企业竞争能力；
提供方便灵活的流程定义工具，为帮助企业适应新形势而进行业务流程重组提供有效的分析手段和技术支持；
与ERP 或其它普通的企业管理信息系统的业务功能进行有效地集成，使ERP的应用具有更强的灵活性。
7 国际上有影响的WFMS软件
目前国际上约有300多个称为工作流工具的商品化软件， 但只有数十个是真正的WFMS软件。一些著名的WFMS产品有：
IBM公司的MQseries WorkFlow系统：该系统采用了三层结构即数据库层（Data Server）、服务器和建模部分层（Server Components and Buildtime）、客户端层（Client Components）。数据库部分采用了关系型数据库DB2存储过程模型信息和工作流相关数据， 并为上层应用提供了相应的访问接口；客户端包括MQseries WorkFlow客户（MQseries WorkFlow Client）、管理功能模块（Administration Utility）和程序运行代理（Program Execution Agent）三部分；服务器协调和管理工作流系统和客户端的正常运行，它还负责记录并控制过程实例的运行状况；建模部分提供建模工具允许管理员用图形化的方式描述一个过程和其中的活动，并且通过一个图形用户界面可以定义工作流模型中的所有其它信息。
Action公司的ActionWorkflow系统：该系统由微软的SQL 服务器或Lotus Notes支持，包含三个基本组件即管理系统内核、 分析器和应用建立器。管理系统内核用于集成和管理工作流事务；分析器提供设计工作流的专门工具；应用建立器用于将工作流定义转化成可执行的过程。此外，还提供辅助工具，如报表器用于查询工作流的进展状态。
Sigma图象系统公司的OmniDesk系统：该系统使用提供ODBC 接口的数据库，它包括路径管理器、路径建立器和表格建立器。路径管理器用于工作流管理和负载平衡；路径建立器用于定义路径逻辑；表格建立器用于创建工作流接口。虽然OmniDesk系统主要是为图象文档管理设计的，但是也可以管理其他类型的工作流。
Wang公司的OPEN／workflow系统：该系统建立在自含的数据库引擎之上。系统分为数据库服务、图形过程建立器、集成工具箱、报表工具。数据库服务提供基本的完整性、安全性、并发控制、恢复和管理功能；图形过程建立器用于定义过程；集成工具箱提供应用之间交互需要的API调用和通信服务； 报表工具如查询建立器和报表建立器用于访问有关过程执行的信息。
8 结束语
面对经济的全球化和日趋激烈的竞争环境，企业需要的是更加综合化、集成化的信息处理战略解决方案，工作流管理技术的出现是一种必然，但尚存在许多难题有待于去解决。因此，我们在系统引入或者系统设计与实现过程中，既要强调先进性，又要注重实用性，进一步研究开发符合我国国情的工作流管理系统，并有效地应用于企业，优化重组业务流程，进而建立一套符合市场经济体制要求的现代企业管理模式，这是成功全面实施企业信息系统、加快企业信息化建设、提高企业效益和竞争能力的重要途径。