基于信息化的企业知识管理，本文主要内容关键词为：知识管理论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、企业知识管理与信息化
1998年4月22日美国杂志《福布斯》发表了一篇名为“迎接知识经济”的文章，知识管理的概念由此提出。该文章指出，知识管理与信息管理不同，它主要是通过知识的共享，运用集体的智慧与力量，提高创新能力与应变能力。实施知识管理的关键在于积极参与知识共享的机制的建立，设置知识总监负责培养企业集体创造力与创新能力[1]。知识管理为企业实现隐性知识与显性知识的共享提供了一种新的途径。与易于计算机储存与整理的显性知识相比，隐性知识更加难以掌握，因为它是员工所取得的经验体现，主要储存于员工的脑海里。知识管理的目的就是将这两类知识有效地实现相互转换，并且在转换过程中进行创新。知识管理可以帮助知识型企业实现对外部市场做出快速有效的反应，充分运用内部资源，并对外部市场的变化及其发展方向进行预测。
在知识管理的系统中隐性知识尤为重要。在经过了社会化、外在化、组合和内化四个阶段之后，个人隐性知识实现了个人与组织之间、个人与个人之间的知识传承，并最终在传承过程中经过创新、升华而产生了新的隐性知识，从而形成知识螺旋。如图1所示。
图1 知识管理中的知识螺旋
在20世纪60年代末，日本学者最先提出“信息化”一词，并为其创造了一个新的英文单词“Informationalization”。企业信息化是指企业在管理与决策、生产与经营、市场与销售、研究与开发等各个环节中，选择先进的通信、计算机、软件和网络等现代信息设备和技术，建设相应的网络与应用系统，充分利用与开发企业内外部的信息资源，对企业的业务模式和组织结构进行重构或调整，逐步全面实现企业的自动化运行，建成对市场快速反应的能力，从而提高企业竞争力与经济效益的过程[2]。
企业知识管理与信息化进程是一种辩证发展的关系。
第一，信息化使得企业知识管理成为可能，为其实现提供了基础。一般来说，企业知识管理有效实施需要满足几个要求，即对不同知识的收集能力、对知识分类整理与挖掘的能力、大规模知识共享能力、知识创新的良好环境。而信息化建设项目以Internet技术为基础，为知识的收集提供了资源库与平台，群件技术、人工智能、知识管理系统为知识的分类整理与挖掘提供了手段和方法，以Extranet、Intranet、Internet为基础的网络平台为知识共享提供了技术平台。与此同时，由于企业信息化的推进而产生的企业组织结构、企业文化与企业流程变革等工作也为知识创新提供了有利的环境。所以，信息化为企业知识管理的有效实施提供了信息技术的舞台与条件，解决了知识管理实施过程中的技术瓶颈，使知识管理的实现成为可能。
第二，企业知识管理解决了信息化建设中一些迫切的问题。例如，在企业信息化建设中经常会出现企业供应链复杂化、企业组织扁平化等现象，利用传统的管理手段与方法无法有效应对这些变化。然而借助于企业知识管理的手段与方法，通过对客户关系进行有效的知识管理，可重塑企业组织结构，从而适用这一变化。
第三，企业知识管理属于信息化建设的高级阶段。伴随着信息化建设从初级向高级阶段的发展，其重点逐渐从硬件投入转为加强软件建设。在信息化建设的后期高级阶段，信息化活动除了提高企业内部和企业之间的信息交流速度外，更重要的是利用信息设备和信息技术服务于企业的经营战略。与普通业务数据相比，作为一种非结构化信息，知识的交流、存贮和共享过程对企业信息化技术的要求也更高。因此，根据其实现的难易程度来分，知识管理属于企业信息化建设的高级阶段。
二、基于信息化的企业知识管理的特征
与传统模式相比，基于信息化的企业知识管理具有以下特征：
(一)网络化、数字化特征
企业知识管理在传统的模式下主要是通过纸质文件和人的思想交流的形式完成的，例如企业通过举办学术交流会或者定点、定时的专业培训使得员工学习别人的知识。然而在信息化模式下，知识管理的形式不再局限于人与人的口头交流，纸质文件也不再是企业知识管理存贮的首要介质，可借助于数据库、计算机网络、知识库、知识应用与共享等软件来完成。由此，企业知识管理的形式呈现虚拟化、数字化的趋势，其模式表现出网络化特征。而且因为知识管理的全过程均可借助于信息与网络技术，因而可大大提高其实施效率，大幅度降低成本[3]。
(二)内外一体化特征
在传统模式下，企业主要是通过人的空间活动来实现与外部环境之间的知识与信息的交流，企业知识管理的范围主要局限于企业内部，利用外部知识的范围非常有限。在现代化信息社会中，企业信息网络建设越来越完善，信息化平台也具有一定的规模，企业之间使用的网络也趋向大众化，因此企业在可通过多种信息渠道查看其他公司相关知识的同时，还可便捷地学习与利用企业的外部知识，使得知识管理从企业内部延伸到企业外部，从而实现了企业知识管理从传统的内外分割、分开管理到内外合并、内外连接一体化管理的转变。
(三)整体化特征
企业知识管理在传统模式下具有很大的零碎性与局部性。鉴于管理平台与设备的限制，企业知识管理的实施通常以一个项目或者一个部门为单位展开，例如某些企业仅在营销部门或产品开发部门局部推行知识管理方案，此种知识管理不具有整体化的特征。在现代信息化模式下，企业信息系统和信息平台随着信息化建设的推进得到充分应用，企业可在信息平台上运用信息技术实现对知识的高效运作、统筹规划与点线面的对接糅合，实现知识管理由分段、孤立、零碎状态转变为全局、整体状态，使得知识管理呈现出整体化特征。
(四)高效化特征
在传统模式下，主要通过人手工方式来实现的企业知识管理工作的中间层很多，信息在这些中间层中进行加工与传递时，很容易出现信息流失与失真的现象，因此最终传递给决策者的信息很有可能是歪曲或虚假的信息，这将严重影响决策的正确性，降低了管理的效率。而且，因为部门之间利益的独立性，难免会出现部门之间相互推脱责任的现象，从而降低了企业整体效率。在信息化背景下，企业一方面可凭借强大的计算机网络实现信息快速、高效、准确的传递，同时通过各种知识管理软件和信息系统检索、加工、存储、传播以及应用知识；另一方面在信息化建设的过程中，减少企业中间管理层，提高企业整体运作效率，从而实现企业知识管理的高效性。
(五)标准化特征
基于信息化的企业知识管理对企业而言，既是一种先进管理理念与思想，又是一套行之有效的管理方法与模式。通过各种信息系统和交流平台，企业可以实现对知识的集成管理。鉴于技术与信息的标准性，这使得基于信息化的企业知识管理建立在相对和谐统一的标准与规范之下，而不再像在传统模式下因为标准不统一而相互矛盾或孤立，这为企业管理水平的提升打下了基础。
(六)开放化特征
在传统模式下，企业内部知识员工和企业内部静态文本性知识是企业知识管理的主要对象，其管理是封闭的，企业不可能也不愿意对外部知识对象(如外部网络化文本知识、数字化、外部客户、专家、合作伙伴等)进行有效管理。同理，由于企业知识是不对外开放的，因此外部企业也很难将知识管理延伸到其他企业的内部。然而，在信息化模式下，企业知识管理的“大门”在技术的推动作用下不得不打开，企业不得不将内部的一些知识对象对外开放，从而使得外部企业获得这些知识成为可能，并且可以利用这些知识与之进行竞争或者更好的合作，同样外部企业公开的知识也可以被企业自身利用。所以，对等的企业知识的开放对于每个企业而言都具有双面性，企业与外界之间是在知识管理开放的博弈中生存的。
图2 知识生命周期
三、企业知识管理系统的流程模型
根据知识的生命周期，知识管理可划分为三个阶段，即知识创建、知识使用、知识更新，并且它们之间形成螺旋上升的良性循环。
(一)知识创建阶段
任何人都可将显性知识以文档形式提交，然后经过专业审批后，由知识管理员将其录入至知识库的对应板块下，并且进行发布。对于潜在知识和隐性知识，则可通过问与答，以及论坛讨论等形式进行提炼总结，将其转化成显性知识，再经过显性知识的相应流程进入知识库并发布。
(二)知识使用阶段
不同人通过各自的不同权限对知识进行相应的浏览与下载。系统支持外部信息搜索需求的同时，必须提供强大的搜索引擎，可以对知识库进行快速查找。在知识使用过程中产生的建议或者问题，可以通过知识反馈的形式提交给相关的专业知识团队。就提交的建议或问题知识团队成员进行回复，并在“交流记录”中进行自动归集。
(三)知识更新阶段
该阶段涵盖了知识过期与知识更新。随着社会环境的变化，人们认识水平的提高以及科学技术的发展，知识逐渐显现出时效性和局限性，知识不是一成不变永远正确的。所以，为了实现真正意义上的与时俱进，使其切实为今人所用，必须对知识进行不断地修正与充实，专业知识管理员需要及时更新知识库信息，以便对其进行再次利用。然而随着时代的发展，当新的知识出现，已有的知识已经不能成为现时的正确知识时，已有的知识就走到了生命的尽头，最终失去效力，而此时则需要知识管理员对其进行过期的处理与封存。知识管理系统在企业推广的过程中，为保证其使用效果，除了要使企业员工满意其知识获取与共享方便等功能，更重要的是需要一套完备的激励机制，使广大员工都能乐于与别人共享自己的成果，心甘情愿地贡献自己的知识。系统通过访问量、贡献量以及使用率等排名情况，对员工的知识贡献成果进行量化，并且以此为依据对其进行相应的物质与精神的奖励。由此才能在真正意义上实现将企业知识库变成越来越大的“蓄水池”。
四、案例
(一)基于信息化的农机企业知识管理解决方案的构建
在知识经济快速发展的当代，知识管理理念逐渐取代了传统管理模式，开始深入到各个行业。作为我国传统的机械制造企业，农机企业管理变革的力度与速度均落后于其他行业。以企业信息化建设为基础，实施知识管理对于农机企业来说迫在眉睫。
现代农机企业实施知识管理的必要条件是利用信息技术将工作、人、社会、企业环境有机地融为一体。为确保农机企业知识管理的实现，企业通过建立一个知识管理技术平台，从而实现企业知识管理系统的构建[4]。农机企业实现知识管理的技术平台主要包括以下三部分：
企业竞争情报管理系统(Internet Information Integration，简称3I)。由于中央出台了加强农机基础设施建设的相关政策，从而使得有关农机企业方面的信息量越来越庞大。面对如此庞大的数据流与信息流，企业信息管理部门常常感到无所适从。企业竞争情报管理系统可用于收集Internet上农机企业的相关类型的信息，通过智能处理与整合之后，汇聚形成农机企业的专门知识。3I系统应能及时快速地捕获农机企业所需要的科技情报、各类新闻、政策法规与市场动态等内容，用于农机企业情报收集、信息监控、信息安全检查和过滤、行情跟踪等。
企业信息管理平台(TPI)。围绕着知识管理过程，企业信息管理平台对数据采集、加工、存储和发布等环节进行综合开发，以实现存取的网络化、资源的数字化与管理的分布化。TPI平台包括企业资源加工系统、企业资源管理系统、企业决策咨询系统、企业发布与检索系统、企业内部培训系统、竞争情报采集系统和员工数字图书馆系统等。
协同工作平台(CO-WORK)与企业多媒体网络会议平台(TNC)。这一部分主要是基于网络环境下的可视管理与办公系统，主要是为企业内部的协同工作、远程会议与员工培训等活动提供一个互动的虚拟场景，以实现商务情报、知识信息的交流和共享，与此同时为企业节省交通费用、会议经费、时间等，降低成本，提高工作效率。
农机企业知识管理解决方案整体构架一般为：首先企业通过3I系统，连接外部公共信息，在网上自动搜索收集相关信息，然后通过智能网页分析系统，对采集到的信息进行分析，将企业自身的数据库与外部信息资源进行整合，得到最新的农机政策和相关的专业知识及其他的情报信息，从而建立自身的各种专业知识库。最后通过协同工作平台和多媒体网络会议平台实现企业远程交互式网络视频会议，从而实现企业的实时协作交流、员工远程培训，同时记录企业决策、研讨与知识创新的全过程，奠定了企业知识沉淀的基础。企业文化在方案实施过程中起到重要作用，良好的企业文化氛围有利于企业个人知识管理的实现，进而促进企业整体知识管理的建设。如图3所示。
图3 农机企业知识管理解决方案
综合农机企业知识管理的整个过程，该解决方案可以概括为：建立农机企业知识管理平台，利用TPI平台对知识进行获取、分类以及存储，从而完成对企业显性知识的获取与存储：利用3I系统采集分析网上的海量信息，获取最新的农机专业知识、农机政策和相关情报，进而完成企业知识的发现：通过CO-WORK平台与TNC平台完成对企业显性知识的协调与共享：通过个人知识管理的实施与良好的企业文化氛围，完成整个企业知识管理的共享和创新。
(二)农机企业知识管理解决方案实施关键问题
(1)农机企业知识仓库的建设
企业知识仓库的建设是农机企业知识管理解决方案中最重要的环节。在企业自建专业知识库的基础之上，利用相关技术对与企业相关的各种知识资源进行整合与处理，进而形成自身的农机企业知识仓库。知识仓库的建设过程可分为知识的获取、处理与存储，农机企业知识仓库结构如图4所示。
图4 农机企业知识仓库结构
中央知识存储体是知识仓库的中心，所有的知识都存储在这里，但是这些知识并不都存储在一个统一的服务器中，而是分布在许多位置，往往还有备份。根据知识类别、结构不同，对中央存储体的知识进行一定的分类，然后分别采用文档数据库、关系数据库、超媒体数据库、案例库及知识地图的形式进行存储。借助于XML语言和资源描述框架(RDF)以及数据库管理系统的强大功能，完成对各异构知识库的统一集成与检索。
在知识的采集过程中，对企业已经有的方法库、案例库等知识库可以直接纳入中央知识存储体系之中，不需再进行验证。知识工程师主要负责对企业知识资源中新纳入的信息进行采集、分析、验证，从中获取企业有效的知识，然后构建适当的知识模型。知识发现系统KDD采用智能搜索与数据挖掘技术，对企业信息数据库、资源库等信息资源进行知识的自动获取。基于互联网与浏览器的个性化界面，其为外部或内部用户提供了一个知识共享的接口。该接口设有多级严格的权限认证，通过它用户可以访问中央知识存储体系，可发布个人的观点、知识等信息，与此同时知识工程师可以对用户的知识进行复核、验证、确认、建模，并且导入中央知识存储体系之中。
(2)实现员工个体知识管理
农机企业知识信息的最终载体是员工。个人知识创新能力通常在个人知识管理加以提高的基础上获得。如果员工能够将个人工作、学习技能、客户交流技巧等各种知识，通过个人知识管理进行整合，使知识得以创新，那么就能够在真正意义上实现企业知识管理。这需要创造一种良好的企业知识共享文化，使其与知识管理相适应，然后建立网上协同工作平台(CO-WORK)和个人数字图书馆(IDL)，使得员工能够方便、快捷、全面地获取与处理知识信息，从而使得全体员工都能够参与到企业知识管理建设之中[5]。农机企业在实施整个知识管理过程中关键的一步就是个人知识管理的实现，在企业中实现个人知识管理的应用方案。如图5所示。
图5 员工个人知识管理