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摘要：现代企业是社会的基本组织形式，和社会财富的创造者，现代企业档案是企业从事研发、生产、经营的真是记录。记录现代企业发展过程中每阶段的重要依据，是现代企业发展的坚实基础，在发展中有着不可替代的作用。随着现代社会的不断发展进步，许多企业也越来越注重档案的收集和保管。现代企业档案的收集从企业筹备、企业建设、企业生产、企业经营和企业管理等活动形成文件信息记录。形成的质量和管理的状况，将直接影响企业的档案的质量。因此企业在收集档案的过程中必须采取的措施和方法，有效保护档案在形成过程中出现的档案损坏、缺失等情况。对此本文将对企业在发展过程对档案的收集和保护等问题进行分析，并提出建议和采取措施，希望能够促进现代企业对档案收集整理与档案保护管理有足够的认识。
关键词：现代企业；收集整理；保护管理；
1 现代企业档案的重要性分析
是现代企业档案对我们从事实践活动的影响，是现代企业档案价值在社会活动中的体现，在《企业档案工作规范》中有指出：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。可以概括几点。一）是企业核心竞争力的重要组成部分。企业档案信息管理记录了企业生产经营动的中的失败教训和成功经验。它用图书、资料、新闻、档案等形式为在企业其活动中提供着最息息相关、最真实可靠的信息，能够全面映射出现代企业的各项活动，信息档案时刻为企业提供最为真实的信息，在企业中占有重要的地位。二）企业管理的重要攻击。企业档案能够成为企业创新的基础，也是改善企业管理的工具。为企业管理提供有利决策。企业可以通过利用往年形成的档案快速掌握企业内部的情况和外部的情况。引用以往的档案信息做出重要决策，及时调整企业发展方向，制定明确企业计划，对内部进行组织管理。3）是企业维护企业利益和合法权益的有利保障。借助档案企业可以实现对外调整工作计划和对内提升管理，预测市场发展方向，从而增强企业的竞争力。当企业在市场竞争力中遇到矛盾和纠纷时，利用企业保存的档案和企业相关的权益资料，可以使企业在矛盾和纠纷中得以解决，从而达到维护企业利益和合法权益的目的。4）是企业文化的基础。是提供企业信誉的真是记录，如企业的经营业绩、荣誉业绩等等。对外可树立企业品牌，对内可实现企业发展史的重现，
2.现代企业档案的收集
企业档案的收集就是将企业在筹备、建设、生产、经营和管理等活动中形成的管理类文件、科技类文件、会计类文件等等不同领域的材料，进行统一摆放有专门部门和专人保管。档案收集过程中形成的质量与管理状况将直接影响档案质量。在这里主要就企业管理类文件做分析，企业管理类文件的收集主要依据2012年12月，国家档案局颁发的《企业文件材料档案归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，简称《规定》）明确企业管理文件的归档范围和保管期限。一）企业文件材料收集就自主性和灵活性对归档范围可从四方面入手1.反映企业生产、经营、管理等各项活动，对企业活动、国家建设、社会发展等又利用价值的文件材料；2.企业在各项互动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件；3.本企业需要贯彻执行的机关和上级单位的材料、非隶属关系单位发来的需要执行的材料、社会中介机构出的与本企业有关的材料，所属和控股公司报送的重要材料等。4.有关法律法规规定应该归档保存的材料和其它对企业各项活动有参考价值的文件。二）收集文件应有形成的部门负责，做到谁形成，谁具体承办，谁归档。收集的时间因在第二年的一季度或者二季度完成，根据具体情况可放宽时间。三）收集文件要求必须是收集材料的齐全完整、真实可靠、应为原件，没有原件可归复印件，对外单位的文件，无法提供原件的以最初接收的文件是为原件，并备注或在备考表中说明原件的保存处。
3.现代企业档案的整理
企业档案的整理需要遵循文件形成的规律、保持文件有机联系性，区分不同价值，方便保管利用。管理文件的归档以件为单位进行整理，同时需要开展组件、分类、排列、编号、编目等工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆根据2016年12月江苏省档案局印发的《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》（简称《细则》）明确指出归档件整理是指将企业在其职能活动中形成的、办理完毕的材料作为管理文件用纸质材料和电子材料的形式保存起来，并以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等有序化过程。根据国家10号令《规定》归档文件应当齐全完整，保管期限划分准确。企业文件的整理按形成规律，保持文件的有机联系，并保证保证纸质文件和电子文件整理协调统一。一）企业档案归档整理主要以“件”为单位，即每份文件为一件；文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文各为一件，跨年度的文件整理时因复文能否形成和形成时间的不确定性，按形成年度各自归档，并在备注栏标注互见；原件与复印机为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、记录一般一次为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。企业文件的排序正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。二）企业档案分类根据《细则》明确指出 “年度—保管期限”是任何复式分类法都必须具备的；“年度—保管期限”两件分类适用于规模较小的企业；而规模较大的企业则需要选择机构“问题”作为分类项，采用三级分类法：“年度—保管期限；年度—机构（问题）—保管期限； 年度—保管期限—机构（问题）”等方法。三）企业档案的排列是在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由进行排列。根据《细则》要求在分类方案的最低一级类目下进行排列也就是按“年度—保管期限”，同一年度、同一保管期限下排列。根据《细则》要求在最低一级类目内，按时间结合事由进行排列的方法简单、方便、容易操作。会议材料、统计报表等文件可集中排列，便于查找。四）企业档案的编号其实就是给每份文件一个身份证。根据《细则》要求，依据分类方案和排列顺序编写档案号，档号必须以分类方案和排列排序一致。档号应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。档号的组成：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。编制要求、归档章要求具体参见《细则》五）企业档案的编目，以件为单位的文件目录项目设置有：序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等，目录使用的电子表格采用A4横向设置。具体著录要求、归档文件目录格式和目录装订要求参照《细则》
4企业档案的保护管理
是企业使用相应的设备和装具采取适当的措施和方法对档案妥善保管的过程。现代企业档案部门将档案保管工作纳入了日常性工作中，防止档案受损、退变、霉变等情况发生。企业档案应从档案的库房管理和档案的实体管理着手。档案库房的门窗要求密闭性，保证门窗关闭是程度高通风时可以开启。通过通风调节库房内的温湿度，在密闭和通风条件下，还是不能够达到控温度和湿度的效果时，企业档案管理部门根据自身实际条件采取措施。如安装空调、除湿机等设备进行有效控温控湿。以便库房的温底控制14—24℃湿度控制在45-60﹪以保证日变化幅度在±5％.对档案的储存环境要做到八防为：防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫鼠、防污染、防高温等。企业对收集过来的破损档案进行技术处理，如对老化的纸张和字迹退变的档案采取加固法在纸质表面对字迹进行保护。而对于容易褪色的，保存寿命短的档案企业可以采取复印和缩微摄影等技术方法进行保管。或者采用数字化加工，通过扫描纸质档案收集数据加以处理和储存。以确实达到对档案的最大寿命保护。
5、综上所述，企业档案管理工作是我国现代企业发展的必然趋势，做好现代企业档案的档案收集整理与档案保护管理工作也是对企业自身利益和合法权益的有力保证，能够在企业发生重大事件或事故时，成为企业维护自身权益的重要依据。本文证明了企业档案的收集整理的文件材料必须要求齐全完整、真实可靠、应为原件。同时证明了企业档案的保护管理必须要求管用结合、账务相符、确保主体、以防为主，防治结合。以免档案受到不可逆转的破坏。
参考文献：
[1]国家档案局颁发的《企业档案工作规范》
[2]国家档案局颁发的《企业文件材料档案归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，）
[3]江苏省档案局印发的《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》
[4]《企业档案管理务实》
论文作者:王华芳
论文发表刊物:《防护工程》2018年第24期
论文发表时间:2018/12/5
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