摘要：办公用品采购一直是企业成本支出中必不可少的一部分。企业经营目标之一为“开源节流”，对员工数量比较多的大中型企业，办公用品的消耗不容忽视，故要增强办公用品管理水平，减少不必要的浪费，努力促进管理体系的科学化、规范化和精细化。
关键词：企业；办公用品；采购；管理
1.引言
随着经济社会的不断发展，企业管理流程的规范化，成为了企业自身发展过程中较为关注的一个问题。在企业的发展过程中，企业办公用品的规模化管理，对企业管理质量的提升具有一定的促进作用。因此我们有必要对办公用品的采购与发放流程及管理制度问题进行探究。
2.办公用品采购集中化管理
办公用品的采购具有零散性大，采购频率高的特点。在公司未设立办公用品集中采购时，该公司不同部门分别联络不同的供应商，分散订货。在全球采购统一管理的整体规划下，公司决定对办公用品进行统一采购供应管理。办公用品统一采购会给企业带来很多好处：企业管理的第一目标是使办公更有效率，有效率才能保障业务的顺利进展，繁杂分散的办公用品采购使得采购价格居高不下、软硬件设备维护成本较高，设立没有必要的物流仓库，以及重复琐碎的行政安排，这些耗费了公司大量重复的人力、物力和财力，这些工作都不直接产生利润，使有形尤其是无形的成本持续增加。
3.办公用品采购流程的规范化
3.1供应商的选择
办公用品供应商的选择及监管由公司采购中心（或采购部）负责，实行办公用品统一供应商、统一品牌、统一标准。采购中心对办公用品供应商进行更换，竞标后，最终确定国内一家民营连锁公司为我公司办公用品供应商。这家公司主营办公用品、电脑周边产品、礼品等，同时也还是国家机关政府采购中心办公室用品中标供应商之一。
3.2采购流程
各部门申请日常办公用品，由各需求部门经办人员填写申请单，申请单应明确物资名称、规格型号、数量，如有特殊需求可在备注中说明。申请单经本部门负责人批准和采购中心负责人审核后，交采购中心专职办理。采购中心根据申请单与院定点供应商联系备货。
3.3到货验收及领用登记
供应商送货至院内需求部门指定地点，需求部门经办人负责验收及清点数量，清点无误后，需求部门经办人在供应商送货清单上签字确认，如规格型号或数量有误，则应在送货清单上注明。采购中心专职督促供应商及时按原定规格型号更换或按原数量补足。
3.4财务报销程序
采购中心根据采买总量情况与供应商一个月集中结算一次。采购中心根据出入库单集中填写报销标签并做好各部门办公用品的费用统计表。费用统计表经各部门经办人、部门负责人签审后，采购中心负责人审批，发票金额超过壹万元由采购分管领导批准。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆财务部根据发票金额支付贷款并进行各部门费用分摊。
4.企业日常办公用品管理措施
4.1在企业办公用品采购过程中建立定点采购制度。定点采购制度是一些政府机关针对办公用品采买过程中可能出现的舞弊现象而采取的对办公用品采购进行规范的制度。针对企业办公用品管理中存在的问题，在企业的办公用品采购过程中，定点采购的方式也是对办公用品采买流程进行规范的有效措施。在对这一措施进行应用的过程中，企业可以通过招标的方式，通过对参与竞标的供应商的资金规模、经验业绩、供货能力和服务承诺等多种因素进行综合考虑的方式，对定点供应商进行确定，通过这种方式的运用，企业可以通过办公用品集中采购的方式获得一些最优价格，这样就可以在一定程度上起到节约企业管理成本的作用。
4.2构建信息化的办公用品采购发放流程。定点采购制度是对企业办公用品采购工作进行规范化的有效措施。随着计算机技术的发展，在办公用品采购发放流程的构建过程中，企业可以通过构建信息化的办公用品采购发放流程的方式，解决办公用品管理中存在的一些问题。在构建办公用品采购发放流程的过程中，金沙龙凤煤业有限公司构建了一套较为完整的信息化办公用品采购发放管理流程。通过对该公司的信息化办公用品采购发放管理流程进行分析，我们可以发现，该公司的信息化办公用品采购发放管理流程主要由办公用品申请管理流程，办公用品审批管理流程、办公用品管理流程、办公用品库存管理流程和系统管理流程等多个流程组成。在系统分析领域，该系统定义了申请人、审批人、办公用品管理员和系统管理4个角色。其中，办公用品申请管理流程主要用办公用品采购申领流程、领用申领流程、发放申领流程和年度领用定额申请流程等多个部分组成。例如，在办公用品采购申领流程的应用过程中，办公用品的申领人首先要在系统中通过新增采供申请单和采购申请明细单的环节，生成电子申请单和电子采购申请明细单。在确认无误以后，申领人要在系统中对电子申请单和电子采购申请明细单进行保存，申领人在系统中提交申请单和明细单以后，审批人就可以通过计算机系统的应用，在管理系统中生成审批任务单。在审批环节，审批人利用电子系统同意采购申请以后，电子管理系统会在对相关信息进行保存以后完成采购申领单的审批。在采购申请未被同意的情况下，系统会将电子申请单重新退到申领人手中，申领人就可根据审批人意见，对采购清单进行修改，对电子采购清单进行重新提交，也可以在系统中结束本次采购申请。在领用办公用品的过程中，申请人在电子管理系统中首先要通过新增或修改申领单和领用申请明细单的方式，在系统中生成办公用品电子领用申请单和电子领用申请明细单。在确认无误以后，申领人要在系统中对电子领用申请单和电子领用申请明细单进行保存。在申领人完成电子领用申领单和电子领用申领明细单以后，审批人可以让计算机系统根据申领人提交的信息自动生成任务审批单。在审批环节，电子领用审批明细单信息化审批流程也与采购流程的审批过程相似，在电子申领清单未被批准的情况下，申领人可以在对申领单和申领明细进行修改以后进行重新提交，也可以在申领批准未被批准的情况下，在系统中取消本次申领。可以说这种电子手段的运用，对办公用品的管理效率的提升起到了促进作用。
5.结语
办公用品的采购与发放问题是企业成本管理中面临的一项重要问题，信息化管理模式的构建，是促进办公用品管理效率提升的有效措施。因此企业在对办公用品管理过程中，应该从本单位实际情况入手，对信息化的管理手段进行应用，以实现自身管理效率的提升。
参考文献：
[1]李雪蕊.办公用品的采购与发放流程及管理制度研究[J].工作指导，2016，（11）：62
[2]刘川奇.浅析企业办公用品采购流程及管理[J].管理创新，2018，（3）：380
论文作者:郭继东
论文发表刊物:《基层建设》2018年第26期
论文发表时间:2018/10/1
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