摘要：在知识经济时代下，对档案管理工作提出了全新的要求，这主要是由于当前的时代更加注重知识管理，而档案管理中的内容涉及到企业各个部门相关的知识与资料，对其展开管理可以为企业发展奠定良好的基础，为此需要给予足够的重视。从传统的档案管理工作来看，无论是管理理念，还是管理模式，均与当前的知识管理需求不符，很难保障企业档案管理工作的有效性。基于此，企业应明确传统档案管理中的不足，融合知识管理理念，构建信息化档案管理模式，以满足当前的时代发展需求。
关键词：知识管理；企业档案管理；信息化建设
当前大部分的企业均已经实现档案管理的信息化，但对于知识管理在档案管理中的应用并未给予一定的重视，知识大部分有价值的知识和信息被埋没，这不仅会影响企业档案管理的实效性，还可能限制企业的发展进程。在此种发展背景下，要求企业应正确认识知识管理的重要性，通过在档案管理中应用知识管理的理念来增强知识的挖掘能力，为企业提供更多可靠的、有价值的知识，提升企业的知识储备量。而信息化技术也可帮助完成对各类知识的提取与汇总，可见，构建企业管理信息化的必要性。
一、传统档案管理中的局限与不足
在原有的档案管理工作中，在对档案信息进行大面积收集时，就需要消耗大量的人力与物力，造成了较大的管理成本投入。进行档案信息收集时，需要频繁的与各个部门接触，同时由于收集的档案内容较为繁杂，在进行归档之前，还需要由专业的人员进行分类处理和整合处理，在此过程中将消耗大量的时间，很难保障档案信息的时效性；传统的档案管理以纸质档案为主，经过多年的累计已经产生了大量的档案信息，占用空间较大，在档案信息量暴涨的形势下，如果还采取原有的纸质档案模式，不仅会增加档案管理的难度，还会造成更大的空间占用，同时在档案提取时所消耗的时间也将成倍增长，这也充分说明了传统档案管理模式已经无法适应当前的档案管理需求；纸质档案管理还需要面临一定的安全威胁，尤其是纸张随着时间的推移会更加脆弱，在翻阅的过程中极易造成损坏，在发生安全隐患问题时，很可能导致部分档案信息彻底丢失，这对档案内容的全面性极为不利。
二、知识管理和档案管理信息化的关系探讨
1、信息时代的档案管理即是知识管理
在信息化时代，各类信息中涵盖了大量的知识，可以说信息时代的档案管理的过程即是进行知识管理的过程。档案管理工作中，也应认识到这一点，在对档案信息进行收集和整合的同时，还应注重对各类知识的挖掘与管理，将更多的知识内容呈现给企业的相关人员，为各类工作的开展和决策活动的落实提供更为全面的信息支持和知识内部支持。对档案信息进行整合的过程中，就是对知识内容进行整合的过程，可以使企业的档案管理作用得到更好的发挥，促进企业的档案管理效益。
2、知识管理指导档案管理信息化
在进行档案管理信息化建设时，很容易出现一个误区，即认为使用计算机技术和网络技术开展档案管理工作就是实现了档案管理的信息化建设。实际上应将信息技术融入到整个档案管理过程，并且注重利用档案信息中的知识资源，对档案资料中的知识进行挖掘与利用，才是档案管理信息化建设的主要目标。为此，在开展档案管理信息化建设工作时，应将知识管理作为重要的基础，让其指导档案管理信息化工作的落实。
三、知识管理的作用分析
档案管理与知识管理存在一定的相关性，介于两者在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术的相似和相同之处，实行基于知识管理的档案管理信息化具有其合理性和可能性。
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1、档案信息化管理的核心为知识管理
档案管理的过程中，在进行档案收集与整合时，实际上就是对各类知识的整合，企业发展中所产生的各类信息中涵盖大量的知识，通过档案信息化的建设，可以帮助企业挖掘更多知识，补充企业的知识含量。同时，档案管理的信息化也为档案提取提供了便利，企业员工在提取档案时，便可提取相关的知识，使企业员工的整体素质得到有效提升。在档案信息中包含了企业发展的众多成果，聚集了多种智慧与知识，已经成为企业的重要资产，对于该类档案信息进行管理，并且挖掘知识内容对于促进企业的健康发展具有积极意义。
2、知识管理是档案管理的更高层级
档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理的显性知识，当然也是知识资源。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，也才能“生存”下去，否则档案知识管理就会很快走到尽头。
3、知识管理促进企业发展
知识资源管理将提高决策质量和决策效率，也能提高员工学习效率、工作效率，降低人力资源成本，知识资源管理更将稳固企业的素质水平，强化企业的竞争能力。
四、知识管理背景下企业档案管理的信息化
1、积极组织学习活动，提升管理人员的知识管理观念
在知识管理的背景下，要想实现档案管理信息化的建设，就必须从人员方面入手，提升管理人员对知识管理和信息化建设的重视。要求管理人员能够认清当前的形势，积极开展学习活动，帮助档案管理人员提升对知识管理的认识以及信息技术能力，使其在投入工作时，能够灵活应用信息技术，并且遵循知识管理的理念，提升档案管理的整体水平。
2、实现隐性知识向显性知识的转变
要完成隐性知识到显性知识的转化，必须构建知识交流平台，企业可以通过电脑网络，技术图书馆、出版企业内部刊物、定期公布企业内重大信息、定时召开通报会、公布企业经营状况、建立企业系统知识平台。组织者可以推动多种形式的学习，如在线学习活动、集体学习活动、信息交换会议、专题会议制度、电子公告栏、电子论坛等非正式交流来帮助学员交换实践体会。
3、构建档案服务平台，提升知识服务水平
图书馆、情报、档案学科同宗同源，在企业中综合档案室便是图情档一体化的结果。时代的发展要求企业档案管理要从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并用知识管理的理念强化企业档案的开发与利用，实现档案管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来了对档案人员角色转变的更高的要求，即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。
结语
知识管理能够拓展档案管理的领域，知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必小可少的组成部分。同时，知识管理可以提升档案管理的价值，知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。
参考文献
[1]柴莉伟.基于知识管理背景下档案管理信息化的建设分析[J].办公室业务,2017(8):83.
[2]薛蓉.知识管理背景下企业档案管理模式探究[C]//“决策论坛——公共管理决策案例与镜鉴研讨会”文集.2015.
论文作者:谢琳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第32期
论文发表时间:2020/4/7
标签：档案管理论文; 知识论文; 档案论文; 知识管理论文; 企业论文; 信息论文; 信息化建设论文; 《基层建设》2019年第32期论文;