摘要：随着时代的进步，科技的发展，传统的纸张式的档案管理，已经被这个经济快速发展的时代抛弃，取而代之的是电子档案管理，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用。如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者，已经成为我们迫切需要探析的问题。
关键词：档案管理；智能化管理；发展趋势
随着社会的不短发展进步，档案管理之中已经运用了计算机技术，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件，刺激了档案数据库中信息资源的建立。
一、电子档案的优势
电子档案，主要指机关、机构、组织和个人在从事各种活动的过程中形成的具有保存价值的，以声像为主，辅以文字说明的历史资料，以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。与传统的纸质档案相比，电子档案有以下几方面的优势。
1、占用空间小，存储容量大。
传统的纸质档案需要较大的空间来储存，而电子档案是数字化信息，用于记录电子档案的CD、硬盘、光盘等存储介质，比传统的纸质文件能容纳更多的信息。
2、信息利用率高。
传统的纸质档案受时间、空间的限制，利用率较低，而电子档案通过网络很容易实现资源共享，不受时空的限制，具有较高的利用率。
3、处理效率高。
电子档案省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等很多环节，提高了档案处理的效率。
二、档案管理智能化发展趋势
1、数字虚拟化的档案管理手段。现代化的办公手段是建立在计算机以及网络上的数字化电子化的办公，由于计算机的普及出呢过度以及网络的延伸程度的加深，这种无纸化的办公手段已经成为了时代的主流。而档案管理在此影响下也开始了根本性的转变，自动化的数字档案的管理成为了档案管理的新趋势。通过网上的文件收发以及信息传输，简化了信息传递的过程，并且节约了时间，并且由于网络本身的特性使得这种方式下的办公更加的安全便捷。科技为办公方式带来变革的同时也给档案的管理工作提出了要求。
2、高微缩的数字化管理。现代化的档案挂了你还具有微缩化以及数字化的特性，所谓的微缩和数字化就是通过数码影像以及微缩摄影等技术将信息通过计算机以及扫描仪等设备转化成电子文件，从而将大量的纸质文件转化成很小的电子文件，或者是将光磁转换成数码影像以达到对影像进行处理的目的，其本质特征都是通过计算机的识别将信息进行电子化的处理后进行贮存以及管理。而电子化之后的数字信息被贮存在介质中，计算机作为一个媒介可以供人们进行信息的查阅，通过检索获取需要的资料。这种检索不但范围广并且速度也快，这样就在空间上打破了纸质档案的管理限制，并且还可以解决传统的纸质档案管理中遇到的矛盾。油气是缩微技术以及数码技术同计算机的应用组合，不但可以对档案管理在传统的管理中会遇到了照片以及图片的退色和消退等问题上可以有效的进行解决，保证原有资料的面貌，同时还能在影响的复制保存上提供有效的保证。声像并存且图文并茂是现代化的数字管理的特点，顺应了时代的要求，也是档案管理的发展趋势。
3、档案管理将实现市场化、信息化。
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（1）档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。
（2）档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。
（3）档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，为其提供方方面面原始的详实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。
实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。
三、提升档案管理职能化的措施
1、完善管理机制
各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准，管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。
2、建立档案形成、管理和储存三方一体化协作的电子文件管理运行模式。
电子档案与纸质档案相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。应当采取电子档案形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方一体化的电子文件管理运行模式，档案部门既掌握电子文件归档的原则，又是设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种一体化协作的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
3、采取切实可行的信息保护措施。
随着电子文件的广泛使用，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证及防泄措施等，防止其他人员登录档案管理系统，修改、删除电子档案，维护电子文件的真实性、可靠性；也可以采用病毒防火墙技术，防止计算机病毒和“黑客”的破坏和攻击。同时做好信息的备份工作，有效地保护电子档案信息的可靠性和完整性。
四、结束语
档案是对信息进行整理归纳以及分类之后的形态的一种称呼，是一个企业、公司或者是团体活动发展的记录，也是信息的储存。而对于发展越来越快的当今的社会，需要储存管理的信息量也越来越大，因此就需要利用新的技术新的设备进行有效的档案管理，计算机的应用是必然趋势。作为新时代的管理人员应当在计算机的使用以及计算机对于档案管理的应用上进行能力的提高，以期对现代化的档案管理要求的适应
参考文献
[1]于雅萍.浅析新形势如何做好档案管理工作.Intelligence，2011
[2]邹吉辉.论档案信息检索智能化趋势[J].浙江档案，2010
[3]郭艳.浅析档案信息检索的类型及检索工具现行趋势[J].黑龙江史志，2010
论文作者:曲涛
论文发表刊物:《基层建设》2017年第36期
论文发表时间:2018/3/21
标签：档案论文; 档案管理论文; 电子论文; 纸质论文; 信息论文; 计算机论文; 文件论文; 《基层建设》2017年第36期论文;