【摘 要】随着社会发展水平的提升，人们对企业管理的重视度也在逐渐高。因此，在开展企业管理工作时，管理人员要加大对OA系统应用的重视，采用先进的企业管理技术，以保障企业管理水平能达到预期的要求。本文就OA系统在企业管理中的重要作用进行研究，以期能够进一步促进企业的发展。
【关键词】OA 系统功能 ；特点 ；应用
网络信息技术和计算机技术的不断发展，在一定程度上提升办公系统的自动化系统，在对企业进行信息化管理时，OA系统发挥着非常关键的作用，不仅在一定程度上完善了企业的管理制度，还更新了企业的管理理念，有效提高了企业的行业竞争力。
1 OA 系统的概述
1.1 OA 系统的功能
（1）公文管理
在OA系统中，公文管理占据着非常重要的位置。公文管理主要包括公文管理、公文流程自动化管理等，在对公文流程进行管理时，管理人员要加大对公文收发、处理等工作的重视，提升企业管理工作的规范程度，各个部门之间协调工作，以管理工作的效率能达到预期要求。OA系统可以对公文进行自动化管理，并且在对公文进行管理时，还可以按照权限对公文进行自动化管理，在使用公文时，也要按照权限使用和共享公文，OA系统可以快速的查找领导人员所需要的公文。
（2）包含大量的工作流
OA系统中的工作流非常多，工作人员在开展业务管理工作时，要严格按照业务要求进行工作交接工作，相关部分在对文件进行处理时，采用的处理方式一般都是以流程的形式进行处理，并且在进行处理完善之后 ，还要交给相关部分进行会签，最后才能将文件发出。
（3）支持协同工作和移动办公
办公人员在开展日常管理工作时，要加大对移动办公和协同工作的重视，并且在这个过程中还要花费大量的时间将进行日常工作交流和讨论，以便做出相应的就决策。在开展日常工作时，管理人员还可以采用协同工作的方式开展工作，应用先进的网络信息技术开展工作，采用同步和异步协作的方式开展工作，这种合作的方式打破了地域等的限制，以便人们更好的参与到工作中，有效的提升了日常工作开展的效率。
在开展日常工作时，要加大对移动办公的重视，通过远程拨号的方式开展办公活动，采用异地登陆的方式开展工作，利用广域网络开展工作，这种工作方式可以随时随地的访问OA系统，这种登陆方式不仅可以降低日常工作过程中产生的费用，还能提升管理工作的效率，办公人员在开展日常工作时，可以采用离线的方式开展工作，只需要将信息下载到本地即可，自在之后即使切断了网络也可以对信息进行高效的处理，需要开展另一项工作时，可以重新连接网络继续下载信息，并将已经处理完成的信息发送处于，这种信息处理方式非常高效。
1.2 办公自动化的特点
办公自动化主要有以下特点 ：
（1）智能化的工作流程管理
系统能够根据工作流程中每项 事务的具体规范，自动实现事务处理的自动流转，并实时跟踪监 控流转过程。
（2）基于浏览器的事务处理
目前办公自动化一般都采用 Intranet（内联网，又称为内部网）技术，无论是信息查询还是事 务处理，都可以浏览器的方式实现。这种方式界面友好、操作十 分简单、易学易用、易于接受。
（3）灵活的系统维护和升级
当工作流程或权限发生变化时， 系统管理员可以做一些配置升级系统，使应用系统适应新工作环 境的要求。在平时的工作中，系统管理员还要对系统进行定期维 护以保证正常工作。
2 OA 系统的应用
2.1 系统环境
某公司于21世纪初迈出了信息化建设步伐，按照“统筹规划、 适度超前、重在实用”的原则，前后分阶段开展了信息网络、数 据机房、服务器、数据库、备份等一系列信息化基础建设。同时， 建立了 ERP、OA、PLM、BI、网站、邮件等信息系统。 为了建立规范化的集团管控流程体系，实现与其他业务系统 集成整合，规避成本风险，提升运营效率，该公司根据应用需求 上线投入使用了 OA 系统。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 OA 系统的用户主要包括公司领导、机关处室、子分公司等 单位，他们分布在公司厂区内外，甚至在外省市。为了能够确保 分布在不同地点的用户便捷地通过 OA 系统进行协同办公，该公 司的 OA 系统提供几种访问方式 ：位于集团本部的各单位直接通 过内网访问 OA 系统 ；位于外地的子公司采用4MSDH 专线与集 团本部的主干网互联，远程访问 OA 系统 ；区外单位及远程办公 用户采用 VPN 或移动终端访问 OA 系统。
2.2 应用简介
该公司在 OA 系统中的应用主要包括以下方面 ：
（1）业务流程电子化、表单化
通过将纸质的审批单据电子 化和模板化、将人工审批流程网络化和自动化，在 OA 系统中通 过表单方式实现，最终实现网络办公和移动办公。
（2）财务网上报销的应用
采用基础信息调用、流程集成、 数据回写等手段，通过 OA 系统与 ERP 集成，实行费用报销电 子化。
（3）企业文化建设
在 OA 系统中搭建企业论坛、公司动态、 单位新闻、调查问卷等平台，实现企业价值观和核心理念的宣贯、 统一。
3 OA 系统应用的意义
3.1 优化流程
OA 系统是 ERP 系统的一个补充和功能扩展，它将 ERP 系 统不能提供的审批和流程管理进行系统集成，并与 ERP 系统进 行数据接口。OA 系统专注的是无纸办公自动化，对于审批流程 进行优化，对于公司的内控更加严谨，也提高了工作效率。
3.2 提高效率
OA系统可以有效提升企业的工作水平，高效的对企业的工作信息进行处理，以便提升企业的业绩。利用OA系统，管理人员可以采用电子化的形式获取文件，不需要拿着各种文件跑到各个部分等候文件审批，行政管理的电子化取代了人工管理的方式，不仅解放了大量的管理人员，还有效提升了管理工作的水平。
3.3 提高信息安全性
OA系统取代了原本纸质化的信息管理方式，相较于传统管理方式而言，OA系统可以有效的避免文件在流转过程中出现泄露、遗漏等情况，有效保障信息的安全性。但由于传输、处理、存储的信息具有很高的 价值和保密性，将成为黑客和计算机病毒攻击的目标，直接与 Internet 相连的 OA 系统的信息安全难以保障。因此，企业也要 采取一定的安全措施，如直接利用操作系统、数据库、电子邮件 以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限控制和管理 ； 在网络内的桌面工作站上安装安全防病毒软件等。
3.4 工作管理更为规范
OA 系统的应用，有利于规范工作管理，尤其是文件管理， 如公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的 全过程处理。当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给 公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人后，公文将自动发送到 批办、承办人处，最后由专人将公文归档。各类公文拥有相应的 安全机制，具备相应的保密级别，通过指定不同级别人员的权限， 还可以实现网上公文查询。
4 结语
OA系统的应用，不仅有效的提升了企业的办公水平，还创新了企业现有的工作方式，简化了企业的工作流程。因此，企业要重视OA系统的应用，结合自身的实际情况开展企业管理工作，以便企业真正的实现可持续发展。
参考文献
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[4]马凤杰. OA系统在企业信息管理中的应用与实现[J]. 电脑知识与技术, 2015(2).
论文作者:丛文博
论文发表刊物:《城镇建设》2019年11期
论文发表时间:2019/8/26
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