实现档案管理自动化的要因浅析，本文主要内容关键词为：要因论文,档案管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、档案管理自动化系统对硬件的要求
档案管理自动化系统的一个最大特点就是数据量大，通常以数十万、数百万计，对如此大量的数据进行加工处理对计算机有特殊的要求：
1.主机。要求主机处理速度快，主要是对逻辑、字符的运算，而数值运算量极小。所以要求CPU具有高主频、大内存和Cache容量。要求系统1／0吞吐量大，内外存交换速度快。输入／输出设备速度快、质量高、智能强、接口灵活，能够处理多种字符。系统应有很强的联网能力。
2.选型与配置。a.选型及设备配置，应依据系统的总目标、功能和性能要求，在系统分析后再进行，如已有了部分设备，要认真分析，根据总目标与系统的特点，如何将现有设备配入系统。b.要考虑本系统在更大系统中的地位和作用。设备应与大系统中的设备匹配、协调。还应考虑系统真正使用设备的起点，后续投资多少，投资时间，此次投资能否分步进行。c.选型要重视设备的扩充能力、兼容性、适应性和联网能力。应当是开放式的系统。同时要调查欲选机型在本行业系统上的应用情况，用户反应及厂商信誉等。
3.配置外存空间。设备的外存容量，依赖于许多因素。如馆藏多少，处理过程中的管理数据的多少，数据描述的详尽程度，数据的来源，是否要进行原文存贮，是否在网络上与其它结点共享等。由此可以计算出所用空间的大小，配备相应的外存空间。
4.系统的响应时间。系统的响应时间是评价自动化系统优劣的一个重要指标。影响系统响应时间的因素很多，就硬件而言，主要与CPU、 主存和通道及磁盘本身性能有关。一般可根据满足设计要求，单位时间内应该处理的事务数量，去推算内外存数据交换量，CPU 应当执行的指令数，反推出要求配置设备的性能。
5.网络。单台微机，只能处理部分手工业务，做些辅助工作，共享数据通常采用介质交换的办法，很不方便。微机多用户，简单、价位较低，但是终端数量很多时，性能会变得很低。使用微机网络，比微机多用户复杂，投资较多，但安全可靠，而且有很好的扩充性，便于保护投资。因为它不仅可以本网扩充，也较为容易地与其它系统联网。小型档案馆使用微机网比较合适。一般采用客户机、服务器方式。对于大、中型档案馆用高档中、小型机联网方式比较合适。它设计简单、管理方便，伸缩余地大，可与若干微机工作站联网，也可以和其它各种类型机联成网。便于逐步投资扩大容量和性能。
二、软件的选择
在系统的设计中所选择的软件应尽可能地满足下列几点：
1.开放性。系统应遵循多方面的准则，与操作系统、数据库、文档、语言、用户界面、网络等有标准接口。
2.有效性。高效、便利、多途径、多方式的事务处理；节约存贮空间；有较好的校错、纠错、防错能力，使数据完整、一致、有效等。
3.实用性。要求软件适应档案馆管理的实际；能较好地处理大数据量、变长字段；便于学习、掌握和使用。
4.对应用软件的要求。a.功能适用、性能良好、构成灵活、可以剪裁和调整系统参数。b.通用、高效、分布式数据库。c.能够较好地处理常用的标准格式。d.工具软件比较丰富。e.使用通用的网络协议和设施，便于系统联网。f.能直接或间接地利用其它馆数据。g.实用，运行效率高，用户反映好。h.便于维护。
三、数据的特点
1.对数据的一般要求。档案馆的数据常以万、十万、百万条计，而且还在逐步增加。其数据多种多样，就载体而言，有木质、纸质、胶片、磁光介质、实物等等。内容涉及政治、经济、文化、历史等多个学科，可见数据的复杂性。因此，数据要求标准、规范，以满足很高的查全率和查准率，便于快速高效、准确地采集、加工和处理。
2.关于数据处理。a.数据的格式。数据的格式一般说来，首先要符合国家标准（如《中国档案分类法》、《中国档案著录规则》）。在此前提下，又要照顾到本馆馆藏基础的具体特性，同时也要考虑到与国际标准和其它信息网络的接轨问题。b.数据的输入。要设立一个高效、可靠、实用的数据库，首先必须保证数据的正确性。尽可能更多地使用现有的数据源，如采集到的图像、声音资料和符合国家及国际交换格式的磁盘、磁带等。对不符合标准的，可通过编制相应的软件，来进行修订、补充。对需要自行加工的数据，设计一个比较科学的工作单，由经过专门培训的著录标引人员填写，填写后由专业人员进行校对；录入后还要进行校对。录入程度中应设计自动校验一些字段和检查一致性的功能；对能用机器自动生成的数据项尽可能由机器自动生成，减少人工操作，如一些管理用信息、数据库内记录代码等等。设立预处理周转库。数据录入后，不是直接进入应用库，而是先进行预处理，检查其数据的合法性及合理性，并确认其完整性后，经过专门的装入程序，将经过校验修改的预处理库中的数据装入到实际应用库中。c.数据的安全与备份。对库内的数据要有安全、可靠的保密措施，可用设立不同密级及其相应的口令的方法，进行管理，对不同层次的数据库访问者，赋与不同的权限。设立专门的数据库管理员，对数据库内的数据不得随意修改，对修改、删除等操作要特别注意。对此操作要有详细的日志，以便进行校验、恢复，防止意外情况的发生。此外，对数据库应采取周期性的备份、增量备份等措施，一旦系统发现重大故障时，可由备份数据对系统进行恢复。
四、环境
环境是指与系统相邻或相关的诸多因素，对档案管理自动化系统而言，环境因素主要指业务技术环境与社会环境。就业务技术来说，必须对多种数据源，进行通盘考虑制定统一的编目规则，其公共信息交换格式必须与规则兼容，著录标引工作要标准化、规范化；网络技术，分布式数据库技术，应本着开放、实用的原则加以解决。所谓社会因素，也可叫做系统的用户环境。用户主要指使用系统的档案管理人员和利用者。档案管理人员在档案管理自动化系统的系统分析、设计、试用中是重要的参加者之一，对系统的形成具有重要影响，对系统的使用具有决定性作用。这个因素很重要，要认真地加以解决。
在自动化系统实施的始终，要强调管理人员和设计人员的配合协作，利用者的因素，也不容忽视。此外还有决策者对自动化工程投资的决心，整体人员素质，项目管理工作的科学化程度等。