Access在图书资料管理中的应用，本文主要内容关键词为：图书资料论文,Access论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
笔者根据本资料室的特点和需要，应用功能强大的Access2000设计了一套图书资料管理系统，对本部资料室的图书资料进行电脑化管理，提高了工作效率，取得了较好的效果。
1 Access 2000的功能特点
Access 2000是Microsoft Office 2000系列软件包的一个重要组成部分，具有强大的数据处理、查询和管理功能，兼容性和扩展性强，适用范围广。它提供了许多可视化操作工具和向导，内置了大量的函数，使用户无需编程或只需简单编程即可构造简单实用的数据库管理系统。对于数据库开发人员，结合VBA语言可开发出具有一定规模、较为复杂和功能强大的管理信息系统。Access 2000是一个典型的开放式数据库管理系统，通过ODBC能与其他数据库（如Oracle、Visual FoxPro等）相连，实现数据交换与共享。与Word 2000、Excel 2000等办公软件进行数据交换和共享更是非常容易。与早期版本相比，Access 2000提供了更强大的网络功能，能够满足用户日益增长的网络化需要[1]。
2 图书资料管理系统的设计和应用
2.1 设计打开Access 2000，新建一个文件“资料管理”，设想该系统包括读者信息管理、财产登记管理（新书、光盘登记）和流通管理（图书、光盘和杂志的借阅）几个模块，主要由表和查询来构建。
2.1.1 创建“表”
(1)读者信息管理。本资料室的读者主要是本部各教研室的教员和学校部分政工干部。为每个读者建立一个档案，包括姓名，工作单位、联系电话、E-mail地址等。在设计视图中将以上字段输入，各字段的数据类型默认为“文本”，切换至数据表视图，按提示保存表为“读者信息”，让Access为本表定义一个主键"ID"，即可在数据表视图中输入相关信息。
(2)财产登记管理。包括新书登记和光盘登记。新书登记包括购买日期、书号、书名、作者、出版地（社）、出版年、版次、册数、价格等字段。选择数据类型并根据需要规定字段属性，以方便录入，减少出错机会。用相同方法建好光盘登记表。
(3)流通管理。包括图书、光盘和杂志的借阅管理。因图书、光盘在登记表中已分别将“书号”和光盘“编号”设为主键，所以在借阅表中的字段极其简单。如图书借阅管理包括借书日期、读者姓名、书号即可，同样将书号定为主关键字。“读者姓名”字段也可简化。光盘借阅管理表的建立与图书类似。而资料室的杂志有现刊，也有过刊，每种杂志又有不同年份、不同期数，因此在表的设计上主要包括借阅日期、读者姓名、杂志名称、年、期等，与其他表没有太大的关联，借出归还主要在表上进行增删。
2.1.2 建立关系
打开“关系”窗口，单击菜单栏的“关系”→“显示表”，将需要建立关系的表显示在窗口中，再点击“关系”→“编辑关系”→“新建”，选定左右表及左右列的名称，如选左表为图书借阅管理，左列为书号，右表为新书登记，右列为书号，确定返回，单击“创建”，即创建了一个一对一的关系。打开图书借阅管理和新书登记表，就会发现两表在第一字段列之前出现了一列“＋”号，单击新书登记表中某一行记录前的“＋”号，弹出子数据表。在子数据表中同样可进行记录操作，如借书时可根据书号筛选到该书，再在子数据表中登记读者姓名，也可直接在图书借阅管理表中输入书号后再在子数据表中核对书名，还书时在图书借阅管理表中按姓名或书号查询到相应信息，核对无误后删除。
2.1.3 建立查询
查询是Access中重要的组成部分，利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。本系统中需建立新书查重、重书数量、图书借阅查询、光盘借阅查询、每年购书数量及费用查询等。在“新建查询”对话框中，双击“查找重复项查询向导”，选择新书登记表，选择可能包含重复记录的字段“书名”，再选择其他字段，输入查询名称“新书查重”，完成查询的建立。图书借阅查询选择图书借阅管理表中的各项，再选择新书登记中的书名、作者等项，组成一个完整的“表”，使用起来更为方便。在该查询中增加或删除一条记录，等于是在图书借阅管理表中增加或删除一条记录，不影响新书登记表。重书数量和每年购书费用查询相似，用简单查询向导，选择相应的表或查询，如新书登记表，选择包含要查询值的字段“购买日期”、“册”、“价格”，选汇总查询，在汇总选项中钩选“总计”，对日期按年分组，这样每年购书册数、总费用就清楚地显示出来。
为了确保系统的安全性，最好设置一个密码：以独占方式打开文件，点“工具”→“安全”→“设置数据库密码”。
2.2 应用
2.2.1 查询
利用该系统可按表或查询中的任一字段内容进行快速查询。如按“姓名”筛选出该读者的借阅清单；按“书号”或“书名”找出一本书，并查出它是在库还是外借，借给了谁；要查询某一主题的书，如关于“市场经济”方面的书，可在新书登记表中按窗体筛选，在书名一栏中输入“*市场经济*”，应用筛选，即可显示所有带有“市场经济”几个字的书。
2.2.2 打印
可在数据表视图中设置好页面，直接打印，也可建立报表或发布到Word 2000、Excel 2000中重新排版打印。
2.2.3 发送借阅清单
定期按渎者姓名筛选出各自的借书（或杂志）记录，以附件形式发送给读者。
2.2.4 共享数据
如果资料室有2名以上管理员，可将各表或查询建成数据访问页，设置相应权限，通过主页的方式进行各自的操作，也可通过网上邻居共用一个系统中的不同表。如在新书登记的同时进行书刊的借还操作。
3 应用Access管理图书资料的体会
通过近两年的实际应用，深感应用Access进行图书资料管理非常灵活方便，具有很强的实用性，尤其是对高校资料室的前期管理，既不耽误资料室的计算机自动化管理，又可以节约大量资金，等待时机成熟再合理投资。只要对Word、Excel熟悉的用户，学习Access并不太难。软件备份方便，可在同一机器的不同逻辑分区中备份软件，也可通过网上邻居保存在别的计算机上。软件设计不需复杂编程，不会“受制于人”，更不用担心升级换代，还可“在稳定中求发展”和不断扩充功能。
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