摘要：在全球信息化快速发展的大背景下，大数据将逐步成为推动经济转型发展的新动力，并成为促进业务创新增值、提升企业核心价值的重要驱动力。大数据对企业档案管理工作既是机遇也是挑战，创新与变革将是档案部门发展的必然趋势，如何利用好档案大数据推动档案业务创新增值是未来档案工作的重中之重。
关键词：大数据；企业档案；信息化建设
档案信息化建设是档案部门适应时代发展需要的选择，是提高档案工作水平的必由之路，也是档案部门的一项重点任务，有利于促进档案工作健康有序、高效地发展，已经成为档案管理现代化建设的重要环节。
1大数据时代企业档案的特点
1.1企业档案数据量巨大
信息、情报数据是在现实的生产经营过程中产生的，属于无形资产，跟企业的“人、财、物”等生产经营资源一样，具有同等价值。当下大数据的应用不仅局限于利用高速的硬件、软件工具，更重要的是通过更快更好地利用数据、情报等信息资产，更好地服务于企业生产经营活动。从这个意义上讲，大数据在企业中的应用范围是全方位的、无所不及的。百度目前的总数据量已超过1000PB，每天需要处理的网页数据达到10PB～100PB；淘宝累计的交易数据量高达100PB；Twitter每天发布超过2亿条消息；新浪微博每天发帖量达到8000万条；中国移动一个省的电话通讯记录数据每月可达0.5PB～1PB。企业档案大数据量巨大，动辄达到数百TB甚至数十至数百PB规模的企业大数据已远远超出了传统的计算技术和信息系统的处理能力。
1.2企业档案类型多样化
大数据时代背景下的企业档案信息资源不仅包罗万象，覆盖地域范围广，而且包含语种丰富；形式上表现为文本、图像、音频、视频等，还包括软件程序、数据库文件、元数据信息等，是多媒体、多语种、多类型信息的混合体档案信息资源，主要归类为科技档案、文书档案、经营档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案等等。
1.3企业档案价值密度低
在大数据时代，数据的质量非常重要。数据价值密度的高低与数据总量的大小不成正比。数据质量最难控制，档案数据是需要经过反复分析萃取、创新的信息，档案数据的收集、存储、传递等所有环节都会影响到数据的质量，高质量企业档案数据是管理创新的源泉，如果决策系统输入了错误数据，无论分析技术和方法如何先进，获得的分析结果对企业决策都是无效的。
2企业档案信息化建设存在的问题
2.1传统的观念占据主导地位
在档案管理的观念和思维上，许多传统落后的观念依旧占据着主导地位，把档案管理看作是一项普通的管理任务，并没有提升到战略高度。对纸质档案依赖性强，认为电子化和网络化的档案不安全等。
2.2企业档案信息化建设缺乏整体规划
没有真正认识到档案信息化建设的内涵，认为引入档案信息管理系统就完成了档案信息化建设，档案信息化工作没有全面规划，OA办公系统、售票电子等子系统各自建设，缺乏整体性。
2.3企业档案信息化建设安全意识欠强
网络环境中的档案信息一大脆弱点就是安全保障问题，我们要特别要注意病毒入侵对档案信息造成的信息泄密以及信息损毁的可能性。加强档案的日常管理、利用查阅的安全管理工作，思想上重视，严实措施，严把环节。
2.4资源的开发与共享远未满足需求
由于历史原因和档案本身属性原因，档案的开发利用还是比较保守，我们大部分都停留在简单的如汇编、保管、全宗介绍等基本层面，很少去关注和研究深层次的利用、企业各个部门之间信息资源的横向共享与纵向共享，就目前的档案信息化管理还存在着相当大的差距，采用大数据档案管理可以提高企业生产经营服务水平。
2.5档案管理人员业务能力有待提高
大量办公自动化设备的广泛应用，知识型、微缩型、视听型档案资源将大量涌现。对档案管理人员的业务能力提出了高的要求，不仅要具备档案专业技能、计算机专业技能，还要具备档案管理能力和信息处理能力。
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3企业档案信息化建设发展策略
3.1创新发展理念，加强规划指导
树立大档案理念。既要构建具有企业特色、服务中心工作的档案体系，又要体系时代性，以网络+智能提升档案的智慧化。把档案信息化建设列入公司信息化战略高度，加强档案信息建设与业务专业流程、办公OA有机结合。特别要在新系统开发前做好调研和规划，要注意与其它系统的协调性、衔接性，对系统的升级和维护工作也要提早考虑。增强全员参与意识。档案信息化建设不是档案部门或档案管理人员的部门或个人工作职责，是需要企业干部员工全体参与建设的工作。特别是OA办公自动化的实施，档案工作已经前置，需要从源头上加强档案意识。从发文的起草、拟定、审核、审批、校对、分发和收文的传阅处理，需要各个流程环环相扣、层层把关。
3.2建立规范体系，完善管理制度
研究制订数据资源共享管理制度。实现对数据资源采集、传输、存储、归档、共享、开放、利用的规范管理，制定计划、分步实施，突出重点，加强实效，加快形成数据资源共享开放和安全发展的良好格局。建立标准规范体系。根据国家规范，结合企业实际，对归档范围进行梳理分析，制定了本企业的材料归档范围和保管期限表，报上级部门和市档案馆审批后发文实施，切实按照新标准执行，做好源头的收集、整理关，不断完善企业的档案制度。
3.3档案形成流程
大数据形势下对企业档案信息化建设的软、硬件需求：引进档案专业软件，注重大数据综合分析及信息安全；硬件注重企业档案信息数据处理性能要求。
加强硬件软件建设。要加大对档案管理工作基础设施的投入力度，对移动OA等软件进行升级或更换，确保能够满足档案管理信息化建设需要。理顺档案业务流程。明确各部门工作内容、流程及业务，约定交接工作的技术规格，确定档案的数字化保存形式及利用机制。加强电子公文等各类档案流转系统的全程控制。
3.4实行登记备份工作，完善安全保障体系
加大安全主体建设。既要强化实体档案安全，对档案室进行全面摸排，罗列出所有问题，实行消号式整改，又要重视档案信息安全工作，落实数据采集、数据传输、存诸处理、分析应用、共享开放等各环节保障网络和信息安全工作。继续实行登记备份工作，全面梳理平治漏洞，真正发挥涉密网功能，确保档案的绝对安全。加强安全应急事件处置。制定安全事件报告和响应处理程序，确定事件的报告流程，响应和处置的范围、程序，以及处理方法等。定期对应急预案进行演练；应在安全事件报告和响应处理过程中，分析和鉴定事件产生的原因，记录处理过程，总结经验教训，制定防止再次发生的补救措施。
3.5加强队伍建设，推进人才工程
深入推进素质提升工程。创新人才培养模式，建立健全多层次、多类型的大数据人才培养体系，培育大数据技术和应用创新型人才。抓好干部、员工队伍建设，开展大数据知识全员普及和教育培训，提高人人认知和应用水平。加强沟通交流工作。企业内部档案管理部门要与各部门进行多沟通交流，在源头上开展好档案前期工作，多跑腿、多张嘴，多沟通合作。对外，要向同行学习、向先进学习、向专家学习，建立一套适应本企业的科学的档案管理模式。
3.6拓展档案服务能力，服务企业创业创新
主动服务中心工作。企业中心在哪里，哪里就要有档案人员的声音和身影。要主动介入，事前、事中、事后全程参与，积极做好档案收集、整理、利用等各项工作。服务企业创业创新。加强数字档案室建设，进行档案大数据聚合，构建查阅利用档案大数据服务平台，实现档案信息资源共享。
4结论
档案信息化建设是一项重要的系统的事业建设，在二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。企业档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设是档案工作发展的必然趋势。
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论文作者:周诺
论文发表刊物:《基层建设》2017年第20期
论文发表时间:2017/10/31
标签：档案论文; 数据论文; 企业论文; 信息化建设论文; 工作论文; 档案管理论文; 信息论文; 《基层建设》2017年第20期论文;