文件生命周期理论的实践意义，本文主要内容关键词为：生命周期论文,意义论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
20世纪80年代，外国文件生命周期理论传入我国后，档案界的学者对此进行了热烈而认真的研究。本文试图从现实价值的角度，探讨文件生命周期理论对我国文件，档案工作实践所具有的指导意义。
一、文件生命周期理论是世界档案工作者的共同理论财富
1941年，美国海军部建立了世界上第一个文件中心。我们知道，建立文件中心是二战后，西方国家为了解决文件的“雪崩”问题而建立的一种介于政府机关和档案馆之间的中间性机构，由于建立了该机构，可以使政府机关和私人企业摆脱大量非现行文件的沉重负担，提高工作效率，降低文件保管费用。因此，这种机构受到愈来愈多国家的欢迎，其分布遍及欧洲、美洲、亚洲、非洲和大洋洲。
文件生命周期理论虽然最早是由西方档案学者提出的，然而我国在该理论传入之前，早就进行了类似的研究，如曾三同志早在1962年就阐明了关于档案形成与运动规律的理论，与文件生命周期理论有异曲同工之处。而当文件生命周期理论传入之后，我国更有不少档案学者怀着极大热情对此作了更深入的探索，从一定程度上发展了文件生命周期理论。何嘉荪、傅荣校先生在《文件运动规律研究》一书中，从文件的运动过程，考察其存在价值的变化规律出发，通过研究指出，文件生命周期理论的基本内容，可以归纳为三层含义。一是从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件运动具有完整性的特点；二是文件在全部生命过程中，先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件运动具有阶段性的特点；三是在不同的运动中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法，即文件运动过程中各种因素有着内在联系的特点。后来陈兆祦先生的文件运动四阶段论，何嘉荪先生关于文件和档案定义的理论，杜梅、傅荣校、杨学萍关于建立文件中心的理论等等，都是深入研究文件生命周期理论的直接成果。
二、文件生命周期理论为文件价值变化奠定了基础
文件生命周期理论的核心是：文件的价值形态及其有规律的变化和转化。文件的价值（第一价值和第二价值）在文件从其形成到销毁或者永久保存的完整生命过程中不断发生有规律的变化，第一价值逐渐递减，第二价值逐渐递增，最终实现第一价值向第二价值转化，从而使文件运动呈现出明显的阶段性，而处在不同阶段的文件由于具有不同的作用和价值，因而需要采用不同的管理原则和方法，这就是文件生命周期理论的真正内涵。
那么，文件价值是如何发生变化的呢？第一、文件尚未完全正式形成，具有法定效用以前，但已经开始逐步产生文件编写提纲、草稿、讨论稿、修改稿等，业已对文件形成者机关和个人具有第一价值或原始价值。文件初具雏形，其价值发挥具有单向性，只有特定的利用主体——其制作者。因而它们必然保存在其制作者手中，并由其严密控制。它们既可能逐渐演变为正式具有法定效力文件，也可能半途夭折——尚未正式形成文件就被废弃。第二、在文件正式签署形成后，其最大的特点就是具有现行价值，文件增加了其应用的主体，从原来第一阶段单纯的文件制作者扩大到文件的接受者，文件价值的显示开始向二元性过渡，文件流向具有规定性，不能任意流动；文件也只是特定社会活动的工具，具有针对性，不存在多元性的特点，现行价值同时也是第一价值，是第一价值的具体体现，分别表现为现行行政管理价值、法律价值、财务价值和科研价值等。但是如果文件形成者出于某种利益（如科研专利文件有偿转让等）或者疏忽失控，使文件被社会上其他人或者社会集团控制，本来第二价值仅仅是潜在的，这时会急剧上升，喧宾夺主占主导地位。第三、文件内容规定的任务、目标完成时，其现行价值消失，文件运动又推进到另一个阶段。实际上表现为参考价值和凭证价值，文件第一价值将日渐趋弱，文件的第二价值却日渐增强。这意味着利用文件的社会主体产生了变化，即文件特定的制作，接受者扩展到社会上其他集团或个人，文件价值开始显现出多元性的倾向，此阶段的显著标志是文件第一价值和第二价值此消彼长。第四、随时日推移，文件第一阶段基本上消失，第二价值的多元性完全呈现，占据绝对统治地位，文件又向前推进到最后阶段——历史阶段。在这个阶段，由于第一价值基本上不复存在，即文件的第二价值或历史文件价值，科学研究价值越来越大，其利用主体和社会应用面也越发呈现更加广泛的多元性，文件也就名正言顺，完全货真价实地被公认为整个社会的宝贵财富。
基于文件的价值规律，我们在指导各单位档案管理工作时也必须按这一规律办事。对具有现行价值的文件，正处于活跃期，尤其是科技文件，不论是已经归档的或者未归档的，必须与其内容反映的实物相一致，而当实物发生变动时，就要求对这些具有现行价值的科技文件进行修改或补充。近年来，我们静安区的城区面貌发生了翻天覆地的变化，促使我们加紧了对基建项目档案的指导工作。为了使科技文件材料内容与其反映的实物相一致，必须牢牢抓住竣工图编制这根牛鼻子，这和我们在进行基建工程档案验收时，之所以强调和注重竣工图编制这一环节的初衷是一致的。不少项目技术人员对竣工图编制从不规范到符合要求，往往要经过3、4次努力；有的甚至要修改5、6次，一句话，竣工图不到位，该项目是不能通过验收的。而对那些失去现行价值的文件，当然就不允许再进行修改，以保持其历史原貌。那就是保存档案馆的历史档案，任何人不能随意修改、变动，谁违反这一原则，就要受到处罚，严重的要追究刑事责任。至于第二价值占统治地位的档案文件，则应为之编制多种类型的检索工具和对其进行编研加工，以便更好地为社会上更广泛的用户利用。多年来，我们静安区档案馆为此作了各种努力，例如：《新闸路、北京西路的历史变迁》、《静安区基建工程档案简介》、《静安区历届政协代表名册》、《静安区历年婚姻档案名册》、《静安区历年干部任免》、《静安区机构建立、撤并名册》、《静安区干部奖惩名册》等等编研资料就有上百种之多，为展现静安区的风情风貌、领导决策、各阶层的利用者服务提供了详尽可靠的参考资料。
三、文件生命周期理论是文件、档案价值鉴定的依据
一切事物的生命在于运动，对于文件也不例外。文件在其生命运动过程中，其价值形态不断地发生有规律的变化，这种变化是提出文件生命周期理论的重要依据。
从文件运动的四阶段理论来分析，第一阶段，文件的设计制作形成阶段，以文件被正式签署或者类似的赋予其法律效力的手续为标志；第二阶段，是文件的现实使用阶段，文件在法律上正式生效后或接收到立卷。当这一阶段即将结束时，文件面临第一次选择。经过鉴定，那些不属于立卷归档范围的文件被剔除，其生命运动也随之结束。立卷归档是文件向档案转化的环节，标志着文件第二阶段的生命运动结束。第三阶段是文件的暂保存阶段，（国外称之所谓的“休眠”阶段），由档案室主持鉴定，经过鉴定，一部分文件又走到生命的尽头。另一部分成为档案，它们一方面行使着行政命令，另一方面等待着时间、社会、人类对它们将来可能发挥的各种作用进行判决；第四阶段，是文件的永久保存阶段或历史阶段，在世界各国，此时文件都已普遍存入档案馆保存，并且都被称作档案，也可以说是历史档案，使真正有价值的文件走到了生命运动的这个阶段，文件又一次面临了选择。选择的结果将决定档案是否永久存在下去。这次鉴定重在考虑档案的文化价值（如科学价值、史料价值、艺术价值等），兼顾重要的凭证价值，具有上述价值的档案生命将永远延续，反之则被拒之档案馆门外，文件生命运动也将终结。
在上述文件、档案价值的鉴定过程中，文件的属性与人的主体行为的关系表现尤为突出，决定着鉴定的结果，即文件的去留。当文件的某种属性随着时间的推移在扩展、递增、强化而与社会需要、人的需要一致时，文件的价值就被认可，文件就生存，反之将被淘汰。一部分文件之所以具有永久保存价值，正是由于它们的属性适应了社会和人类永久性的需要。可见文件生命周期理论为我们在文件运动的不同阶段辩证地看待其价值，准确地把握保管期限提供了科学的理论依据。
四、文件生命周期理论为文件、档案一体化管理指明了方向
文件生命周期理论站在系统论的角度去看待文件到档案生命的全过程，被中西方档案学家誉为“现代档案学的里程碑”。
纵观我国历史上文件和档案管理工作理论和实践，早在文件生命周期理论产生和传入我国之前，我们就已经有了将文书、档案看作是不可分割的运动着的整体的认识。如20世纪30年代甘乃光创立的文书、档案连锁法。80年代吉林省和长春市档案局实行的文件登记与立卷归档合一，是真正意义上的文档一体化。却都因为缺乏科学的理论加以肯定，因此至今尚未加以提炼和推广。而文件生命周期理论以高度的概括性对文件到档案这一运动过程进行了客观的描述和科学的抽象，从而实现文件、档案的一体化管理，使原来相对独立但在不少具体环节上相互雷同的两个系统交融起来，为减少重复劳动和财力、物力上的浪费提供了理论基础，也为当前我国国家机构改革，特别是文件、档案工作系统的改革提供了方法论。就拿我们静安区来说，静安区的机关、团体、企事业单位，同样产生了大量的电子文件，为了把这些电子文件管理好，为日后的工作带来方便，我们在调查研究的基础上提出了《静安区电子文件归档及管理办法》、《电子文件归档细则》，将一个机关在各部门产生的电子文件，通过在线式和卸载式两种方法归档，使得档案部门更有必要比过去投入大得多的热情关注这些文件运动的整体性，更积极地把文件“从生到死”，“从头到尾”的整个运动过程，全面而又系统地管理起来。我们知道，电子文件具有虚拟性、易逝性和可变性，数量特别庞大，并使文书工作和档案工作之间的界限也正在变得模糊不清，以至最终消失，所以更要求注重电子文件背景材料等的收集，以利提高电子文件的可靠性。目前，静安区的市区中学、公安分局、法院、石门二路街道等单位的电子文件归档已初具规模。实践证明：文件、档案一体化管理与文件生命周期理论相吻合，该理论也为文、档一体化的可行性做出了理论阐释。
文件生命周期理论是从实践中提炼出来的，更具有指导实践的意义。通过“实践——认识——再实践——再认识……”如此循环反复，螺旋式前进，人类社会就是这样不断向前发展的。我们学习研究文件生命周期理论的目的，全在于应用，要使该理论中国化就是把这一理论同我国档案工作的实际结合起来，在结合的基础上去完善它、丰富它、发展它。这就是文件生命周期理论的现实价值所在。
〔编后〕文件生命周期理论的实践意义，是一个颇有议论价值的选题，本文尽管在阐述上还存在着某些值得商榷的地方，但作者借鉴外来理论，指导自身实践的主动意识，依然值得肯定。这对于打破档案学传统理论对我们思维的禁锢，有着重要的启迪意义。本刊欢迎有助于我们的认识进一步深化的各类文章加入到议论中来，尤其欢迎从实践的角度对这一理论进行剖析、诠释、比较、运用之，从而使理论不再仅仅停留于文本。
标签：生命周期理论论文; 企业档案工作规范论文; 运动论文;