以文件生命周期理论指导工程前期文件控制，本文主要内容关键词为：文件论文,生命周期论文,理论论文,工程论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
工程建设前期文件是指：产生于工程项目的酝酿、可行性研究、项目审批、环保研究、勘测设计、初步设计、工程招投标，以及征地移民等阶段，也就是产生于工程正式开工前的文件。工程前期文件中的工程建设依据性文件如：勘测设计、可行性研究、经济合同、征地移民、拆迁赔偿、工程招投标……，又是重要的法律凭证，保证其齐全尤为重要。
工程前期文件产生的阶段，是整个工程档案管理过程中最难控制的时期。本文就以文件生命周期理论指导工程前期文件管理的现实意义，谈谈自己的看法。
一、工程前期文件管理难度分析
1.时间跨度长且形成分散
一个大型重点工程项目在立项前，要对工程项目的必要性、可行性进行全方位的论证和考察。要对工程项目所在地区的地质地貌、水文气象、环境保护、交通水电、以及对周边设施的影响等，做全面的勘察。并且，一个大型工程建设项目的立项，直接受制于国家经济形势和经济政策。因此，大型工程项目工程前期工作的时间跨度，往往会大于施工工期。
例如，本公司承建的500千伏金华双龙变电所工程， 可行性研究和所址选择工作从1992年就开始了，正式开工是在1996年4月。 从工程可行性研究、所址选择，到工程开工，经历了差不多四年时间。而五十万金华双龙变电所工程从1996年4月工程开工，到1997年12月工程竣工， 总工期只有18个月。
当工程立项后，正式开工前，要向有关部门申请办理国有土地使用、环境保护、建筑许可证、消防……等等各类许可证。要在工程所建地区进行征地移民、房屋拆迁、青苗赔偿等等建设场地的空间准备工作。要对工程的设计、施工、监理、设备供应、设备安装等单位，进行招标工作。所有的这些工作，将涉及上至政府机关，下至该地区的移民，形成各种体载的文件。这些文件的文种多、作者多，形成分散。
2.无自然形成的控制中心
我公司承建的五十万超高压输变电工程建设的管理体制是：由我公司代替业主，对工程建设的全过程进行管理监督，包括对工程建设的总投资的控制。待工程全部竣工投入电网运行后，将变电所和输电线路移交地区电业局运行管理。
在工程建设前期，工程最终的运行管理单位——地区电业局，也会设立一个如工程筹建处之类的临时机构，由工程筹建处协助配合我公司，负责处理工程建设中与地区电业局相关的事务，包括我公司分发给地区电业局、并与之有关的工程建设文件的管理。工程筹建处是一个临时机构，工程竣工投产后，筹建处必须向地区电业局的档案部门移交所有的工程建设文件，主要是工程前期文件。
在工程建设的最初阶段，当第一批工程前期文件形成时，运行单位——地区电业局的档案人员，对将要在本局管辖范围内建造五十万工程的信息可能还闻所未闻，更谈不上如何去控制管理这些资料。有些虽然了解到一些工程建设的信息，但由于是筹建处在管理工程前期文件，档案部门没有直接介入，这就给工程前期文件的管理留下了隐患。
从第一批工程前期文件形成到工程竣工投产移交运行，这五、六年时间内，由于机构变动、人事变更等原因造成前期文件的遗失，是很常见的。原经办人员在办理工作移交时，忽略了文件的移交，或者在移交时遗漏了部分文件，新的接替人员一时不了解情况，没能及时将全部文件接受过来等等，都会造成工程前期文件收集不全。
二、对档案概念认识上的偏差导致管理的滞后性
以上对工程前期文件控制难度的客观因素进行了分析。但真正造成工程前期文件收集难、管理难的并不完全是这些客观因素，而是长期以来对档案概念认识上的偏差，以及由此而形成的档案管理体制和方法。
在我国的档案管理上历来有“文件”和“档案”之区分。实行的是文书处理工作与档案工作分开的管理体制。“文件材料以归档为界限，归档前是文书，归档后是档案。两者的结合以立卷为过渡，一经文书部门把案卷归档，文书就转化为档案，案卷是档案的基本保管单位，档案部门即以此开展一系列工作”（注：梁毓阶：《文书学》，档案出版社，1985年第一版，第226页，第四章文书立卷与归档。）。 基于这种思想的指导，工程前期文件资料在处于文书处理过程中，也就是在技术人员手中运转时，是属于“文件资料”之列，不在档案部门直接管理的范围之中。此时，对“文件资料”在管理上，不如档案管理那么严格。只有在基本建设项目竣工投产移交运行后，也就是文书处理完毕，工程竣工资料移交归档进入档案室，工程建设中形成的文件资料才转化为“工程档案”。这时才按照档案管理的程序，编制档案号，编制各类检索目录……，档案管理的各种手段才对其发生作用。
由于管理的滞后性，造成了工程前期文件资料的收集的难度。待工程竣工资料移交时，发现前期文件资料不全，再想到要收集这些资料时，已因为时间间隔太长、经办人员变动，给收集工作造成困难。同时，因为没有及时登记编目，使档案人员无从了解究竟产生了多少前期文件、这些文件是否已收集齐全。最终，使得工程档案管理处于“亡羊补牢”的状态。
三、树立全过程控制的档案管理意识
近年来越来越多的档案工作者意识到：现代档案管理工作，不能再是一种纯粹的“滞后”式的管理，而要把管理的观念和方法引向大概念的“文件”管理。因此有专家提出了生命周期理论。文件生命周期理论研究的是：文件从形成到最后消亡（或永久保存）的整个运动过程。主要内容可以概括为三点：“一是从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件运动具有整体性的特点；二是文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件运动具有阶段性的特点；三是在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法，即文件运动过程中各种因素有着内在联系的特点”（注：引自何嘉荪、傅荣校著《文件运动规律研究》中国档案出版社1999年9月版，第76页。）。
文件生命周期理论的倡导者认为：“文件生命过程中各个运动阶段间的文件质量是密切相关、相互影响的；前一个运动阶段文件的质量将直接决定后一个阶段文件的质量，而后一个阶段文件的质量，又可能对未来的、与前一运动阶段文件相关的社会活动形成制约因素。所以，所有文件，无论是现行文件，还是历史档案，都必须纳入一个统一的系统工程内实行统一的管理”（注：引自何嘉荪、傅荣校著《文件运动规律研究》中国档案出版社1999年9月版，第78页。）。
文件生命周期理论提出的“大文件”概念，为档案的全过程、全方位管理，即文档一体化管理奠定了理论基础。真正有效的档案管理必须是适时的、甚至是超前的。档案管理不能以文书处理工作结束，文件进入档案室后，才进行一系列工作，而是在文件形成的初始阶段，就纳入档案管理的轨道。
对工程建设项目而言，工程建设文件一经产生便纳入档案管理，就是要求工程建设与工程档案管理同步进行、工程参建人员人人参与档案管理。
四、强化工程前期文件管理的思考
文件生命周期理论为档案的全过程控制提供了理论基础，但是，必须还要有与之相适应的管理体制和管理方法，才能保证全过程控制的有效性。
前面已谈到，由于没有一个自然形成的文件控制中心，因此，工程前期文件的管理在很大程度上取决于档案人员的工作嗅觉和责任心。但是仅仅依靠档案人员的工作责任心是远远不够的。必须要有相应的管理体制和措施。要建立起一个统一、高效的工程文件管理网络，做好工程文件登记——分发——反馈工作。坚持文档一体化管理原则，由各工程参建单位档案室统一归口，掌握工程前期文件的流向，便于日后收集归档。
大型工程开工后，工程建设文件的归口管理会纳入正常轨道。然而在工程建设的前期，工程建设的各项准备工作尚未就绪，工程前期文件的管理往往会出现漏洞。此时，笔者以为，完全可以运用计算机技术，建立一个适应工程建设管理的计算机信息管理系统，此系统将建设、设计、施工、监理、调试、运行各有关单位联成一体，依靠强大的计算机网络技术，将文件从形成伊始就进行全方位控制，以弥补前期文件管理上的缺陷。届时文件一经形成，档案部门在网上就对其进行编号，文件可以在技术人员手中运转，但是档案部门已有了该文件的“户籍”，既不影响技术人员使用，同时又在档案部门的掌握之中。使档案部门从一开始就清楚地知道，有多少种文件，在何人何处。文件一经上网就已直接“归档”了。笔者深信，此设想成为现实是指日可待的。