摘 要：事业单位在当前国家建设和发展中发挥着举足轻重的作用，其各项活动的开展都需要被记录，便于总结经验，更好的发挥出社会共工职能，因此档案管理工作的重要性就被凸显出来。随着信息技术的广泛应用，使得事业单位的档案管理更加高效，需要档案管理人员充分利用网络技术找到档案管理的技巧。本文就事业单位档案管理信息化建设的优点概述，并分析如何在信息化视角下进行事业单位的档案管理，希望具有借鉴意义。
关键词：信息化视角；事业单位；档案管理；技巧
一、事业单位档案管理信息化建设的优点
（一）便于档案资料的保存
相较于纸质的档案保存来说，信息化档案的保存和管理不会受制于保存地域的限制，同时可以完全忽略天气因素造成纸质档案发潮的问题，在档案的整理和归档中也使得重要的信息档案不会丢失。信息化档案充分利用网络技术对资料进行备份，不仅具有上传速度快的特点，同时便于档案的查询，使档案信息得到完整的保存和利用。
（二）便于储存档案信息
事业单位中传统的纸质档案数量较多，对档案管理人员来说是很大的工作量，不利于档案的整理、归档和管理。信息化条件下的档案管理还可以通过检索直接输入需要查找的年份和关键词，从而简化工作流程，大大提升了档案管理的工作效率[1]。
（三）促使档案管理方法发生变化
由于档案管理的信息化，使得档案管理模式发生了转变，从原有的手工记录转变为电子记录的形式，从原有的资料保存和使用功能转变为资料的整合利用，不仅提高了档案的使用价值，更提升了档案管理效率。
二、事业单位档案管理信息化建设方面存在的问题
（一）管理人员对档案信息化建设不够重视
当前的信息技术已经得到广泛应用但是部分事业单位的领导没有深刻认识到档案管理过程的重要性，不想花费过多的资金用于档案管理中，这其实不利于事业单位的有序发展，同时，虽然一些企事业单位应用了信息化系统，但是没有合格的人才进行操作。
（二）事业单位信息化建设的设备比较落后
部分事业单位的信息化设备较为陈旧，或者设备不够完善，在具体的档案管理活动开展中，会造成很大的麻烦，表现在查阅渠道不通畅、查询方法单一化，因此设备因素对事业单位信息化建设会产生很大的影响。
（三）事业单位档案管理信息化建设的法律法规不完善
当前部分事业单位的法律法规不够健全，或者档案管理人员在开展工作时不能严格按照法律法规及单位的规章制度开展工作，不仅容易导致数据出现不准确，还降低了工作效率。部分事业单位的档案管理人员没有清晰的认识到法律法规对事业单位发展的重要性。因此，事业单位迫切需要加强法律法规的建设[2]。
三、如何在信息化视角下进行事业单位的档案管理
（一）完善档案管理规章制度
事业单位为国家的建设和发展发挥着重要作用，因此做好档案管理工作有着重要的意义。然而纵观当前的档案管理制度，部分事业单位没有完善和深入执行，甚至缺乏对档案管理的重视，主要与单位领导的不重视和档案管理人员观念落后有关，这就不利用信息化档案管理工作的开展。从法律的角度讲，对事业单位的档案管理已经做出了明确的规定，要求档案管理工作的开展需要在法律的框架内进行。基于此，事业单位的档案管理信息化进程也必须在国家以及事业单位内部的规章制度下开展工作，不同事业单位需要结合《中华人民共和国档案法》的相关要求，并依据本单位的实际情况制定出具体的档案管理制度，确保档案录入的完整性和真实性，实现人员的培训和工作的开展，这样档案管理体系就会逐渐得到完善，档案管理人员也会接受定期考核，从而全面提升档案管理水平。
（二）科学规划档案管理信息化建设
事业单位需要结合本单位的性质、发展规划等多种因素制定出科学的、详尽的信息化建设化方案。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在新形势下，事业单位的信息化建设虽然是大势所趋，但是更要进行科学的规划，不可盲目建设。具体说来，要根据本单位的实际情况把在职人员、离职人员、部门活动开展情况，活动资金使用情况、和其它企事业单位的合作情况做出数据的搜集和整合，逐步实现纸质档案向着信息档案的数据转移，同时还要形成信息化建设的近期目标和长期目标，信息化档案建设稳步开展。对于建设好的数据库，需要对不同类型的档案进行分层管理，当需要进行资料查阅和使用时，可以在平台中实现数字化转换，进而达到资源共享的目的，有利于信息化视角下档案管理的科学化发展[3]。
（三）加强档案管理信息化建设的监督
档案资料对于事业单位来说严格的保密性特征，因此不论是纸质档案资料还是信息档案都需要做好严格的保密工作，加大监管力度，从而确保重要信息受到保护。具体说来，档案管理人员需要在整理和归档中杜绝信息的外漏，建立网络防御系统，使档案管理在安全的网络环境下进行，推动档案管理的信息化进程。同时，监督力度的加大还可以使信息化建设在法律框架内进行，约束档案管理人员的操作行为。此外，加强信息化建设还可以调动档案管理人员的工作热情，更加注重整理、归档和管理等环节，时刻注意内部风险的有效防控进和外部风险防控，便于及时发现和处理档案管理信息化进程中存在的问题，为档案管理信息化建设保驾护航。
（四）提升档案管理工作人员的专业素质
随着网络信息技术的不断发展，事业单位的档案管理工作更加需要专业的信息技术人员，不仅需要具备一定的法律知识，更要具备完备的档案管理操作技能。因此，档案管理部门为有效提升管理水平需要进行人才的招聘和选拔，通过相关专业大学生的吸纳和内部员工的职业技能培训，使档案管理的在职人员既具备良好的信息化档案管理操作技能，又具备较高的职业素养。具体说来，事业单位可以开展计算机应用和电子档案制作的培训课程，并且通过部门领导对培训结果进行审核。此外，事业单位可以联合兄弟单位举办一些电子档案专业知识的座谈会和交流活动，分享如何在网络环境下实现整理、归档，并且在交流中不断提升计算机的操作水平。事业单位还可以把优秀的员工派遣到外部学习，或者聘请专业的网络技术人员进行专业知识的讲授，提升档案管理人员的网络安全意识和操作水平，使档案管理工作的工作效率进一步提升，打造出一支服务于事业单位发展和服务于社会的精良管理团队。
（五）建设档案管理网站
在网络环境下，事业单位的档案管理部门需要加强网站的建设，在安全的网络环境下使事业单位内部以及同性质、不同级别的单位可以搜索、查阅相关资料，从而提升事业单位整个系统的办事效率，使档案信息发挥出更大的价值。具体说来，省市级别的事业单位可以对县级的事业单位进行资料的取证，比如2017年该单位开展的活动中参与人数、资金利用情况和奖杯、奖状获得情况都能在检索的条件下查阅，同时在线的查阅方法有效实现了网络资源的传递。
（六）加强档案管理信息化的设备配置
事业单位的要想不断推进信息化建设的步伐，需要设备和配置得到满足，因此事业单位需要加大信息化建设的资金投入力度，使设备的使用得到保障和支持。档案管理工作在网络环境下开展是较为繁杂的系统工程，并且每个环节都紧密联系。具体说来，从资料和数据的搜集、录入、归档到最后数据的管理和发掘利用，每个环节都需要完备的硬件设施和通畅、安全的网络环境。由此可见，档案管理的基本装备也是重要的影响因素之一。在新时代下，事业单位的档案管理更加需要配置较好的设备，不仅包括计算机和扫描仪，还要建立网站和数据库，便于对数据和资料的查阅、管理[4]。
四、结束语
综上所述，在当代的信息化时代，各行各业已经开展加快信息化的建设步伐，事业单位作为我国重要的机构，其单位的领导必须有长远的目光，紧跟时代的发展步伐，不断引进和使用新的信息技术，使信息化技术在事业单位的档案管理中发挥出重要作用。但是当前事业单位面临着管理人员对档案信息化建设不够重视，事业单位信息化建设的设备比较落后和信息化建设的法律法规不完善问题，需要业单位要完善档案管理规章制度，科学规划档案管理信息化建设，加强档案管理信息化建设的监督，提升档案管理工作人员的专业素质，建设档案管理网站，并加强档案管理信息化的设备配置。通过以上方法可以化解很多档案管理工作中出现的困难。因此，档案的归档工作必须在网络环境下进行创新。
参考文献：
[1]孟丽君. 信息化条件下对事业单位档案管理创新思路的探讨[J]. 科学技术创新, 2015(27).
[2]秦立民, 相立武, 杨亮. 信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究[J]. 中国管理信息化, 2015(22):151-151.
[3]白幸. 信息化视角下的档案管理探究[J]. 卷宗, 2017(10).
[4]王楠. 浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J]. 现代交际, 2016(2):129-129.
论文作者:张慧
论文发表刊物:《文化研究》2018年第10月
论文发表时间:2018/10/25
标签：档案论文; 档案管理论文; 事业单位论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 设备论文; 《文化研究》2018年第10月论文;