优化企业文书档案流程化管理建议
唐瑜霞
（衡阳市建设工程质量检测中心 湖南衡阳 421001）
摘 要： 本文简要阐述了企业文书档案流程化管理的内涵及意义，以及常规企业文书档案管理流程，提出了优化企业文书档案管理的要求、内容和实现路径，对做好新时期企业文书档案管理具有积极的指导意义。
关键词： 文书档案；管理流程；优化
0 前言
企业文书档案通常是由文书转化而来的，具有保存价值的一类档案的总称。包括决定、报告、请示、简报、会议记录、年度工作计划和总结等。文书档案是企业档案管理的重要组成部分，见证了企业发展的历史过程，客观反映企业的基本建设、领导决策、企业文化以及企业管理等各个方面的过程和成果。随着现代企业制度的建立，以及企业发展的现实需要，优化企业文书档案管理流程，对规范企业日常管理，提升企业市场竞争力、美誉度具有积极的现实意义。
1 企业文书档案流程化管理概述
（1）流程化管理内涵。流程化管理最早是由美国著名管理学大师迈克尔·哈默提出，他是在流程再造基础上提出的流程化管理。所谓流程化管理，就是指以流程为导向，从企业的整体和长远发展战略，以及服务客户对象的现实需求为出发点，不断创造出更大价值、让更多客户满意的服务产品，并在包括文书档案管理等领域进行改造，提升管理整体效率。总之，流程化管理是基于现有业务流程基础上的一种管控模式。
（2）企业文书档案流程化管理。企业文书档案流程化管理是指，根据《档案法》、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705）、《归档文件整理规则》（DA/T22）等法律法规和企业文书档案管理规范，根据现代企业管理理念和要求，围绕企业日常人事、财务、基建、文化等管理，积极构建在企业文书档案管理领域可以重复使用的文书档案业务管理流程。可见，企业文书档案流程化管理的对象是企业的文书档案管理业务流程，核心是基于企业文书档案管理流程构建新型档案管理组织模式，实现企业文书档案管理前后流程的连贯性，以全流程视角来推动企业文书档案管理整体目标的实现。
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（3）企业文书档案流程化管理必要性。将流程化管理理念引入到企业文书档案管理领域，，根据不同流程环节的文书档案管理任务及目标的不同，促进企业部门间分工协作，实现了企业文书档案管理的规范化和科学化，提升企业文书档案管理的效率和质量，也有利于企业整体管理水平的提升，对发挥文书档案在企业发展中应有作用具有积极的现实意义。
所谓常规企业文书档案管理流程内容，就是在未优化之前的企业文书档案管理的主要流程内容。通常包括企业文书档案的归档、整理和借阅三个环节。
2 常规企业文书档案管理流程内容
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（3）借阅。文书档案归档整理后，企业在日常生产、经营和管理过程中需要查询相关的历史资料，都涉及到文书档案的查阅和归还。根据企业文书档案借阅的相关规定，通常是由档案借阅部门或个人填写借阅申请表，档案管理人员收到申请表后，对被借阅档案进行分类处置，属于非涉密的，应直接按照借阅手续进行办理，对涉密文书档案，则应由档案主管部门领导审批，方可为其办理借阅手续。借阅期满的，还应按照要求做好文书档案归还，由档案管理人员进行查验无误后，直接办理归还手续。
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（2）整理。所谓整理，是指将已经归档的企业文书档案根据档案整理流程，从收集到上架的全过程整理。首先是做好文书档案资料收集，将纳入归档范围的文书资料按照档案管理部门的要求，及时将档案资料移交至档案管理部门；其次是做好文书档案的年度分类；再次，确定好企业文书档案的分类，将收集起来的档案资料，进行相应分类；第四，做好分类文书档案的立卷，并确定各个文书档案的保管期限（分为永久和30年、10年等定期）；第五，将企业文书档案进行排列，并按照规定和要求做好装订，并进行编号（按照全宗号、年度、机构或问题、期限等进行编号）和页码编辑；第六是做好文书档案的装盒和编目，编辑好备考表；最后是将整理完毕的档案上架，摆放整齐。
（1）归档。所谓归档，就是指将处理完毕并具有保存价值的事情或文件经系统整理后交企业档案部门保存备案的过程。纳入到企业文书归档的范围包括合同、企业计划、总结、管理规章制度，企业会议，如企业集团会议、职工代表大会、工会等会议记录，企业的人事名册、工资报表、以及重要领导讲话、业务培训、会议简报等。通常，企业文书资料的归档时间为次年的1-3 月份，这一段时期为企业文书档案的集中归档月。
3 优化流程化管理建议
根据迈克尔.哈默的流程化管理的理论，已经企业文书档案常规流程化管理内容及现状，提出了在常规基础上对文书档案管理流程进行进一步的优化，通过优化企业文书档案管理业务流程和管理组织，确保企业文书档案管理前后流程的连贯性，以及整个管理的高效率。
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（1）优化企业文书档案流程化管理要求。企业文书档案管理需要企业业务部门、档案管理部门的协同配合，因此，优化企业文书档案流程化管理，首先要求企业管理者及档案管理部门要有优化意识，高度重视企业文书档案流程优化工作，成立强有力的企业文书档案管理领导小组，注重从企业文书档案管理现状分析制约当前文书档案管理的因素，提出具体的优化举措和内容。其次，企业文书档案管理部门所有人员要积极参与到优化企业文书档案流程化管理工作中，根据制定的优化措施和要求，严格执行企业文书档案管理的各项规章制度，根据各自职责、权限，将优化后的流程化管理落实到具体的文书档案归档、整理、借阅及归还的每一个环节中，提升企业文书档案管理效率。再次，要求企业档案管理部门对其他部门做好优化后的文书档案流程业务指导，通过组织档案业务知识培训，将新的档案管理流程及要求传授至企业其他部门人员，使其在第一时间里熟悉优化后的文书档案流程化管理要求和标准，使企业全员执行新的文书档案业务流程。
（2）优化企业文书档案流程化管理内容。优化企业文书档案流程化管理，是在传统归档、整理、借阅、归还等基础上，将这些流程细节进一步的优化，解决制约流程化管理的制约因素，提升企业文书档案管理的质量和效率。首先，优化企业文书档案流程化管理监督管理机构。将企业档案管理部门设置为企业文书档案流程的主要执行者和监督者，实现归口管理，此外，遴选具有档案专业知识背景，掌握一定计算机信息技术和企业管理知识的复合型人才，充实到企业文书档案管理一线，提升流程优化后的企业文书档案管理执行力。其次，优化企业文书档案流程化管理核心业务。除了传统的计划、总结、制度、领导讲话等文书资料外，企业档案管理部门及档案管理者应与时俱进，根据数字化、信息化管理的现实需要，设计新时代企业文书档案信息化管理流程：档案管理员或收文员接收到文件后应及时将其转化成为电子传阅单，建立归档索引单，实现对文书档案的信息化、数字化处理，再建立专门的文书档案数据库，建立电子档案索引条目，做好电子文书档案备份和归档。再次，优化企业文书档案管理部门的业务流程。企业档案管理部门作为企业文书档案管理流程的具体执行者，在现有基础上要进一步进行优化，既要优化档案管理岗位职责，也要优化档案人员职权，做到人岗相适，不同岗位设立相应的职责权限，增强文书档案流程管理的执行力。
（3）企业文书档案流程化管理实现路径。企业文书档案管理流程是不断发展变化着的，流程优化应贯穿于企业文书档案管理的全过程。首先，做好规划。根据企业文书档案管理的阶段性特点，规划相应的管理流程及其标准和规范，为后期的流程优化做好顶层设计。其次，具体实施。企业文书档案管理流程优化后，要求企业的档案管理部门，以及企业业务部门都应严格遵守这一流程，系统性地做好文书档案整理和分类，确保文书档案系统性和体系化。再次，监督检查。企业档案管理部门应定期对包括档案部门自身就执行优化后的流程进行监督检查，确保文书档案管理的各项要求落到实处。最后，补充完善。根据时代发展的现实需要，不断的就企业文书档案管理流程进行持续性优化，推动企业文书档案管理朝着科学、优质、高效的方向迈进，不断为企业的生产、经营和发展提供支持和帮助，创造出经济价值和社会价值。
参考文献
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[3]史宏珍.如何做好新形势下企业文书档案的收集[J].中小企业管理与科技，2018（19）：131-132.
中图分类号： G275.2
文献标识码： A
文章编号： 1004-7344（2019）32-0018-02
收稿日期： 2019-7-14
作者简介： 唐瑜霞（1982-），女，汉族，湖南衡阳人，工程师，本科，主要从事档案管理研究工作。
标签：文书档案论文; 管理流程论文; 优化论文; 衡阳市建设工程质量检测中心论文;