档案信息开发职能的强化——兼谈新形势下档案信息的开发，本文主要内容关键词为：档案论文,信息论文,新形势下论文,职能论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着档案机构改革的深化和到位，在一些地、县档案部门，原来的“局辖馆”模式（局、馆分设，局下设馆）正在被“局即馆”模式（局馆合一，将原馆的职能分解到局下设的科室）取代。一些习惯于原模式的人，觉得档案机构改革是改乱了，越改越不顺，将会影响档案行政执法工作的正常开展，影响档案馆事业的健康发展。本文无意于全面比较两种模式的优劣得失，仅从这两种模式对档案信息开发的影响及新模式下档案信息开发工作的运行发表管见。
一
从“局辖馆”模式看，局为行政执法单位，馆为“保管档案的基地，利用档案的中心”。这样一个事业单位，行政、事业分设，固然有关系比较顺的一面，但是，从已往档案工作的实践看，在档案信息开发利用中往往出现一种本末倒置的现象：一方面，大家普遍认为，利用是档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会主义事业服务这一目的的直接手段，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。但是，另一方面，从基层档案馆、室开发档案信息资源的情况看，大多数档案馆、室处在“看门守摊、等待上门”查档的被动的、简单的、低层次的利用状态。一些档案馆的编研成果大多属于历史题材，局限性很大，往往缺乏时效性和现实意义。基层档案室编研工作开展不普遍，如嘉兴地、县级机关档案室开展编研工作的，不足10%。一些已着手开展档案编研工作的档案室，往往只是为了应付达标升级，而编出一些粗糙的资料汇编。
当然，造成这种局面有多方面的原因，如编研人员力量，开发利用工作条件等因素。但是，综观全局，特别是从机构设置看，“局辖馆”模式存在明显的局限性和不足之处。以嘉兴市档案局为例，机构改革前，局下设办公室、监督指导科、档案馆。原则上，科对外，馆对内，办公室协调。馆下面设收集保管部、信息开发部、技术保管部。由于信息开发部是档案馆下面的一个部门，而档案馆原则上负责馆内档案资料的“收管用”，所以信息开发部基本上只是开展馆藏信息的开发，开发具有较为明显的局限性。而具有监督指导职能的监督指导科，虽然可以而且应该对市级机关、市直企事业单位和市、县级档案馆工作进行监督指导，特别是对它们的档案信息开发工作进行监督指导，但是由于监督指导科工作面广量大，人手有限，最多时也仅为五人，不可能就档案信息开发投入很多时间和主要力量，从而也就不可能有效地组织、协调全地区档案馆、机关企事业单位档案室全方位、立体开发档案信息资源。由此而造成这样一个局面，信息开发部有力量，但是与机关、企事业单位档案室严重脱节，只能局限在馆内的“历史”档案上，用武之地狭窄，即使编点东西，也不一定很受欢迎。
这次机构改革，嘉兴市档案局采取“局即馆”模式，一个机构，二块牌子，履行两种职能，局（馆）内设四个职能处室：办公室、监督指导处、收集保管处、信息开发处。档案信息开发工作，由局（馆）内设的一个能协调局（馆）内外的专门职能部门负责。信息开发处不仅要负责本局（馆）馆藏档案资料的开发，而且还要协调全市档案馆、市级机关和市直企事业单位档案室的信息开发工作。这个体制，使档案信息开发利用工作关系前所未有地顺畅起来，为今后全方位、立体开发档案信息资源奠定了新基础。
二
“局即馆”模式，为档案部门走向社会规划出了总体框架。但是，真正要使档案部门走出封闭的樊篱，必须面向档案室，开发馆室档案资源，服务于火热的现实生活。只有通过高水平的档案信息开发，促进、推动、服务社会进步，才能使档案部门在社会大家庭里以自己独特的作为赢得应有的地位。
新形势下的档案信息开发工作，是档案部门以经济建设为中心，服务经济建设和社会进步这个大局下的信息开发工作。因此，要努力实现“三个转变”。
1.从零星开发向有序的系统型开发转变。系统型开发，在时间周期上，有不同跨度的规划、计划，提出明确的工作目标和切实可行的工作方案；在课题内容方面，既有综合性的课题，也有专题性的课题。
2.从盲目开发向突出重点、兼顾全面的参与型开发转变。以往的一些编研工作，确定课题时缺乏严密、科学的可行性论证，致使开发工作针对性不强，服务效果不尽理想。参与型开发，就是根据社会各个不同时期的不同需要，以及某一时期的中心工作、热点问题，集中力量定题定向开发，通过点面结合开发档案信息，了解社会、服务社会。
3.从低效开发向经济效益、社会效益兼顾的效益型开发转变。在社会主义市场经济大环境、大背景下开发档案信息，不可能也不应该游离于市场经济基本准则之外，再也不能“书一出，奖一评，库房里一放”就一了百了、万事大吉。任何课题的确立，成果的取得，都要以能否满足社会需要为前提，以能否通过市场检验、社会检验为标准。效益决定开发工作的存在和发展。只有将追求较好的社会效益、经济效益视为工作目标，才能使有限的档案信息资源，特别是有限的开发能力，得到合理的配置，并为今后健康、稳步的发展创造条件。
三
实现上述转变，要争取在五个方面有所突破。
1.解放思想，更新观念。市场经济打破了档案部门因循守旧的工作模式，打乱了在计划经济体制下和公有制一统天下时形成的僵化的思维定势、生硬的工作态度、简单的工作方式，新形势下从事档案信息开发工作，必须适应市场变化特征，满足市场变化需要，从传统的封闭保守、满足现状、求稳怕险的思想中解放出来，培养具有参与意识、效益意识、竞争意识的现代档案工作者。
2.培养人才，组建队伍。编研工作周期长、见效慢，从确定课题，着手收集材料，到编辑出版、提供利用，不仅时间长、工作细，要“坐得住、钻得进”，而且要求严、任务重，必须“能创新、跳得出”。因此，要造就一支创造型人才、再现型人才和组织型人才等多种人才有机结合的档案编研队伍。还要注重培养课题带头人，挑选具有开拓创新精神、市场意识和效益观念强、业务熟练、有责任心的干部和担任课题负责人。
3.建设开发网络。档案机构改革后，档案信息开发工作能否顺利地开展起来，一个重要的条件，就是能否组建好一个以档案局信息开发处为中心，以机关、企事业单位档案室为基础，以信息部门为外围的档案信息开发网络。信息开发处，应该是一个地区档案信息开发的指挥和协调中心。机关、企事业单位档案室参与联合编研，不仅为档案信息开发提供了人力、物力支持，还从根本上解决了以往编研成果与现实工作脱节的问题。
现阶段网络建设，可首先确立一批重点单位，如市委办、市府办、改制后的控股公司等单位档案室为网络成员，定期活动，探讨确立一、二个当前社会热点课题，联合协作开发。此外，网络建设不应排除与所在地区的图书、情报、信息等其他系统信息网络的联系，要与它们建立并保持良好的协作关系，以便优势互补、信息共享、联合开发。
4.建立制度，实行规范开发。档案信息的“全方位，立体开发”，是需要多个单位在不同利益的前提下，动用一定的人力物力财力，较长时间集体协作的共同行为，必须建立一定的规章制度，规范约束联合开发这一集体行为。这些制度应包括：主编负责制度、协作单位联席会议制度、利益共享风险共担制度、实施课题开发工作制度、确立课题可行性论证制度等等，通过一系列开发制度的确立并在实施中得以不断的完善，消除档案信息开发中的随意性、不确定性和盲目性，确保开发工作始终处于有章可循，规范、科学、正常的运行之中。
5.加强档案信息开发的宣传工作。宣传档案信息开发，对于扩大档案信息工作的社会影响，树立档案编研部门良好的社会形象，促进档案编研成果的广泛传播和有效使用，从而使档案资源开发工作获得外界的有力支持和配合，具有十分重要的意义。通过对课题可行性论证的报导，编研成果的新闻发布，利用编研成果取得显著效益的典型事例的宣传等等，在全社会形成“档案资源是社会持续进步必须大力开发的重要资源”这一共识，使档案部门在开发档案，参与经济，服务社会过程中成为经济建设和社会进步优先发展的信息产业部门。