浅谈高校公文发文字号中嵌字编写的规范化
曹少朋
（河北金融学院，河北 保定 071051）
摘 要： 当前高校公文发文字号中普遍使用嵌字，但却存在诸多不规范之处。在深入分析高校公文嵌字使用必要性及其问题的基础上，通过遵循行文逻辑、统一使用标准、提高相关人员重视程度和业务能力，从而提高高校公文发文字号中嵌字编写的规范化水平。
关键词： 高校公文；发文字号；嵌字；规范化
根据《党政机关公文处理工作条例》（下简称“《条例》”）的规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”，即发文字号“三要素”。可以说，发文字号是一份公文的“身份标识”，通过发文字号可以对发文单位、发文事项、发文顺序等一目了然。在公文制发具体实践中，发文机关代字与年份之间大多存在“发”、“通”、“字”、“呈”、“函”等发文字号三要素之外的嵌字，《条例》并对此用法未作明确交代。高校公文制发中对嵌字的使用也较为广泛，但在嵌字的拟制和编写上却存在着随意、混乱、错误等不规范现象。本文拟就当前高校公文发文字号中嵌字使用必要性、编制中存在的问题以及如何规范嵌字使用进行探讨。
一、发文字号中使用嵌字的必要性
1.便于公文处理和管理
2.1.5 提取方式的考察 称取上述浸膏粉末2份，分别加入30%乙醇25 mL，密塞，称重，分别超声和回流30 min，放冷，再称重，用30%乙醇补足重量，摇匀，滤过，取续滤液，即得。见表3。
公文发文字号中的嵌字是进行公文管理的重要项目，它标明了公文在形成过程中的类属和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。发文单位通过发文字号中的嵌字可方便对所发文件进行分类管理，防止公文混乱和丢失，为发文单位立卷归档、检索查找提供依据。收文单位可根据来文的发文字号嵌字进行分类登记、传阅批办，也便于日后的保管和利用。
2.标示公文文种和内容
下行文一般用嵌字“发”，上行文一般用嵌字“呈”、“请”，平行文一般用嵌字“函”，通过查看发文字号中的嵌字使用，对行文方向做到一目了然。标示文种的嵌字有“复”、“通”等，“复”表示批复，“通”表示通知。标示公文内容特征或文稿代拟部门的嵌字，如“干”表示公文的内容与干部人事任免相关，“教”表示公文内容是与教学相关或文稿代拟部门为教务处或其他与教学相关的单位。此类嵌字的使用可以提高文件的针对性，使收文机构或检索人一看便知其内容类别。
2.“字”字使用混乱
目前，高校公文制发规范化水平与政府机关相比还有不少差距，正确编写高校公文发文字号中的嵌字，对充实高校公文内容、完善高校公文形式、促进高校公文办理、提高高校公文执行力度等具有重意义，也是高校公文制发工作科学化、规范化的应有之义。
二、高校公文发文字号中嵌字编写的不规范现状
不同高校针对同类事务发布的公文其发文字号不统一，如某高校发布的《本科学生学籍管理规定》（X大教字〔2017〕37号），发文字号嵌字为“教字”，而另一高校有关本科生学籍管理规定的文件《本科生学籍管理规定（修订）》（X大本字〔2018〕21号）则选用“本字”，另有多所高校选用“学”字或以“X大校发”等形式发文。高校公文中嵌字使用的随意、混乱程度可见一斑。
公文学界对嵌字的选用并无统一定论，争论主要集中在：一是嵌字使用是否必要。反对使用嵌字的观点认为应严格按照《条例》规定，只使用“发文机关代字”“年份”“发文顺序号”三个组成要素，不必嵌入“发”“字”等嵌字；赞同使用者则认为从我国公文使用现状来看，上到中央下到地方多数公文发文字号都使用嵌字，嵌字的使用已成为一种普遍现象，使用嵌字以规范发文字号编制确有必要。二是对嵌字的理解不同。如对“字”的使用说法很多：有人认为“字”字毫无作用，实属赘疣；也有观点认为“字”用以标示公文代拟部门或用于具体事务，其发文对象可以是上级机关，也可以是平行和下级机关，其使用可便于发文量大的单位管理公文。另如对上行文中的嵌字如何选用，理论探讨和实践操作中也很不统一，有的用“呈”、“文”，也有的用“请”。三是应否完全参照国务院公文格式。国务院公开的公文中发文字号有“令”“国发”、“国函”“国发明电”“国办发”“国办函”、“国办发明电”七种，行文方向以下行文形式为主。下级党政机关或高校在制发下行文时固然可参照国务院做法，然而在制发请示、报告等上行文时就没有了参考标准。
新媒体对当代大学生的日常学习和生活产生了重要的影响，为了切实掌握当下新媒体对大学生的影响程度，部分教育工作者会同相关学者进行了调研。调查范围是我国西部地区某市的一所综合大学、一所医科大学、一所师范学院，调查对象是这些高校的不同专业、不同学历层次的学生。调查结果发现，在当今的高校学生中，电脑和智能手机的普及率很高，电脑普及率达到了95.32%，智能手机为100%。
某学院向上级主管部门报送的请示、报告等文件的发文字号都选用嵌字“函”，如《X学院关于精品课的请示》（X院函〔2018〕23号），且发文机关标识为“X学院文件”，发文字号居中排列。其实“函”作为专用词，其使用是有特定格式要求的，《条例》中对“函”的定义为“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。同时，作为《条例》的配套解释《党政机关公文格式》（下简称“《格式》”）也明确规定，信函格式的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。因此，发文字号中的“函”字与信函格式公文是一体并存的。以学校文件形式向有隶属关系的上级主管部门报送请示、报告等公文，其发文字号选用嵌字“函”实为不妥。
3.推进公文制发工作的规范化
“字”多用于机关下属的职能、业务部门，发文性质属于局部事务或职能性发文，针对具体事务。而某大学无论是全校性事务发文还是局部事务性发文的发文字号都嵌入“字”，如校字、校党字、校办字，且发文字号中未使用发文单位“某大学”的机关代字，而统一用“校”字代替。从发文字号判断，不能体现校级层面发文与内设部门职能性发文的区别，发文机关代字编写不明晰也会造成对外行文或引用相关文件时难以辨别发文机关。某高校《X大学收费管理办法》（X大财字〔2017〕25号），发文字号中的嵌字为“财字”，可以据此判断此文件内容涉及学校财务部门或财务管理相关工作；而此高校另一文件《X大学学术委员会章程》（X大字〔2014〕26号），发文字号中的嵌字只有一个“字”字，单独看发文字号很难判断公文内容或发文机关，起不到提示作用。
3.嵌字选用随意
1.上行文嵌字错用
4.混杂并用
2.学理上有争论
发文字号中的嵌字“发”多用于普发性的下行文，而发文字号中若嵌入“发”字则不宜再增加其它嵌字。但部分高校却并用“发”和“字”两个嵌字，如《X大学合同管理办法（试行）》（X大字发〔2018〕146号）、《关于启用“X大学督查室”印章的通知》（X大发字〔2018〕2号）。“字”、“发”其作用各不相同，在编制发文字号时不能混淆甚至并用。另有高校函件的发文字号使用“X大函字”，既用“函”又用“字”，就显得多余累赘，读起来也不顺口。
三、高校不规范选用嵌字的原因分析
1.上级未明确规定
部分高校领导和文书工作者平时不注重对公文制发工作业务和理论知识的学习研究，对公文制发工作不重视，甚至只审内容不审格式，这也是导致目前高校公文中嵌字使用不规范的重要原因。
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工程建设前期准备工作会影响使用过程中的具体状况。工程质量是决定工程是否合格的关键。农田水利工程对工程质量要求十分严格。判定工程建设是否合格一般通过两个环节，即实际应用与监督管理。实际应用情况多与工程本身或自然因素有关。监督管理一般是针对工程建设过程中材料选择、工程步骤监控、质量评定等方面。
江南地区经过长期的发展形成了一批具有极大号召力的景观，它们成为区域内乃至全国的重要旅游吸引物，以致康、乾二帝在南巡过程中反复前往游览，并通过赋诗、题联赐匾等方式不断吟咏。对江南景观的吸引力进行研究，可以进一步了解康、乾二帝选择游览景观的审美标准，从而揭示江南地区景观的特色与魅力。
但她何以这样的像她呢？这个容态，还保留十四岁时候的余影，难道就是她自己吗？她为什么不会到上海来呢？是她！天下有这样容貌完全相同的人吗？不知她认出了我没有……我应该问问她了。
3.延续公文制发传统
每所高校公文制发工作经过长期实践，已形成惯例或传统，校内各单位也已习惯，因此很多高校文书工作者在编写嵌字时会倚重过往经验而因袭陈规，甚至在已经发现问题时，也常常囿于强大的工作惯性而放弃做出改变，导致不规范做法长期延续。
4.轻视公文格式的规范
学者们也一直在探索广告投入和研发投入对于企业经营效益的影响。Chu和Keh(2006)在研究中发现，广告投入对于企业价值的影响要大于研发投入。黄晓波、张丽云、黄硕(2018)的研究指出，研发费用和营销费用都具有一定的滞后效应，同时研发费用和营销费用具有一定的互补性。
关于公文发文字号中的嵌字，目前尚无统一规定。《条例》仅规定发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”；《格式》对发文字号的编排位置、数字使用、格式要求等做了较为详细的阐述，但也未提及嵌字如何使用。客观上导致高校公文发文字号中嵌字的使用各行其是、杂乱无章。
四、高校公文发文字号中嵌字选用对策
1.符合行文逻辑
《条例》规定公文主要文种有15种，适合高校使用的文种为“决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要”11 个文种，其中“通知、报告、请示、函、纪要”5 类文种使用频率最高。公文文种是发文字号中嵌字编制的基本前提，高校公文中嵌字的选用首先要能够反映公文文种，如涉及学校全局性、普发类“通知”其嵌字用“发”；“请示”、“报告”类公文用“请”或“呈”，而不能使用有特定格式要求的“函”字；在此大前提下，再根据公文内容确定其他嵌字，如“X大发”、“X大党发”等。
2.统一使用标准
虽然关于嵌字应代表公文内容还是文稿代拟部门简称，学界观点各异。但鉴于高校职能部门相对较少，且多数高校内设机构相似，如党委办公室、行政办公室、组织部、宣传部、学生处、教务处等，其部门代字与内容代字基本契合，这就为统一嵌字编写提供了前提。教育行政主管部门可依此制定统一标准，将高校公文发文字号中嵌字的选用进行统一规范，如涉及教学内容的公文嵌字统一使用“教字”，涉及人事人才工作的文件发文字号嵌字统一使用“人字”，学生管理相关的文件则统一选用“学字”。
2390 如图，已知⊙O上四点A、B、C、D，BA交CD于E，AC交BD于F，EF交⊙O于H、G，K为EF中点，以点A、K、C作圆交EG于T，求证：HF=TG．
3.提高办文人员水平
高校公文是高校机关履行职能、组织管理、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。高校中所有从事行政管理工作的人员都应掌握基本的公文处理常识和知识，这是从事行政管理工作的基本要求。一是提高领导重视程度。要确保公文发文字号嵌字的规范化，领导重视是关键；领导作为部门、高校主要负责人，也是公文审阅、签批的主要实践者，领导知晓公文处理知识，重视公文制发工作，才能切实把好审核关，提升公文制发水平。二是提高办文人员素质。办文人员是高校公文制发的直接经手人，只有熟练掌握公文制发知识和技能，严格按照规范化程序和公文制发规律处理公文，才能确保发文字号嵌字使用规范、标准，提升公文质量。
五、结语
发文字号中的嵌字是当前高校公文格式必不可少的“第四要素”，嵌字选用规范与否直接反映了一所高校公文质量的高低，甚至也体现着一所高校的行政管理能力和水平。通过严格遵循公文制发规律，规范统一使用标准、提高领导重视程度、提升办文人员业务水平，方能促进高校公文制发工作的科学化、制度化、规范化。
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中图分类号： G647；C931
文献标识码： A
文章编号： 2095-9052（2019）06-0176-02
收稿日期： 2019-4-24
作者简介： 曹少朋（1989—），男，河北曲阳人，助教，硕士，主要从事行政管理，应用文写作研究
责任编辑：林丽华