安徽省电子文件中心建设的思路与做法，本文主要内容关键词为：安徽省论文,思路论文,做法论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2004年10月，安徽省率先启动省级电子文件中心建设，得到了国家档案局、安徽省委省政府的充分肯定，也得到了社会各界的热情关注。国务院信息化工作办公室通知安徽省信息办专门报送了案例材料，以下结合实际，谈谈项目建设的思路和基本情况。
主张
电子文件是办公自动化的产物，安徽省电子文件中心是在安徽省电子政务和办公自动化整体推进的背景下立项和启动建设的。安徽省党政专网平台初步建成，分南、北两环纵向连接全省17个市，构成155兆电子政务主干传输网络。合肥市区已建成省级党政部门城域专网，68个省直单位实现高速互联，58个省直部门建立了内部局域网，推行了办公自动化。据省档案局调查，省直绝大多数单位都已形成电子文件。2003年度抽样统计，平均年形成电子公文825份，形成的电子公文数量占公文总数的60%。2005年度抽样统计，实现文档一体化的单位年平均形成电子文件2267份。
电子文件深刻地影响着公务活动和档案管理，人们普遍认识到电子文件带来的挑战，而真正的挑战是普遍性的准备不充分。从统计和调研的情况看，问题明显，亟待解决。如，信息割据——行业、部门过多考量自身需求，信息系统不能相互融合，电子文件资源不能共享；管理失范——电子文件形成、捕获、管理、利用等业务流程各行其是，质量要求“五花八门”；流向不明——多头管理，责任主体错位、缺位，一些非职能部门争着要建立“电子文库”，档案部门却没有及时跟进；缺乏保障——现有体制、机制和技术应用度，难以保障电子文件的完整、真实、有效；没有接轨——电子文件管理的一些国际标准很少引入我们的实践，对国外经典案例没能充分地研究和借鉴。
如何应对电子文件管理面临的挑战？我们在反复思考与广泛讨论的基础上，从实际出发，提出了建设电子文件中心的主张。其主要动议归结为以下几个方面：
(1)管理电子文件，履行法定职能。我们认为档案部门是实施电子文件集中统一管理的责任主体，今天的电子文件就是明天的电子档案。档案馆保存包括电子文件在内的各类档案是法律赋予的神圣职责。
(2)实施信息化带动策略，转变工作方式。“十五”期间，安徽省提出了档案事业发展两大战略，一是非均衡发展战略，二是信息化带动战略。近年来，安徽省又提出了档案工作“四变”思路，其中一变就是变传统管理为现代化管理，建立电子文件中心是实施这一策略和思路的重要举措。
(3)整合国家信息资源，维护国家利益。通过建立电子文件中心，明确电子文件的归属和流向，防止信息的“跑、冒、滴、漏”，保障国家信息资源的完整与安全，维护国家战略利益。电子文件资源整合后，也有利于发挥信息利用的规模效益。
(4)参与“数字安徽”建设，提供优质服务。2003年，安徽省启动了“数字安徽”建设，电子文件管理是“数字安徽”建设必不可少的组成部分，缺少电子文件中心项目，“数字安徽”是不完整的。档案部门通过建立电子文件中心，可以为安徽加快发展，奋力崛起，全面建设小康社会提供更加优质高效的服务。
(5)加入国际国内生动实践，先行一步。为了应对电子文件管理挑战，国际档案界、学术界和相关组织不约而同地开展了丰富多彩的实践。这里面既有国际性组织或项目，如ISO TC46信息与文献委员会、永久保护真实的电子文件国际合作项目，也有一些地区性项目，如欧盟电子文件管理需求模型，还有国家和地方组织，如美国的ERA（电子文件档案馆）项目、澳大利亚VERS（维多利亚电子文件策略）等。我国一些地、县级档案部门也相继启动了电子文件中心建设，但其管理水平和技术水平与国际项目相比，存在着相当大的差距，作为省级档案部门，我们认为有必要站在高一些的起点上，先行一步，为我国电子文件中心建设做有益探索。
运筹
在档案信息化建设总体安排上，我们坚持“两步走”。近年来，一些地区相继建设数字档案馆。我们认为，数字档案馆是档案信息化建设的高级形式，从安徽省国民经济和社会信息化发展进程看，建设数字档案馆的时机还不成熟，数字档案馆建设只能列入中长期目标。“两步走”就是先确立和实现近期目标，建立分布式档案基础数据库和电子文件中心，然后，在此基础上建设数字档案馆。电子文件中心建设正是在全省档案信息化建设总体规划下，适时立项和运筹的。
(1)定位目标。档案部门提出和建立电子文件中心，不能就电子文件谈电子档案，就其档案属性谈归档诉求，我们必须融入区域信息化和电子政务建设，从大的格局审视我们的项目定位，因此，安徽省电子文件中心致力于实现两大目标，一是实现资源共享（包括政府信息公开），对省直单位政务活动中产生的，对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等电子信息，实行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范，安全保密，充分共享，为党政机关办公、决策提供利用服务，为社会公众查询公开的政务信息提供一站式服务。二是保存数字遗产，保障电子文件完整、真实、有效，使得在电子政务和办公自动化环境中生成的电子文件像纸质文件一样得到永久保存。
(2)设计架构。围绕实现上述目标，局（馆）主要负责同志提出了“两个架构”的总体设计，即建立组织架构和技术架构。在项目人才库建设上，突破地区选人、突破行业选人。成立标准起草、方案修订、综合保障、协调联络和科研等5个小组。吸收了安徽大学管理学院档案系、省经济信息中心、合肥工业大学档案馆、安徽农业大学图书馆等多方面专家参加。与北大方正技术研究院、中国人民大学信息资源管理学院实行全面合作。在国家档案局的指导下，项目充分借鉴和吸收国内外优秀成果。
(3)谋势造势。古人云“善弈者谋势，不善弈者谋子。”电子文件中心是信息化领域，也是档案管理领域一个全新的组织形式和管理形式，为避免“光打雷不下雨”、“只开花不结果”，我们高调宣传档案部门的主体地位，在《安徽信息化》和“数字安徽”网站陈述电子文件中心建设的必要性、可行性，积极汇报，争取领导支持，为电子文件中心做出批示和揭牌，利用各种机会，争取部门配合，将电子文件中心建设纳入信息化总体规划和财政预算，造成不可逆转之势。
进程
电子文件中心酝酿、准备、立项、启动，一路走来。 2003年，我们在芜湖市新芜区安排了区直机关电子文件管理试点。2004年，对100多个省直机关进行了电子文件管理情况调查。2005年电子文件中心项目正式启动。2月，电子文件中心项目通过专家论证。3月，省档案局向省政府报送了《关于将档案信息化列入“数字安徽”建设的请示》。4月间，常务副省长、省政府秘书长分别做出重要批示。5月，“数字安徽”建设工作领导小组第二次会议正式增补省档案局为“数字安徽”建设工作领导小组成员单位。6月，省政府信息化工作办公室明确将电子文件中心项目列入“数字安徽”建设重点调度项目。8月，省财政厅、省信息产业厅印发文件，分配15万元项目引导资金。10月19日，安徽省电子文件中心建设启动仪式在省档案局举行，省委、省政府分管领导出席会议并揭牌。12月，省长办公会议做出决定，投资300万元用于项目建设。2006年5月，电子文件中心项目骨干成员承担的行业标准《电子文件管理细则》，被正式批准立项。年内，电子文件中心将完成一期工程招标。
安徽省电子文件中心从总体上分三个阶段建设： 2006～2007年，主要任务是制定政策框架，发布相应标准，建设基础设施，开发应用系统。对办公自动化和文档一体化较好的30家省直单位形成的电子公文进行收集，初步建立电子文件数据库，集中管理，提供利用。 2008年，主要任务是对属于档案馆接受范围的所有省直单位形成的电子公文，以及其他对国家和社会具有保存价值、应当作为档案保存的电子文件进行收集，丰富电子文件数据库，中心基本建成。2008～2010年，与逐步建立起来的市、县二级电子文件中心连接，中心数据与安徽省分布式档案基础数据库整合，实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理和利用。
路由
综合国内外电子文件项目建设，我们认为从技术路线上可以划分为两种基本类型：一是事件主导型，特点是基于满足当前业务需要，基于特定工作流，基于开发经验，基于当前的可用技术，结果是形成个案——不具备普适性，生命周期短。二是标准引导型，特点是基于知识体系，基于广域的经验总结与升华，基于历史、现实、未来的连续考量，结果是形成标准体系——具备普适性，可持续、可维护。
面临两种不同的技术路线，安徽省电子文件中心何去何从？我们组织局（馆）内外各方面力量，对国际国内项目进行了全面研究，重点对影响较大的ERA和VERS两大项目进行了深入的比较研究，并最终借鉴了VERS模式。
选择这一路由，归因于VERS特色理论、技术与成功实践，以及它与安徽省电子文件中心建设需求与目标的契合。第一，VERS是世界领先的解决方案，正如维多利亚公共档案馆在网站欢迎信息中所称，它使用了最新技术、基于最前沿的理论和方法。如：基于文件连续体理论，XML技术，封装（元数据和文档内容被按照洋葱结构打包成单一对象，从而保证电子文件的完整性、有效性、长久可读性），可扩展方案，电子签名，电子文件可以包容多文档内容，关联（通过不同关联描述将多份单个文件联系在一起）等。第二，VERS风雨十年，接受了实践的检验。VERS于1995年开展《永久保存电子文件》课题研究。1998年，维多利亚公共档案馆、（澳大利亚）联邦科学与工业研究组织、安永公司成功开发VERS专门演示系统。1999年5月，州基础设施厅投入480万元，开展试点，用三年时间成功封装VEO格式。2004年3月，州司法厅施行VERS一致性输出获成功。2004年开始，分三步在全部州属单位推广应用VERS标准。由于VERS的成功实施，2005年维多利亚公共档案馆顺利展开第二阶段计划，开始建设“数字档案馆”。第三，VERS以标准化建设为核心，通过制定标准集，为电子文件从机关形成到档案馆集中归档，制定了一揽子解决方案。比较而言，ERA也制定和采用了一些标准，但总体上说是通过对系统的优化设计和考察开发商的成熟性来保障项目达标的。VERS一开始就着眼于项目的可移植性，它公开欢迎世界范围的档案机构采用VERS方法和标准，并提供评论和建议。2000年4月，VERS 1.0版发布，内含一个标准三个规范。2003年7月，VERS2.0版发布，升级为一个标准五个规范。为了VERS标准的推广应用，维多利亚公共档案馆成立了技术服务中心，通过认证程序支持软件和服务供应商开发应用产品，保证VERS与国家标准、国际标准同步发展，负责各阶段专家应答服务，及最终用户培训。至2005年年底，维多利亚公共档案馆已按VERS标准接收了20GB的电子文件。
从技术路线上说，安徽省电子文件中心将借鉴VERS经验，坚持标准先行，分阶段实施。同步起草中的《电子文件管理细则》，将从电子文件元数据方案、长期保存格式、基于XML的对象封装、移交与接收一致性要求等多个侧面全面规范对电子文件的管理。
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