摘要：近些年来，各级档案部门面向利用者积极主动地提供利用档案，在为领导决策、编史修志、经济建设等方面发挥的作用是毋庸置疑，显而易见的。而从系统的角度出发，档案信息资源的研发，又是一项社会性的工作。目前，鉴于社会对档案和档案部门了解甚少，以至于档案信息资源的开发尚未能引起社会的广泛注意和足够重视。加之档案信息在运行中的加工处理程度和传输渠道等方面，还有一些问题有待于很好地加以解决，所以档案信息资源的开发，仍是一项难度系数很高的“大工程”。如何正确筛选和大力发掘蕴含于档案中的可利用价值，提供社会利用，发挥社会效益，更是一篇一显身手的“大文章”。
关键词：规范化管理；信息服务；策略
一 档案规范化管理的实现，可以通过以下策略加以保障：
1.1抓好档案管理制度落实
档案规范化管理，要以完善的档案管理制度为基础。只有建立健全档案工作规章制度，才能保证档案工作规范化的有效实施。档案管理制度首先应做到：对已有制度的不断完善，对缺失制度的及时补充，对新增工作内容的制度配套。不断制定和完善档案规章制度，使档案工作有章可循、有法可依。其次，提高档案制度的执行力。规章制度不应束之高阁，档案工作各个环节都应严格按照制度的标准执行。最后，要构建档案管理工作网络。档案工作管理网络的建立，有利于形成各部门多管齐下、各司其职、多角度、全方位的档案管理格局，真正将档案制度落到实处。
1.2加强公文制发流程管理
档案大部分是由公文转化而来，公文制发的质量直接影响档案的规范化水平。加强公文制发流程管理，能有效提高公文的整体质量。公文制发流程管理应把握三个方面：一是公文签发手续要齐全。发文手续需经相关人员审批签字，发文稿签的内容填写要齐全完整。二是公文格式要规范。制作公文时不能自降标准或“差不多”就行，每个细节都应严格按照国家规定的公文格式规范执行。三是归档前要严格检查公文细节。如：底稿与正文是否相符、有无公章、日期、笔墨纸张使用是否规范、有无破损等，确保归档公文的质量，提高档案的规范化水平。
1.3严格遵守立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作规范化的最大障碍。因此，立卷归档应遵循 “以我为主”原则。另外，还要把握三个特性：一是时效性。完成现行文件阶段任务是立卷归档的前提，只有达成目前文件任务才可以立卷归档。二是完整性。归档工作中，既要把握重点，分清主次，严把入口关，更要注意防止应归档文件的散失，要做到“应收尽收、应归尽归”。三是实用性。立卷过程中，把同类并具有内在联系的文件材料放在一起，保持同一问题的完整性和连续性，使归档后的档案既完整又不重复，以提高档案的利用效率。
二 档案信息服务
2.1档案信息服务含义
档案信息服务从广义上讲，指的是档案信息机构整个的业务工作。即所有为了促进档案信息流通，加快档案信息传播，提高档案信息利用率，便于利用者获取档案信息所进行的各项活动。狭义上讲，是指档案馆（室）工作人员根据利用者的档案信息需求，组织利用者获取和利用档案信息的工作。
2.2档案信息服务系统构成要素
档案信息服务系统由档案信息服务对象――利用者、档案信息服务人员――档案工作者、档案信息服务设施、档案信息服务方法、档案信息服务资源构成。利用者是档案信息服务的客体，是档案信息服务存在的原动力；档案工作者是档案信息服务的主体，包括相关的业务人员与服务人员；档案信息服务设施是档案信息服务工作的物质条件；服务方法与信息资源分别是档案信息服务实现的前提与工作对象。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.3档案信息服务模式
（一）档案信息服务模式含义
模式是某类问题的方法论，是问题解决方案的核心，管理理念的具体化，是一种被组织和社会所认同与接纳的管理法则，好的模式可以用效益去审视、评价。从系统论角度看，模式不仅是指由理念、组织方式、技术以及多种物质要素构成的具有一定功能的有机整体，是对组成要素及其基本关系的描述，也是诸要素之间相互作用、推进其运行变化的动态过程系统。档案信息服务模式是指在档案信息服务理念这种精神的支配下，通过制定一系列档案信息服务制度，来规范档案信息服务机构的运行与档案信息利用者的行为，使社会档案信息需求与供给达到平衡状态的一种档案信息服务系统运作状态。档案信息服务模式一旦建立并发挥作用，就会对档案信息服务工作形成潜在的、持久的约束，使档案信息服务工作的各方面在服务模式的规范下有序开展，但是，档案信息服务模式又不是持久不变的，它必将随着社会实践这个大的运行环境的变化而变化。
（二）档案信息服务模式的构成
服务理念是理念的子概念。理念的产生源于哲学。理念是人对于不同事物从自身角度出发确认定下来的正确看法，并用于指导人们的行为实践，理念是一种意识。需要强调的是，理念本身有正确的和错误之分，理念是行为人自身拥有并认为正确的看法，并不代表其本身真的正确。
从理论与实践两个方面看，服务理念对于档案信息服务部门的意义在于它是档案信息服务部门行为最本源的东西，与其行为有着因果关系，服务理念是因，行为是果；服务理念是行为的主导，行为是服务理念的实现，服务理念决定档案信息服务部门的存在与发展，是一种精神，这个精神自然还要支配服务制度的制定。档案信息服务部门的规模越庞大，服务理念的重要性就越突出；档案信息服务部门行为的一致性要求越高，对服务理念的依赖性就越大。没有正确的服务理念，档案信息服务部门越是努力其损失就越大。
三 以提高档案管理水平为手段，为迅速、准确提供档案信息服务
3.1科技开发是释放档案价值的基本途径
开发档案信息资源必须有开发的能力和手段。作为科技档案重要组成部分的档案开发利用，离不开科学技术。
长期以来，档案的提供利用基本上是守株待兔式的被动服务方式，致使档案成为死资料而不是活信息。在市场经济条件下，这样的工作方式和观念，远远不能适应城市现代化管理的需要，必须变被动为主动，以积极开发，主动服务的新方式向全社会提供迅捷的高质量的档案信息服务。
众所周知，任何信息都有一个共同的特性，即传输性。如果传输渠道愈多愈畅通，档案信息就愈能得到社会的广泛利用，因此，加强档案网络建设，建立规范的档案目录中心，可以由档案主管部门牵头，实行上下左右的纵横联系，最终实现电脑联网，形成集约化服务中心。这个中心在开展咨询服务的同时，又可对社会各方面档案需求情况进行深入调查研究，做出科学分析预测，搞好档案信息的调度工作，以便发挥网络群体的优势，实现档案信息资源的整体开发、综合利用。
3.2强化信息处理、完善传递手段
在丰富档案信息资源，完善馆藏结构，使之达到门类齐全、层次多样、结构合理，范围广泛的基础上，要着力改进和完善传递手段，实现将浩如东海的档案信息从无序状态到有序状态的飞跃，使之科学实用，一方面要着重加强档案著录，完善科学检索系统。同时积极应用计算机技术建立自动化的档案信息检索体系，逐步实现以机检代替手检，提高档案传递效率。另一方面，要大力加强档案编研工作，系统提供档案信息，为更有利于检索和提高查全率、查准率，对档案信息进行筛选、分析、加工、综合整理，便于档案信息系统化、精练化。同时更好地改善服务条件，实现利用效果，最终达到：在服务范围上，由单纯的内向型向内外结合型转变；在服务内容上，要有档案的实体管理型向信息管理型转变；在服务方式上，由被动应付的“守摊式”，向主动介绍的“开发式”转变；在服务层次上，由原件提供的低层次转向筛选、综合、提炼、浓缩的高层次开发上来。
总之，随着信息社会的到来，档案信息资源的潜在生产力将会被越来越多的人们所认识，将会得到越来越广泛的开发利用，更好地造福国家和人民。
论文作者:张津
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/23
标签：档案论文; 信息服务论文; 信息论文; 工作论文; 公文论文; 服务理念论文; 信息资源论文; 《基层建设》2019年第13期论文;