摘 要：在办公室的工作当中，秘书的位置非常重要，秘书在处理办公室的事务当中起着非常重要的作用。首先，秘书要进行文件的处理，也要进行办公室的工作运行管理和为决策者服务等，在工作时，秘书的工作非常复杂，并且需要承担很多的工作量，所以在秘书的工作当中，要努力提高自身的工作效率，才可以使企业的运行速度得以加快，从而使企业在市场当中有着绝对的优势地位，所以企业要根据自身的特点制定合理的策略，使秘书的工作效率能够得以提高。
关键词：办公室；文秘工作效率；提高策略
1 提高办公室秘书工作效率的重要性和必要性
1.1 有效地优化企业内部的管理模式，使企业向创新型企业发展
在经济快速发展的市场条件下，企业要想得到发展，就要努力提高自身的竞争力，在企业内部要不断的优化企业管理的制度，才可以使企业的运行速度得以加快，从而在市场当中有着足够的竞争力。在企业内部，有许多的业务在同时进行，而办公室在企业当中承担着一个重要的枢纽作用。所以努力提高办公室的工作效率，才可以使企业整体内部的运行速度加快，办公室的工作影响着整个企业的运行进度，企业内部要通过对自身管理政策的改革，使办公室内部的工作效率可以提升。而办公室的秘书在办公室当中起到一个交接的作用，他通过会聚其他部门的各项信息然后向办公室内传达。通过信息的传达使决策者能够做出决策，从而为企业的发展指明方向。在办公室秘书的工作过程当中，秘书不仅要有强大的信息管理能力，也需要高度管理好自己的工作方式。当办公室内秘书的工作效率得以提高时，会使整个企业的运行得以加快，所以要努力提高办公室内秘书的工作效率，促使企业向创新型企业发展。
1.2 可以使企业办公室内的工作得以高效完成
在企业内部，办公室承担着一个上传下达的作用，可以将领导层和员工都联系起来，通过自身的协调组织能力，以及信息的传达能力和处理能力来解决企业内部的难题。办公室秘书可以使办公室里的工作能够得以快速而且高效的进行，办公室内秘书的工作，不仅要进行信息的传达，还要将各部门的员工联合起来，共同为企业服务，只有各个部门之间的员工关系融合发展，才可以使工作能够顺利的进行，所以要努力提高办公室内秘书的工作水平，这样才可以使各个部门能够整体共同迈着统一步伐前进。
2 文秘人员需要具备的专业精神
合格的办公室文秘人员，必须具备强大的专业精神，一方面，必须严格遵守公司的各项规章制度，控制和把握各种流程中容易出现的问题，及时做好风险性问题的规避，并利用空闲时间提高办公效率和工作质量。另一方面，文秘人员需要控制好时间，特别是在突发情况出现时，应及时拿出解决方案，以避免对企业造成损失和负面影响。此外，文秘人员必须对自己的工作量、工作范畴做出合理的分工，以确保办公室的工作效率得到有效提高。在工作中，文秘人员还必须做到顾全大局，不能做出有损公司利益和名誉的事情，要统筹组织、合理协调，确保各项工作的顺畅进行，为企业业务发展创造更多的价值。
3 提高办公室文秘工作效率的具体策略
3.1 着重强化企事业单位文秘人员的综合素质
（1）提高语言表达与写作能力。企事业单位办公室文秘人员不仅要在职业权限范围内，充当管理人员的军机参谋的角色，为其制定战略决策提供合理化意见，还要承担各类宣传文稿、会议报告与讲座等的撰写工作，妥善处理文件资料，采集信息，为组织对外宣传活动提供必要协助。基于此，基层文秘工作人员应具备优质的文字表达能力与写作阐述能力。而提高写作能力的关键在于常规化学习，高强度的写作训练，培养独立思考能力，深化对各项工作的认知。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆总而言之，企事业单位办公室文秘不仅要具备扎实的文字功底，还需充分了解企业的内部架构与运营概况，将专业理论与实践有机整合，创造出真实且优质的文案作品。（2）养成自主思考的习惯。随着社会主义市场经济的繁荣发展，主流文化内容日趋丰富化，为此，企业办公室文秘要不断提高学习能力，具体如下所述：首先，积极学习企事业单位基础业务的专业理论知识，不断积累与沉淀，完善写作技能水平，强化素质内涵。其次，适当涉猎政治性专业理论，深入学习与市场经济相关的法律知识，了解国家的经济发展方向，准确把控主体市场经济发展规律，进而改善政策专业理论表达水平。最后，深化领导意识，掌握艺术感，充分发挥自身的优势价值。（3）提高协调管理能力。维系基层工作人员的良好关系，促进高效的信息沟通，是衡量办公室文秘人员综合能力的重要指标，也是基层文秘人员必须具备的专业素养。这种综合能力的体现需借助如下行动：（1）工作组织协调能力，既帮助领导协调分配各阶段性发展任务，又平衡拓展业务与经济活动的关系；（2）协调企事业单位各阶层领导组织的关系；（3）协调企事业单位的内部人际关系，做到有理论依据与事实依据的开展工作，提高工作效率。
3.2 树立价值观念，强化服务意识
（1）树立创新意识。作为办公室文秘人员，要顺应时代发展趋势，切实转变思想观念，创新工作模式，并深度剖析本职工作的内涵，通过总结实践经验优化工作手段，全身心的投入工作。同时还需提高自身工作衡量标准，客观认知个体的综合能力，充分发挥文秘人员的职能优势，实现自身经济价值与工作岗位价值的统一。（2）强化风险意识。作为企事业单位的文秘人员，应深刻认知办公室在企业运营体系中发挥着重要作用，积极倡导爱岗敬业精神，严格遵守行业的职业规范，为基层工作倾注充沛的情感。在实际工作过程中，由衷的关心体贴每一位员工，尽可能的了解职工的心理变化与生活近况，为其提供必要的帮助，消除其后顾之忧，为企事业单位的运营创造有利条件。此外，文秘人员还要强化工作作风，顾全大局，在事件处理过程中，综合考量多方面的制约因素，将负面影响降到最低水平。且高度参与公益奉献活动，实现集体利益与个人利益的协调统一。
3.3 协调处理企事业单位基层业务的平衡关系
（1）转变文秘工作的被动局面。对于企事业单位来说，大部分办公室工作需要听从管理决策层的统一差遣。但这并不代表办公室工作是完全被动的，文秘人员作为领导决策层的军事参谋，应当着眼于全局。对此，文秘人员应以集体利益为重，维护企业的运营与社会形象，以企业可持续发展为宗旨组织参与多元化的公共活动。同时文秘人员还要强化自身职责意识，协调处理领导交办的各类事物，不断积累实践经验，摸索规律，以此为基准，监督引导其他职工的工作。（2）协调继承与创新的关系。继承优良传统是万物寻求创新的根本保障，而创新理念也是继承的进一步拓展。文秘人员需在日常工作中，延续以往实践积累与验证的优良工作手段，不断解放思想，创新工作模式。只有保证继承与创新的协调配合，才能开创企业运作的新局面。
结束语：
办公室的秘书工作是企业当中的一个重要职位，所以要努力培养办公室内秘书的工作能力，通过建立考核制度来决定对秘书的奖励或者惩罚。要努力的培养办公室内秘书的工作积极性，通过提高秘书的工作创新能力，使秘书在工作当中能够大胆运用自身的创新思维，为企业的稳步发展提供更好地方向。
参考文献：
[1]王 敏. 办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务，2017（2）.
[2]林先华. 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017（09）.
[3]范华飞. 如何提高办公室文秘工作质量和水平[J].企业改革与管理，2017（12）.
论文作者:黄丽萍
论文发表刊物:《城镇建设》2019年10期
论文发表时间:2019/8/15
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