斯德哥尔摩大会对现代档案学理论与来源原则的探讨，本文主要内容关键词为：斯德哥尔摩论文,会对论文,原则论文,来源论文,学理论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1993年，瑞典国家档案馆为纪念建馆375 周年举行了一系列庆祝活动。其中，9月2日至3 日召开的关于档案学理论与来源原则的学术研讨会及4日召开的小型国际研讨会尤为引人瞩目。 此次大会云集了欧洲档案界的知名专家、学者，来自丹麦、芬兰、法国、德国、荷兰、意大利、西班牙、瑞典等国的代表纷纷阐述了各自的观点，并就共同感兴趣的议题展开了热烈的讨论。
一、来源原则与尊重全宗原则、尊重原始顺序的关系。
法国学者认为起初尊重全宗与尊重原始顺序并不能算为一条原则，只是解决实际问题的一种工作方法而已，19世纪才上升为理论。
荷兰学者认为来源原则与尊重全宗原则、尊重原始顺序之间的关系好比一根藤上的两个瓜，来源原则与尊重全宗原则可归结为同一原则。
意大利学者将来源原则等同于尊重全宗原则，并认为尊重原始顺序不过是来源原则的一个侧面。意大利学者眼中的来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重文件的形成者；从内部来看，是尊重文件的原始顺序。维护文件的原始顺序是档案工作者的职责。无论是纸质文件还是电子文件，档案工作者均须对其实施实体控制和智能控制。
来源原则或尊重全宗原则一开始便被定义为事由原则的对立面。如果依此类推，假设按照原始顺序整理档案并非唯一方法，那么便会引起另一个问题——尊重原始顺序的“反义词”又是什么呢？是否还有其它的办法整理档案？与会者认为也许可以找出更好的办法，但如果打乱了原始顺序，就必须进行重新组合。然而对档案文件进行重组不同于建筑师对旧楼的改造推倒重来。对档案来说，其“灭顶之灾”通常缘于档案工作者自以为是，自认为比前任更有过人之处而任意打乱原始顺序。
会议进而探讨了原始顺序的含义。所谓原始顺序并非针对信息而言，而是指管理活动本身的顺序。如果一个行政机关文件的原始顺序被打乱了，多半是由于机关职能发生了变化而随之建立起新的顺序。按照时间顺序排列案卷通常是以处理事物的先后为序，而非以单份文件为序。也就是说，既可以时间为序，亦可按逻辑顺序排列。在自动化系统中，同一份文件可被目的各不相同的利用者检索、使用。从这个角度来看，电子文件恰好迎合了19世纪现代官僚制度的需要。
与会者提出，或许可以探寻一种相当于全宗或全宗系列的体系。当文件的形成机关的职能发生变化时，这一体系当做怎样的变动？是否因此而改变文件的原始顺序？看来档案界面临许多悬而未决的理论问题。会议认为，解决这些问题的办法也可能产生于非档案界人士，或由“档”内外人士联手共克难关。
二、来源原则与文件的形成者。
会议重点讨论了北欧的第一来源与第二来源的概念。举例来说，当来自不同档案馆的档案构成一个大型的文件组合时，若打乱其原始顺序必定破坏组合体的文献价值。在这种情况下，组织体中的文件便被赋予第二来源。根据詹金逊原则，如果文件的最初原始顺序被继任的保管员因不同的目的而打乱重排，则应尊重最终排列的顺序。值得指出的是，北欧对所有进馆和出馆的档案实行临时登记的制度，由此赋予文件的初始顺序在实际工作中和档案学理论上都是很难被打乱的。
三、来源原则的适用范围。
来源原则能否称得上是一把“万能钥匙”且经久不衰？这个问题在会上引起了争议。德国的一家档案馆接收了一大批照片档案，来源原则却打不开这把锁。取而代之的是按照主题、人物、地理等分类方案进行整理。来源原则如被冠以最佳原则的称号自然是当之无愧的，但并非是组织档案馆藏的唯一途径。
来源原则是否适用于鉴定工作，或只是部分地适用，关于这一问题，与会者认为：来源原则对决定文件的存毁来说意义重大，必须从文件自身入手而不能从外部去分析哪些文件具有档案价值应予以保存。档案工作的目标是保存证据，而实现这一目标离不开来源原则。
之后，争论的焦点转移到运用来源原则管理电子文件的可行性问题。来源原则是否在电子文件环境中“生机”依旧？对于这一受到普遍关注的问题，会议展开了热烈的讨论。与会者强调必须将实体档案和逻辑档案严格区分开来，应改变档案工作者头脑中习以为常的纸质档案的管理模式，而以一种全新的思维方法重新审视。
四、电子文件及其法律地位。
在美国，电子文件已被列入联邦档案法，并由此成为“官方档案”。联邦区级法院申明，打印出来（否则无法确认）的电子邮件具有证据价值。在丹麦，电子邮件的法律地位尚未得到承认，没有以此作为证据的审判先例，电子文件的法律地位与美国截然不同。
电子环境中的文件与档案可谓合而为一。瑞士学者认为：从记录的角度来看，官方文件与由各种官方文件组合而成的档案并无二致。数据库中的文件可能来自若干机构，但对其中的每一份档案文件皆需确定由哪个机关负责对其进行整理、编目、处置或存贮，并最终移交给档案机构。
会上，非官方形成的电子文件引起了争议。这种电子文件中的许多信息必定大量散失，势必采用双轨制对其进行管理。与会者一致认为，电子文件的利用已不可避免地提到议事日程上来，必须慎重考虑，妥善处理。比如，瑞典的整个税收体系均建立在利用电子计算机贮存信息的基础上，司法机关以此作为处理有关信息的唯一渠道。当然这一渠道也有出错的时候。因此，为电子文件建立一套缜密的鉴定制度无论对查帐者还是法院来说都是非常必要的。
论及电子文件的概念，有人提出数据库究竟应属文件还是属于文件组合？抑或数据库中的数据在处理的过程中一旦被利用便成为文件？一般说来，数据库处于动态之中，通常并不累计、“膨胀”，原有的数据往往被输入的新数据所替代。在文本数据库中贮存有不同的“脚本”、纯文本（通过文字处理器撰制的文件）。举例来说，在一个用户遍布不同地区的分散型数据库中制作的文件，其中的表单可能摘自甲地数据库，正文来自乙地数据库，而图形选自丙地数据库……，数据库的动态特征由此可见一斑。动态特征的另一表现是：电子环境中的文件也许只能“存活”片刻，有时数据库转瞬之间便已升级换代，其中的信息自然也就随之发生了变化。如何保护这种“转瞬即逝”的电子文件确实令人感到棘手。为此，瑞士法律中规定：每次升级均须予以记录，每条信息以及每种可能出现的组合皆须予以保存。另一解决这种信息损毁的可行性方案是：建立元数据（关于电子文件的技术数据——笔者注），建立健全后援系统（含有若干检错和改错功能的系统——笔者注）及运行记录系统（记录计算机运行的过程或收集与计算机有关的信息系统——笔者注）。同时，应尽快实现文件和文件工作的标准化，明确数据库中文件的概念（文件仅指数据，还是数据的组合与软件），探讨一系列相应的问题（如何种组合易被增删，数据库究竟应如何定义等等），这对档案工作来说同样是至关重要的。
五、文件的原始价值（第一价值）与从属价值（第二价值）。
会议针对瑞士学者的观点展开了讨论。瑞士主要从行政、司法、研究、文化价值等方面判别文件的原始价值与从属价值，并认为原始价值与从属价值之间并非界线分明，有时呈“此起彼伏”之势——当一方面的价值削弱时，另一方面的价值就会“占上风”。与会者对此持两种不同的意见，并从形成文件的原始目的与从属目的角度分别进行了论证。一方认为二者之间确有明确的界线：文件保存于形成机关以备查考，系从属目的，而非原始目的，这一点界线分明。而且当文件用于原始目的时，新的文件会不断产生：如果用于从属目的，其顺序及页码均不会发生变化。另一方认为，借助于立卷环节可以判别文件处于现行阶段还是半现行阶段，但并不能由此断定文件用于原始目的还是从属目的。查考以往的决策是文件的形成者保存文件的目的之一，并非唯一目的，因而原始目的与从属目的或曰原始价值与从属价值之间不是非此即彼的关系。
六、情报价值与证据价值。
与会者认为二者并非等同的关系。证据价值必须首先明确，之后才能论及情报价值。在鉴定工作中，应首先考虑证据价值且必须与来源原则相联系。档案工作者不能擅自确定哪些文件应该保存，哪些材料中蕴含证据价值，应与文件的形成者一道协商判定哪些文件应予保存。
由此引发了对另一个问题的讨论：除了现行的鉴定方法之外，是否还有其它的途径。鉴定非主观臆断，但也很难做到客观。做出销毁证据的决策往往缘于档案工作者凭空臆断文件是否具有证据价值。如果档案工作者确为这方面的专家，应该能够解释文件或存或毁的原因，同时以此向社会证实档案工作不可或缺的原因所在。
七、现代档案工作者与文件管理人员的职责。
围绕档案工作实践问题的探讨，不可避免地涉及到工作的主体——人员问题。与会者普遍认为，档案工作者、文件工作人员、信息管理者都将置身于信息管理的大潮之中，在已落后于时代的严峻现实面前，必须认真考虑如何面向未来，如何避免重蹈瑞士模式（由立法者制订不切合文件、档案工作实际的制度）的覆辙等一系列问题。
档案工作者不可能参与电子系统设计与安装的全部过程，但档案工作者应力争成为协调委员会或专家组的成员从而参与决策，通过参与制订有关标准、重新定位档案而对这种变革实施技术方面的影响。只有充分考虑文件与档案管理的普遍需求，才能使制度切实可行。
在瑞典及其它许多国家、机关里的档案工作者和文件工作人员在电子系统中工作并以此影响最终的决策。如今，档案人员已将工作的触角伸向文件的形成阶段，因此必须对文件生命周期理论予以高度重视。在现代社会中，文件管理人员与档案工作者之间不再“泾渭分明”，而是在文件生命周期的同一“战壕”中并肩“作战”。
由此引发出另一个问题：二者区别何在？与会者认为，两种职业的主要区别在于文件的原始目的与从属目的。机关制发文件并非为形成档案，而是为了实现自身的工作目标，电子文件亦如是。档案工作者不能决定机关文件的组织与管理方式，但真正认识文件的原始目的有助于进而认识其从属目的。档案工作者与文件管理人员之间的分水岭应予消除，取而代之的是在整个文件生命周期中共同关注信息的管理，只不过工作重点各有侧重罢了，不能人为地在二者之间刻意划界。
随着探讨的深入，另一个问题引起了与会者的置疑：如果档案工作者、文件工作人员均涉足电子系统的建立过程，那么在该系统中产生的文件是否具有真实性。换言之，如果是为档案的目的而形成文件，则文件不再具备真实可靠的特性。会议警示，如果档案工作者向行政管理人员提出有悖于文件原始目的要求则无疑将遭拒绝，因此应与行政管理人员加强联系、沟通，达成共识。
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