馆藏积存零散档案的整理和鉴定，本文主要内容关键词为：零散论文,鉴定论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于历史的和其他的种种原因，各个综合性档案馆或多或少藏有零散的、积存的档案，对这些档案如何投入最少的人力、物力，以最短的时间进行整理和鉴定，去粗取精，分清“玉”、“石”，以充分肯定和发挥它们的价值，为经济建设和政治建设服务，这是档案馆增加馆藏，进行馆藏建设的一项基础工作。
一
全面系统地整理零散文件的一般程序是：区分全宗→全宗内档案分类→初步立卷，拟写标题草稿→类内案卷的初步排列→调整案卷，修改标题，系统排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期→案卷的加工整理→确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号→编制案卷目录。
一般来说，整理这些积存的、零散的档案遵循这个程序是完全可行的，但考虑到这些档案的特殊性，是否可以简化一些步骤而提高工作效率呢？笔者认为是可以的。
首先，通过价值鉴定，可以剔除一部分已失去继续保存价值的或继续保存价值不大的档案，如重份的，保管期限已满的等，对有些全宗来说，这部分档案占有相当的比例。对于历史档案，根据有关规定，片言只字都不得销毁，对此我们应该采取不同的态度对待重份文件，可以把重份文件集中在一起，单独加以整理，这样既能符合有关规定，又不影响其他文件。
其次，可以通过粗线条的分类，把基本属于同一来源或同一问题的档案组成一个个案卷，卷内文件的排列也可以是粗线条的。这是由于这些档案已经存于馆中，且不再产生新的档案，因此，不存在以后如何按照本次整理的标准进行补充的问题，每整理一个全宗的档案就可以有一个标准。至于如何弥补有关内容互相交叉或相同问题的文件分散在几个案卷中的缺陷，及解决以后利用过程中的检全率问题，可以通过各种检索工具来进行，如著录文件卡片等，尤其是可以利用计算机文件级检索系统来进行组配检索和模糊检索。这样基本可以解决由于对分类、立卷标准的认识、理解、掌握程序的不同而产生的误差，而且可以大大提高整理速度，使档案馆工作人员从繁杂的整理任务中解放出来，有更充沛的精力和更充裕的时间从事其他工作。
二
鉴于当前各级档案馆馆藏数量不多，急需征集，以丰富馆藏的现状，对馆藏的积存的零散的档案，自然是统统加以整理，全部加以保存，而不论其是否有保存价值，是否到期。其实，大家都明白，这种做法是极其有害的。清代文人赵翼在一首诗中说：“文人例有一篇稿，锓枣镌梨祸不了；若都留存在世间，塞破乾坤犹嫌小。”周恩来同志也曾指出：“档案不要搞得太多，不然是文牍主义，后代要骂我们的。我们为后代留档案，档案要精炼。”那么为什么会出现这种情况呢？原因有二。
一、由于馆藏不多，库房比较充裕，增加几十米价值不大的或无继续保存价值的档案，不会出现装具、库房紧或大规模倒架等问题。
二、由于某些领导怕负责任，担心在任上出问题，不愿鉴定销毁档案，认为馆藏增加得越多，越能体现领导的业务政绩。
然而，事实上对这些需要整理的积存档案进行鉴定是非常必要而有意义的。
首先，根据《中华人民共和国档案法》第十条规定：国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。这就要求我们在整理时，要十分注意哪些材料是不能归档的，对这些不能归档材料应坚决予以剔除，另行处理。
其次，由于积存档案和零散文件已在馆内保存了一段时期，较长的可达十几年甚至几十年，有些档案已经到期，如会计档案中的一些报表、卡片等，按照国家有关规定，已满保管期限的，应先以鉴定，以进一步明确是否有继续保存的价值，是否需要进一步整理。
第三，根据馆藏范围和馆藏特色，对不属于本馆收藏的档案，要区别对待，从档案工作的根本目的出发，展开馆际之间的相互交流，如省档案馆从中央档案馆接收了部分原华东局的档案，在整理过程中，发现有部分是其他省市的，我们采取了按省分开的原则，以省为单位，以供省级馆际之间的交流，以便互相补充。
第四，从档案的提供利用，实现档案价值，开发档案信息的角度来看，无序的档案一般来说不能实现其价值，只有经过系统整理，使档案管理系统有序化，才能充分发挥档案的作用。如果在有序的档案实体中混了大量的无继续保存价值或保存价值不大的档案，势必会使许多真正有价值的档案被这些档案所淹没，严重影响对档案的提供利用。
第五，从投入的人力、物力、财力来看。目前档案馆的专业人员，相对来说比较缺乏，且经费相当紧张，如果对需要整理的档案不加任何鉴定，一味地追求数量，追求馆藏，势力会加重工作人员的工作量，同时浪费大量的经费。从保存档案的代价来看，盲目保存许多价值不太大或无继续保存价值的档案，必将导致贮存费用，处理费用、保护费用的不断上升，使有限的经费更加短缺，影响档案馆其他各项工作的正常开展。
总之，整理积存零散档案是为了丰富馆藏，充分发挥档案的作用，实现档案的价值；鉴定为是为了更好地整理和保管，是发挥档案作用的有效保证。整理和鉴定都是档案馆的基本任务和基础工作。
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