（厦门大学，上海 200000）
摘要：现代企业员工之间的利益、文化越来越呈现出多元化特征, 矛盾和冲突不断增加。解决这些问题的关键因素之一就是进行有效的管理沟通。本文分析了企业管理沟通中存在的问题, 并提出了相应的对策。
关键词：企业管理；管理沟通；问题；对策
1企业管理沟通中存在的问题
1.1管理者思想认识上有偏差
研究表明管理中有70%错误是由于沟通不善造成的, 但许多管理者还没有认识到沟通对于企业管理的重要作用, 也没有认识到沟通能力是管理者的主要能力,因而对沟通没用引起足够的重视, 思想认识上有偏差。一方面有的管理者片面认为企业外部的投资人、客户、供应商、经销商、新闻媒体、政府机构、贸易伙伴、竞争对手等影响和制约企业的发展, 因而将80%的时间、精力都用于协调外部关系上,认为只要把外部沟通做好就行;另一方面表现在内部管理上,决策只是管理者说了算,企业中一些决策不能与员工沟通,怕员工知晓,怕意见不统一难以实现决策。
1.2沟通渠道不具有系统性
不能将各种沟通渠道科学有效的结合形成沟通系统,主要表现在:第一,正式沟通渠道多,非正式沟通渠道少。第二,向下沟通渠道多,向上沟通渠道少,下行沟通占纵向沟通的主体,这样既不利于员工直接把自己的意见向领导反映,也不利于管理者和下属形成良好的关系, 影响管理水平的提高。第三,纵向沟通多横向沟通少,主要表现为缺乏跨越部门的沟通渠道或同级别人员之间的沟通渠道,部门间关系不协调、团队精神差,势必会影响企业运作效率。第四,间接渠道多直接渠道少, 主要表现在基层信息通过企业机构层层传递,使企业内部沟通速度慢,信息容易失真,严重影响了企业运作程序。
1.3沟通方式陈旧
目前大多数企业内部沟通还停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上,它们不能适应社会经济的发展、企业成员的心理结构以及需求的层次变化,企业未能采取因人制宜、因时制宜的有效沟通方式,从而造成企业成员的精神需求(譬如他们的自我价值的实现和对企业的归属感、集体荣誉感和参与感的满足)不能得到充分的满足。
1.4管理者缺乏沟通技能
优秀的管理者必然有良好的沟通技能, 沟通的技能对所有管理阶层的工作功效都是很关键的。据有关资料显示, 过去五年中对我国7000多名企业管理人员做的管理才能评定测试, 我国经理人的行政能力明显高于欧美, 而沟通技能却远远低于欧美。管理者沟通能力的缺乏主要表现在:缺乏有效倾听的沟通技能;缺乏非语言信息沟通技能以及口头和书面沟通技能。
2解决管理沟通中问题的对策
2.1提高管理者思想认识
要从思想上充分认识沟通的重要性。即认识到一个成功的企业仅仅有外部沟通是不够的,因为企业内部沟通良好与否事关公司气氛、员工士气,进而影响企业生产力和生产效率。员工希望自己不只是被雇佣的“一双手”,他们期望来自坦诚交流而产生的那种特殊结合在一起的感觉。决策中出现意见不统一是正常现象,决策中的矛盾可以通过多次沟通协调达到基本统一。在这方面我国管理者应当积极向国外一些优秀的企业家学习:如丰田公司第一位非丰田家族总裁-奥田硕,在长期的职业生涯中,他总共有三分之一的时间是在丰田城度过,常常和公司里的一万多名工程师聊天,谈工作上的困惑和生活上的困难,赢得了公司内部许多员工的深深爱戴。管理者应当提高对沟通重要性的认识,从行动上积极主动地__构建企业内部沟通网络,采用多样的沟通方式,给企业员工提供一个良好的沟通环境,这样才能从根本上提高企业内部沟通效率,进而提高企业的运作效率。
2.2改善沟通渠道
2.2.1鼓励双向交流, 积极推动上行沟通
一般企业的正式沟通中, 信息总是由较高组织层级流向较低层级, 而往往忽略上级与下级之间的双向交流, 造成管理者就无法了解员工的需要, 决策缺乏足够的信息依据等。建立良好的上行沟通渠道, 可以通过宣传开放、透明的企业文化理念对上行沟通予以支持, 鼓励员工通过企业提供的正式沟通渠道积极向上级反映情况。也可以采取具体措施改善上行沟通, 比如设立专门咨询部门、制订员工申诉制度、员工建议机制、进行内部管理满意度调查等。积极推行上行沟通, 一方面能有效改变公司内部下属报喜不报忧的劣习, 另一方面能促使员工热心为公司发展出谋划策, 乐于对企业的技术革新、内部管理、文化建设等提出各种建设性意见。
2.2.2提倡跨部门、跨层级沟通
企业应当提倡正当的跨层级沟通模式, 允许员工在不便直接向直接上级汇报或向直接上级汇报仍无法解决问题的情况下, 可以向直接上级的更高一层管理人员申报;同时, 企业应鼓励营造一个开放的沟通环境, 任何一个员工都可通过电子邮件或书面报告的方式向其部门经理或企业高管人员提出合理化建议;员工也可随时与企业人力资源部沟通, 了解他们关心的任何问题并寻求帮助。
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2.2.3引导健康积极的非正式沟通
在企业中, 为实现企业目标而形成的正式工作团队是组织运作的基础, 而员工之间因情感、兴趣相投等而形成的非正式团体也同时存在, 员工群体之间的非正式沟通在企业中具有积极的一面。但是, 如果企业的正式沟通渠道非常不建全, 企业高层沟通的力度和透明度不够, 员工希望表达的心声必然会通过非正式渠道流传。如果企业高层管理人员重视不够或引导不利, 私下传言会形成一股有违企业文化精神或核心价值观的逆流, 造成员工工作积极性不高, 企业向心力不强, 这时非正式沟通的负面作用就表现得较为明显。因此企业在健全正式沟通渠道的同时, 管理者应对员工群体的非正式沟通进行正确引导, 使其向积极健康的方向发展, 发挥非正式沟通渠道的积极作用。
2.3合理选择沟通方式
2.3.1在正式沟通方面, 企业应当提高会议、汇报、指示这些传统沟通方式的效率, 在此基础上增添新的沟通方式, 如定期的领导见面和不定期的群众座谈会等。
2.3.2在非正式沟通方面, 可以采用的联谊会、聚会、郊游等方式, 这些方式能够充分发挥非正式沟通方式的优势, 大大减少信息失真和扭曲的可能性。高中层管理人员应善于利用非正式手段以使管理沟通更为有效, 例如在公司内部倡导“走动式管理” ,总经理不应只呆在自己的办公室里, 可在开放式办公区内经常走动,适时与某位员工闲谈, 这些简单的行为往往会收到意想不到的沟通效果。有条件的公司还可以设立开放式的员工餐厅和经理餐厅,它能为企业各级人员提供一个非正式的跨部门沟通场所。
2.3.3关注电子沟通方式
电子网络因其快速、准确的特点, 极大地提高了企业沟通的效率。公司内部的人员既可以选择在局域网的BBS上发布信息、讨论专业问题;也可以越级向上司发送电子邮件以征询意见, 更可以通过企业MSN的聊天途径与同事进行随时随地的交流;甚至文件的传送也无需离开座位, 音频及视频的多媒体支持也使得不同地点的同僚们可以成功地创设学习型企业的议事模式。
2.4提高管理者沟通技能
2.4.1提高管理人员有效倾听的技能
首先,提高管理者对倾听认识的重要性。其次, 积极倾听。积极地倾听要求管理者把自己置于员工的角色上, 以便于正确理解他们的意图。同时, 倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不做出主观判断。积极倾听应当坚持以下原则:一是要从肯定对方的立场去倾听。二是要有正确的心态, 克服先验意识。三是要学会给对方以及时的、合适的反应。学会积极倾听要养成良好的倾听习惯, 例如:倾听时要集中注意力, 了解对方的心理, 创造谈话的兴趣, 观察对方的身体语言, 辨析对方意思, 并给予反馈, 听取谈话者的全部意思等等。
2.4.2注重非语言信息, 提高非语言沟通能力
当你在听他人说话时, 对方可能通过观察你的表情判断你是否在认真倾听和真正理解。所以, 与说话者进行目光接触可以使你集中精力, 减少分心的可能性, 并可以鼓励说话的人。另外, 有效的倾听者会将所听到信息的有关情况表示出来。例如:赞许性的点头、疑惑性的摇头、恰当的面部表情(如微笑)等等, 这些都是向说话人表明你在认真倾听及是否听懂, 从而有利于沟通。
2.5 制定和完善管理沟通的各项政策制度
沟通政策从一定程度上反映了企业对待沟通的态度，这直接影响着沟通的广度、深度，影响着沟通的氛围，从而影响着沟通的效果。沟通制度是对沟通方面的规定，制度是否完善直接影响到企业管理沟通目标的实现。从目前情况来看，企业在沟通政策制度上还有很多缺陷，如果这方面得不到改善，企业的沟通战略目标很难实现，因此，企业必须实实在在地制定明确而成文的沟通政策，并逐步完善各项沟通制度。哈罗德•泽尔克和哈罗德•奥布赖恩就什么样的沟通政策能创造一种有利于组织内部交流的问题提出了几点建议:所有的管理者都应该有沟通意识。管理层的行动要能足以说明他们真正愿意改进沟通，通过一切沟通渠道为员工提供他们需要和想要知道的信息。管理层必须表明他们鼓励员工向上沟通并听取各种意见。
3 总结
从以上几点建议可以看出，企业能否有一个有效的沟通政策，关键在于政策的制定者--管理者的沟通意识、态度和立场。另外，疏通沟通渠道，尤其是向上沟通渠道也是关键所在。为了使政策能够得到有效的贯彻执行，需要沟通制度的配套。
参考文献
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作者简介：陈俊逸，身份证号码：32132419******0028。
论文作者:陈俊逸
论文发表刊物:《知识-力量》2018年11月中
论文发表时间:2018/10/29
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