大型企业基建档案档号编制方法，本文主要内容关键词为：基建论文,大型企业论文,档案论文,方法论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
基建档案是企业档案的重要组成部分。档案分类编号是档案整理工作的重要环节。为使大型企业基建档案逐渐实现标准化、规范化，提高管理水平，更好地为企业生产建设服务，就必须编制统一的、科学的基建档案的档号。然而，由于大型企业基建项目规模大，周期长，环节多，有的项目甚至经过多次改建、扩建，基建档案文件材料多，造成档号结构复杂，加上八十年代初档案工作恢复整顿时间短，进度快，又缺乏经验，使得基建档案的档号编制工作存在先天不足，突出表现在结构欠完善，档号重复严重，不便档案管理和利用。例如，公司基建档号结构与格式如下：
该公司传统的管理方法称公司本身和各二级厂为系统，二级厂辖的车间为工序。这里的卷号是指在一个工序内相同阶段、相同专业档案的顺序编号，实际上也是一个工程内相同阶段、相同专业档案的顺序编号，因为该档号结构并无工程号。由于一个工程项目以下有几个或若干个单项工程，甚至一个工序有几个工程项目，采用这种档号结构，必然使档号出现多次重复。如果在一个工程内按阶段专业大流水编号，虽然可以避免档号重复，却不能体现基建档案工程成套利用。因此，笔者认为改革当前大型企业采用的基建档案档号结构与编制方法势在必行。
一、大型企业基建档号应采取的结构
针对大型企业基建档案档号结构存在的问题，其结构应包括全宗号、类别号、工程代号、分项工程代号、单项工程代号、阶段专业号、卷号。
1、档号结构中应有全宗号
一个企业是一个立档单位。根据全宗理论，一个立档单位的全部档案是一个全宗。企业改制前，一个企业一般为一个立档单位。随着企业改制和管理的强化，大型企业本身除设有档案馆（处）之外，各二级单位甚至三级单位都为独立法人，在档案管理方面都成立了综合档案科（室），这样企业内部就有层次不同的若干个立档单位。公司实行五级管理，立档单位30余个，每个立档单位作为一个整体，都应有一个全宗号，以区别不同立档单位的档案。
2、档号结构中应有分类号
分类号是全宗号的下位代码，是档号结构的主体，比较复杂，基建档案的档号出问题也多发生在这一段。它与分类体系相对应，是由若干层次和逐级隶属的类目号构成的一组代号。其结构应依次为类别号、工程代号、分项工程号、单项工程代号、阶段专业号。类别号以区分不同门类的档案。工程号是一个建设项目下各工程项目的代号。档号结构中应用工程号，符合国家有关规定，体现基建档案以工程为单位的成套特点，能充分利用原有基础，保持文件材料之间的有机联系。分项工程隶属工程项目，单项工程隶属分项工程。在国家和行业有关规定或企业分类编号方案中不显示分项工程和单项工程的标记，对简单的工程是可以的，对复杂的工程就行不通。因为对后者，档号结构层次太少，难以区分不同分项工程、不同单项工程的档案，不便于分项工程或单项工程的档案成套提供利用，所以档号结构中应有分项工程、单项工程的标记。阶段专业号是指基本建设所处阶段，如设计基础阶段、初步设计阶段、技术设计阶段、施工图设计阶段、竣工验收阶段和某专业如文字材料或总图运输、土建、电器……等组合体的代号，以区分同一单项工程在基建过程中形成的不同阶段不同专业的档案。
3、档号结构中应有案卷号
案卷号是案卷排列的顺序号。案卷是一组有机联系的文件材料的集合体，是档案部门管理档案的基本单位，其形式有卷、盒、袋、册等。但不管那种形式，都要按顺序编号，然后进行有序排列，固定整理成果，据以编制案卷目录，便于保管、利用和检查。所以，档号结构中必须设案卷号。
综上所述，大型企业基建档号由全宗号、分类号、案卷号构成，上下位代码之间用长的短横隔开。
二、大型企业基建档号的编制
1、全宗号的编制
这里所说的全宗号是指企业档案馆（处）根据实际情况给企业内部各立档单位确定的全宗号。可按隶属关系或成立先后顺序编制。按顺序编制为好，因为能减少档号结构层次，符合档号结构简单性原则。
2、分类号的编制
分类号是在档案分类的基础上进行编号，分类是根据档案的共同点和不同点把档案区分为不同种类的逻辑方法。按共同点将区分为大类（门类），大类以下再按不同点依照档案隶属关系分成属类小类等不同等级的编号系统。
（1）一级类目的设置
档案一级类目指的是档案种类，即门类。如基建档案、设备档案、生产技术档案、科研档案等。基建档案可用其汉语拼音字头“J”代， 或基建档案在企业各门类档案顺序排号中列为第几类，用阿拉伯数字代。大型企业基建档号一级类目用“J”代为宜。代字醒目， 与代号区别明显。
（2）二、三、四、五级类目的设置
大类确定后，再根据基建档案内容的隶属关系和形成特点，细分并设置二级、三级、四级、五级类目，用阿拉伯数字标记。
二级类目是工程项目。基建设计的图号一般都是按工程项目来确定和编制的，大型企业的生产管理一般也是按工程项目管理的，而基建档案和管理坚持工程项目成套性原则，方便管理和利用，既和设计相吻合，又与生产管理相吻合，并能充分利用原有基础。所以，基建档号必须以工程项目作为分类的二级类目。
大型企业往往分期建设，多次多家设计，工程号不统一，甚至有的项目没有设工程号，为此，需要对工程统一编号，一种是分建设期统一编号，另一种是不分建设期大流水统一编号。后者优于前者，可省去建设分期代号，减少结构层次。
三级类目是分项工程。一个工程项目以下往往划分若干分项工程，因此，分项工程也应按顺序编号，也可沿用设计号，与案卷上架排列顺序相一致。
四级类目是单项工程。一个分项工程下属几项或若干单项工程，因此，单项工程应按顺序编号或沿用设计号，与案卷上加排列顺序相一致。
五级类目是阶段专业。按基建专业代号表编制代号。如代号“46”，4代竣工验收阶段，6代热力专业。
总之，大型企业基建档案分类号层次分一级，它们包括：门类号、工程号、分项工程号、单项工程号、阶段专业号。
有些特殊情况不便采用上述编号结构时，可按下述方法处理：
第一种情况，全厂性或综合性的不可能归入那一个工程项目的文件材料，如设计基础、总图等文件材料，应设置并归入综合类，与工程项目层类并列，用“00”作标记，排在工程项目类层之首。“00”标记在二级类目位置，表明不是工程号，是与工程类目层并列的综合类号，代表全厂性或综合性文件材料。
这种情况的档案分类号层次可分四级：类别号、基建期号、全厂性综合类号、阶段专业号。即：
全厂性基建综合类档号结构中增设基建期号，是为了界定基建综合类档案形成的时间，明确区分不同基建时期形成的综合类档案。规定基建期号放在档号第一段紧随类别号之后，可以直观表示综合类基建档案属哪一基建期。基建期号用阿拉伯数字代。
第二种情况，一个工程项目同样有综合性的不可能归入哪一个分项工程的文件材料，应设综合类，与分项工程类目层相当，排在分项工程项目类目层之首，也用“00”标记在分项工程位置，表示不是分项工程号，是该工程项目的综合类号。全厂性综合类和工程项目综合类都用“00”标记，由于它们所处位置不同，所以，二者的含义不会混淆。
这种情况的档案分类号层次分四级：类别号、工程号、工程综合类号、阶段专业号。即：
3、案卷号
案卷号作为案卷的流水号，就是把整理好的档案逐级分类后，对每一小类的案卷用阿拉伯数字顺序编号。对“顺序编号”有不同理解和做法。一种是对所有基建档案卷按分类顺序排列先后大流水编号。优点是一卷一号，连续编制，案卷排列非常固定，根据卷号可直接存取档案。缺点是难以做到以工程为单位成套排列和成套利用。第二种是同一工程项目下的案卷根据归档先后流水编号。同一工程项目的档案能集中在一起，根据工程号和卷号存取档案，对结构复杂的工程因包含的分项工程和单项工程故会出现类目不清的情况。采用以上两种种编号方法档案实体在管理过程中需要经常倒架，档案鉴定时，因部分档案销毁会出现空号。这种编号方法一般适用于规模小，工程结构简单，档案材料少的小型企业。第三种是按单项工程对案卷顺序编号。这种编号方法使用普遍，适用于工程类目结构复杂的大型企业。x 公司采用这种方法编制卷号，档号结构完整，类目清楚。如果在小流水编号的基础上，在案卷脊背上作出大流水编号的标记，扬长避短，对管理和利用档案就更方便了！
四、模拟举例
例 1：反映工程结构组成部分完整的档案档号结构与标记格式。
即：水电厂三水源净水厂辐射池土建竣工图第1卷
例 2、反映全厂综合类档案档号结构与标记格式。
即：本企业三期扩建工程设计基础阶段文字材料第1卷。
例 3：反映一个工程项目综合类档案档号结构与标记格式。
即：水电厂三水源设计基础阶段文字材料第1卷
笔者提出的大型企业基建档案档号结构与编制方法从国家有关规定、企业实际出发，克服了以往基建档案档号中存在的弊端，通过验证是可行的。当然，可能还会有更好的办法，期望各位专家赐教。