“文档一体化”路在何方？——关于档案概念外延的讨论之二，本文主要内容关键词为：外延论文,之二论文,路在何方论文,概念论文,文档论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案概念外延如何设定，是设计档案管理体制与方法的基础。笔者在《档案概念以“非现行性”为基础合理吗？》（见《档案学通讯》1996年第2期）一文中，已经论证了我国现行档案概念的不合理之处导致的困惑和流弊以及现存各种“文档一体化”计算机信息系统的不足，指出只有改革才是出路。本文则想继续以此为基础，讨论改革的路在何方，并对由此而引发的档案基本概念的变动问题，谈点意见，以作引玉之砖。
一、“文档一体化”管理的现实模式
如何改革才能真正实现（现行）文件与档案管理一体化呢？据笔者观察，吉林省和长春市档案局创造的“吉林模式”，可以说代表了正确的方向。这个模式与传统模式的主要区别在于：它把文件的“归档关口”提前，使之与文件的“收发文登记”合一，或者说干脆把“收发文登记”宣布为“归档”，其他分类立卷、著录标引，也同时进行。吉林的同志们因而称其为“三位一体”。具体来说就是：在对文件进行收发文登记的同时就：a.按全宗内档案实体分类方案为文件分类；b.鉴定文件价值，将其区分为永久、定期和不归档三级；c.在已经分类和鉴定价值的基础上，为文件立卷（其做法类似文书处理部门平时归卷）；d.为文件标引档号和分类号，以及主题词；e.将文件主要特征著录在案卷封面上。[1]它的优点主要表现在以下几个方面：
第一，根据文件运动阶段分析，“归档关口”的设置具有统一性。
按照吉林模式，不管是本单位发文或内部文件，还是外单位来文，其归档关口一律卡在文件运动的第一（制作）阶段与第二（现行）阶段之间。也就是说，文件一经正式形成或收到，就一律先归档，然后再将尚未进行文书处理的文件送去作文书处理。这样就不会一部分现行文件在现行期刚开始时就已归了档，而另一部分现行文件则要等现行期完了才归档，因而也就避免了上一篇文章所述传统模式双重标准的弊端。
当然，有的同志可能会质疑：“归档”的意思就是文件办理完毕，暂时不用了，保存起来以备将来再用。你们这样做能叫归档吗？其实，“归档”的含义，在现实生活中早就起了变化。设备文件先归档，然后再交设备安装调试人员“承办”的例子说明，“归档”并非一定要与文件“承办完毕”相联系；其它一些归档以后仍然不时需修改、补充的科技文件及其他专门性文件，也说明它们仍在继续办理（文书处理）的动态过程之中，并未办理完毕，更不可能就此“束之高阁”。
那么，究竟什么是“归档”呢？归档确实是文件划归档案部门或人员监督管理的行为或过程。它实质上是人们正式承认文件的档案价值，开始对其施行更进一步科学管理的行动。人们正是通过归档承认了文件所具有的各种或大或小的价值，从而对其施加更为严密的控制，使之有可能转变为整个社会的宝贵财富和信息资源。通过归档，文件就从法律上受到保护并被赋予了更权威的事后凭证作用。所以归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、历史性行动。
正因为如此，我们可以说“归档”所具有的意义，特别是法律意义，与文件本体的运动，与是否办理完毕并无直接联系。它主要是人们主体行为的结果，是统治阶级意志力的表现，或者是由这种意志力的存在而被特别赋予的。而将文件正式生成或被收到的关口宣布为归档，其效果与原来相比应该是同样的。
第二，不再存在“文书处理”与“档案管理”两者之间的明显分野，更便于对文件运动全过程的控制和进一步优化计算机应用程序。
文件生命周期理论要求把从现行文件到历史档案的管理，纳入一个统一的管理系统之中。那么，如何才能建立起这种统一的管理系统呢？其根本点就在于：必须将原本相对独立的、但又在不少具体环节上互相雷同的两种管理体系完全交融在一起。而吉林模式使文件登记与分类组卷和著录标引合一，就使原本相隔在两个部门分别进行的多项管理环节完全溶合为一体，由一个控制中心一步到位，同时完成，既简化了工作程序，精简了机构，又将已经正式形成生效的文件此后运动的全过程，比较有效地、全面统一地控制了起来。这样就能充分保证机关（企业）档案的齐全、完整。
这种做法与目前市场上已经推出的各种“文档一体化”管理计算机软件所采用的工作流程截然不同。后者的工作流程是与传统手工模式的程序基本一致的，即收发文登记与分类立卷是分开进行的，仅仅有关的数据信息可以重复使用、无需多次输入而已，在走第二步进行立卷时，仍然需要过多的人工干预。所以如果也能按吉林模式编出相应的计算机软件，相信会具有更大的优势和生命力。
第三，对传统立卷方法作了重大改革。
我国目前流行的运用六个特征的立卷方法，可以说是全世界最复杂的，既要考虑六个特征的灵活、结合运用，又要顾及区分文件的不同价值分别组卷和考虑案卷的厚薄程度。再加上不同机关（企业）文件的情况千差万别，不同种类文件的不同特点，就使得很难为这种立卷方法总结出一套最佳的标准化程序来。因而对同一个卷的质量状况，往往会“公说公有理，婆说婆有理”，即使让同一个人面对同一堆文件，在不同的时间内立卷，也会立出前后不同的卷来。在这种情况下，要让计算机模拟出大家一致公认最佳的立卷程序当然极其困难，甚至不可能。所以按传统立卷方法编制计算机辅助自动立卷程序，可以说至今没有一个是令人满意的，它们都不能从根本上将人们从一年一度手工立卷的沉重负担中解脱出来。
吉林模式则完全摒弃了这种立卷方法。为了能够在文件登记的时候，就预先确定文件在整个档案实体分类体系中的物理位置，确定其应该归属在哪个卷里，吉林的同志们采用的是绝对的“一事一卷”制：即使为解决一个具体问题形成的是单份文件，仍然单独成卷，并且案卷封面改用普通软纸代替。然后若干卷装一盒上架保存。
应该强调的是：这种立卷方法在全世界带有普遍性，它使立卷成了一件轻而易举，可以在平时办文过程中毫不费事地随手附带完成的事情。笔者去年在西班牙考察了三个月，发现该国实行的就是这种立卷方法，它确实简单易行，以至该国的档案学家和档案工作者根本没有把立卷也列作一道工序；相反他们无不对我国竟然要花上那么多专门的时间来搞立卷，大感惊讶！对比之下，我由衷地感到改革我国如此复杂的立卷方法实在太有必要了。惟其如此，才能使计算机辅助立卷的完全自动化有了踏实的可能性。其实“一事一卷”制早在我国得到了肯定，那么何时才能在全国真正立足呢？
总之，我认为吉林模式才是真正的（现行）文件与档案管理一体化模式。当然，虽历经数载，它仍然很不成熟，还有很多缺陷，在不少具体做法上还应大大改进，再加上由于牵涉工作体制改革的大问题和习惯势力的影响及尚未配上计算机，其试点推广过程并不顺利，至今仍步履维艰。但是值得指出的是：吉林模式实际上与世界上大多数国家采用的管理体制和方法以及我国30年代推行过的“文书档案连锁法”相类似，它表明这种做法在全世界带有普遍性，因而可能更加符合客观规律，更加科学，值得我们作更深入的研究。
二、吉林模式引起的思考
尽管吉林模式至今处于襁褓期，但是作为新生事物，它所引发的理论问题仍然值得我们思考，其中最重要的就是档案概念含义问题。
吉林模式使归档环节与收发文登记合一，实际上意味着，只要是本机关（企业）在职能活动中直接形成或收到的文件（亦即具有本源性的文件），一旦正式形成或收到就是档案。简言之，档案就是具有本源性的文件，或者档案就是文件。
那么，我们能否正式宣布，只要是具有本源性的文件就是档案呢？从理论上认可这一点合适吗？把现行文件也明确地包括在档案之中科学吗？
我想，在我国可能暂时绝大多数人难以接受把现行文件也宣布为就是档案的理论概念。但是，如笔者在前一篇文章中所述，我国实际上已经把相当多的现行文件包括在档案范畴之内了，现在只不过是正视现实，承认现实而已，故只要冷静地坐下来仔细思索就应该承认上述概念并非“大逆不道”和脱离实际的妄想。
其实如果根据《中华人民共和国档案法》所载的档案定义去衡量，并不能得出“现行文件不是档案”的结论，因为即使是正在承办之中的（但必须是已经正式形成的）现行文件，也可以说是符合该定义中的几条要素的：A，它们是在各种国家机构、社会组织以及个人履行自己社会职能的活动中直接形成的（所以具有本源性）；B，它们都起码有保存若干时日（比如说，至少几小时，一、二天）、以至更长一点时间备查的价值，否则就没有形成的必要；C，如果我们承认昨天对今天来说就是历史，那么现行文件也可以说是历史记录。
如果我们再放眼全世界，就可以发现，把现行文件包括在档案之中的并非只有我们一家。在现代档案学理论的发源地——法国和意大利，在世界上大多数拉丁语系国家（除法国、意大利以外，还有西班牙、葡萄牙和拉丁美洲二十几个国家）都是这么认为的。比如1979年颁布生效的《法兰西共和国档案法》规定：“任何自然人或法人，任何国家或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是档案。”[2]西班牙政府国家档案局于1992年制定颁布的国家标准也规定：“档案是公、私法人或自然人在职能活动中产生的或收到的文件有机整体。”[3]所以根本用不着为把现行文件宣布为档案而大惊小怪。
当然，世界上也有不少国家认为，档案绝对是非现行文件，但是他们又往往把档案概念限定在仅仅是保存在档案馆内的具有永久保存价值的文件上。比如美国即如此。著名的美国档案学家谢伦伯格在其经典著作《现代档案——原则与技术》一书中为档案下的定义即是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”当然，现在美国为档案所下的定义又有变化，但其基本精神仍然强调档案(Archives)必须具有永久价值或持续价值（其他如英国和德国等日耳曼语系国家的定义也与美国的相近）。至于尚保存在现行机关（企业）和中间档案馆（文件中心）里的，则一律称为文件(Records)。
如果我们也运用文件生命周期理论对上述两种类型的定义进行分析，可以发现：法国、西班牙等拉丁语系国家把档案阶段的起始点定在文件的第二（现行）运动阶段开始的时刻；而日耳曼语系国家则将其定在第四（历史）阶段开始的时刻，两者确实非常不同。然而，如果细加分析，它们也有共同点：第一价值或行政价值仍占主导地位（即第二和第三运动阶段）的文件，对它们或者统称其为“档案”（拉丁语系国家）；或者统称其为“文件”（日耳曼语系国家）。没有将它们割裂开来，一部分称为文件，一部分称为档案的。
我国则如前所述，不仅把现行机关（企业）中的文件一分为二：一部分称为（现行）文件，一部分称为档案；而且实际上又将现行文件也一分为二，一部分继续称为（现行）文件，另一部分则称其为档案。这样做的弊病很多也如笔者上一篇文章所述。
那么能否统一起来，如美国一样，规定只有应在档案馆中永久保存的非现行文件才是档案呢？鉴于我国当前的现状，那将是十分不明智的，不仅将大大降低档案工作的社会地位，而且将对社会主义建设事业造成不利影响，使太多的需得到科学、严密控制的文件材料面临流失的厄运。既然如此，既然已经有相当多的现行文件已经被人们看作了档案，那么还不如干脆与拉丁语系国家一样，把全部现行文件都宣布为档案。
可能许多人会说：“那还了得！都是档案，岂不是犯了‘有文必档’的大忌！岂不是要把档案馆和档案室都胀破！”其实绝对不会！这里主要是个观念问题。我们确实主张，凡正式形成或收到的文件都是档案。但这些档案并非都要长久保存：经过鉴定，有的可能只需保存一年以下（它们就是传统观念中的“不归档文件”）；有的可能在本单位短期或长期自存；有的则可能在将来移交档案馆永久保存。也就是说，虽然是“有文必档”，然而真正保存一年以上的档案，其比例仍然会与过去基本上差不多，根本用不着担心档案太多。
总之，将凡是具有本源性的文件宣布为都是档案，既非我们独创，又与我国《档案法》无大抵触，也不会造成保存档案过多。而它在理论上、实践上的意义却很大。
首先，可以使档案概念奠定在能更加真实全面反映客观现实的基础之上。
如笔者前一篇文章所述，我国群众一致公认的档案中，本来就有许多是现行性文件，或其现行期尚未结束。我们使档案概念作此变动，就一改过去羞羞答答，半遮半掩的状态而公开承认档案中既有非现行文件，也有现行文件。这样，今后在论述档案特性时，就可以在阐明两种性质文件的共同特点以后，再进一步分别叙述它们的个别特性；也就可以为科技档案何以具有动态性找出更深层次的原因，并且不再与另一种认为档案具有稳定性的理论撞车，自相矛盾。也可以说，档案概念作此变动将使科技档案管理理论奠基在更为科学合理的基础之上，为科技档案管理理论的进一步深入发展作出重要贡献。
其次，以此为基础，可以对整个国家的文件档案管理体制和管理方法进行卓有成效的改革。应该建立文件与档案一体化的管理体制，这在我国早已形成共识。然而，尽管提出这一设想已有不少时日，“一体化”从宏观来说仍然始终是一纸空文。究其原因，与人们思想观念深处，仍然把文件与档案看作两种事物并且分别由两种部门管辖有重要关系。而如果改变观念，将所有具有本源性的文件都明定为档案，“一体化”就变成了是可以由国家档案事业管理机关一家统筹规划协调的事情。这当然会极大地、自然而然地促进“一体化”的进程。甚至“一体化”这个词汇也再无使用的必要。笔者在西班牙进行三个月调研工作期间，就发现他们根本不使用这个词汇，因为那里的现行机关（企业）中，文件(Document)与档案(Archivo)本来就看作同一事物，就用不着再去“一体化”了。
再次，可以为提高档案的完整率提供最大保证。
按传统概念和方法归档文件，一些根本不具有历史研究眼光，也根本不知档案还有第二价值的业务部门人员，往往在决定文件应否归档的问题上具有主导权，只要这些人员认定文件不具有归档价值或不想让其归档，处于从属辅助地位的档案部门一般也就对此无可奈何。而如果把机关（企业）在职能活动中正式形成或收到的文件全部认定为档案，然后再由档案人员掌握最后决策权，逐步剔除其中价值小、保存期限短的部分，就可以使档案部门由总是要扮演的，向业务部门乞求“施舍”者的角色，一跃而改变为各业务部门的“债权人”，可以明令它们按期“还债”，不得有误。从“乞丐”变为“债主”这对提高归档率的意义当然不可低估。
最后，可以避免许多认识上的误区，使一切有价值的信息都能得到严密而科学的管理。
在现实生活、工作中，对一些业务活动中经常有用的固态信息，往往会发生它们是不是档案，该不该受到如档案般严密、科学控制的争论，甚至有些文件明明冠以“档案”名称，其管理工作却仍然不受档案部门监督指导。凡此种种，在新理论概念面前都将迎刃而解。剩下的问题仅仅是档案部门应如何遥控监管，才能既有利于业务工作的正常开展，又能提高其科学管理水平，确保其安全、准确和完整。
综上所述，我认为从我国的实际情况出发，无论从理论角度还是从实践角度，扩大档案概念的外延，以之促进现行机关（企业）中所有各种类型和运动阶段文件的一体化管理，是符合文件（包括档案）运动客观规律的，也是符合市场经济发展要求的，并且有利于档案事业的发展。有的档案杂志已经发起对这个问题展开讨论。笔者建议全国档案界都来关心这场讨论，并愿以本文作为引玉之砖。
注释：
[1]参见金慧珠、王志才、王俭、梁伟：《文件登记、立卷、著录三位一体》，《档案工作》1989年第4期。
[2]转引自陈兆祦主编：《六十国档案工作概况》，中国档案出版社，1995年3月版，194页。
[3]《Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos》,Normas Técnicas de la Dirección de Archivos Estatales,Minister io de Cultura,1992,Madrid,P.164.