基层退役军人事务部门图书档案管理问题及完善对策

张 敏

(大同市光荣院，山西 大同 037009)

摘要： 新形势下，基层退役军人图书档案管理存在人力资源建设匮乏、管理方式落后等问题。提出了完善图书档案管理的对策，从而使退役军人图书档案管理工作，满足社会和退役军人的需求。

关键词： 基层退役军人事务；图书档案管理；存在的问题；对策

1 现实意义

退役军人事务部门是我国政府的重要组成部分，也是负责档案管理工作的部门，保障着军人和军属的合法权益。基层退役军人事务工作涉及拥军优抚、军休、烈士褒扬、退役军人的就业创业和权益维护等方面。在日常的业务工作中，总会接触到大量的图书档案资料，这些图书档案的收集、整理、归档、利用，对服务退役军人、推动退役军人事务工作进展有着十分重要的意义。基层退役军人事务部门保存着部分退役军人的个人档案，这些档案记录了其入伍前的家庭状况，反映了其在部队期间的经历和表现，管理好退役军人档案，对其退役后的生活生存、职业发展都产生极为重要的作用。军队离退休干部休养所对军休干部的档案按照普通群体家庭和特殊群体家庭两种类别进行分类，采用针对性的工作方式，解决生活实际问题。基层退役军人事务部门图书资料真实记录着部门开展工作的情况，指导工作的进行和完善，同时也是规划未来工作的重要参考和依据。烈士陵园在加强对烈士资料的管理中，通过收集烈士的相关资料，整理归档他们的先进事迹、图片资料等，可为日后的优抚政策、社会福利政策等提供详细的资料，起到良好的作用。

2 存在的问题

第一，人力资源建设匮乏。A.管理人员素质较低。在基层退役军人事务工作中，由于缺少工作人员，一名工作人员既要处理业务，又要整理业务档案资料，还需要保存、管理这些档案资料，导致普遍存在重业务，轻档案的现象。一方面只是简单把一些档案文献装订成册，统一保管；另一方面，对档案的价值认识不足，没有意识到档案在现实工作中的重大意义，档案管理意识不浓厚。并且多数工作人员不是档案专业出身，欠缺相应的档案管理知识、信息知识和网络技术，不善于应用信息化手段处理档案，不能较好适应现代化、信息化的档案管理工作。B.人力资源培养滞后。在图书档案管理中，忽视对工作人员的培训，既缺乏对非专业工作人员进行系统化的专业知识培训，如档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能以及信息管理相关学科知识等培训；也缺乏对专业工作人员进行促进人才成长发展的培训，如档案职业技术教育培训、专业技术人员继续教育培训和终身学习培训等。有些档案管理人员几乎没有培训的机会，即使有，也是为评审职称而参加继续教育，这显然是不正常的。第二，管理方式落后。A.硬件建设不到位。基层退役军人图书档案管理必须面对的一个现实问题：由于主客观因素的影响，以往保存下来的档案纸张单薄，加之保管时间长，出现纸张破损、发黄、褪色、变脆、虫蛀现象，以及纸张规格不统一，使得档案材料质量较差。又由于对图书档案管理的资金投入较少，一方面导致保存图书资料和档案过程中缺乏设备等基础支持，严重影响了退役军人图书及相关档案的保存质量；另一方面导致档案信息化建设过程中不能及时完善数据服务器，影响了信息化建设进程。B.信息化软件建设不到位。由于存在条块分割管理现象，业务部门间缺乏互通，技术平台建设各行其是，根据自身的业务针对性地开发操作系统和应用软件。各业务部门数据库平台信息、运行方式等方面存在不同标准，软件之间不能相互兼容，数据无法汇总，信息资源不能共享，各个数据库工作无法形成合力，严重阻碍了档案信息的交流和整合，不能使档案发挥其应有的作用。C.管理制度欠完备。虽然我国已经出台了一系列的档案管理规章制度，但基层退役军人事务部门没有形成自己的收集整理归档实施细则，即使建立了制度，也存在内容不具体、不全面的问题。另外，在执行规章制度时存在懒执行、慢执行、不执行的问题，归档工作被动拖延，没有发挥制度的实用性。

3 完善图书档案管理的对策

第一，加强人才队伍建设。在图书档案管理的培训工作中，注重在业务能力、软件操作、规章制度、责任意识、道德素质和安全意识等方面的培训，增加对新知识、新理念、新方法的学习和掌握，加大对档案管理人员的培训力度，以满足工作需要，增强保密意识。在培训内容上，注重实操，讲究实用。在培训形式上，采取集中培训与个别培训相结合，常态化培训与专题培训相结合，实施示范教育。在条件允许的情况下，可安排学员外出参观，学习其他地方档案部门的先进经验和好的做法，实地考察之后举办研讨会、讨论班等，找出差距，总结经验，确定要努力的方向，进一步促进档案工作均衡发展。第二，强化管理思维。在图书资料的管理工作中，管理者在做好日常资料收集工作的基础上，要从大局角度出发，及时收集有价值或重大事件的退役军人事务图书资料，并第一时间归纳好，形成良好的档案管理意识。同时加强宣传，普及档案知识，要让保管档案和重视利用档案成为广大干部职工普遍认可的自觉意识，保证档案工作顺利进行。第三，重视管理制度建设。在遵循国家档案工作指导思想的前提下，遵循“自我管理”原则，基层退役军人事务部门要结合本地区退役军人工作的实际情况，因地制宜，有针对性地出台适合自身退役军人图书档案管理的规章或规定，使档案管理工作走上标准化、科学化道路。规范图书档案管理的内部管理机制，明确职责，责任到人，扎实做好档案收集、整理、归档工作。建立图书档案管理定期工作会议机制，群策群力，依靠团队力量，及时研究解决档案工作中遇到的困难和问题。建立常态化的图书档案人员培训、晋升机制，制定培训计划，组织技能考核，评定档案职称，推动人才的可持续发展。建立图书管理的奖惩机制，将业务档案管理纳入年终考核，通过惩戒和鼓励，大力提高管理人员的工作积极性。建立健全定期档案监查和问责机制，通过对档案法律法规落实情况的检查来发现问题，督促被检查部门及时改正。建立健全明确的图书档案利用制度，区分可公开和不宜公开的档案，政策性文件、英烈人才档案等公共性质档案适于公开，而涉及个人隐私内容的档案则不宜公开。第四，推进档案管理现代化、信息化建设。随着信息化的快速发展，要重视信息化对档案工作的影响，形成档案信息化发展的意识，研究档案发展的新方式。与科技公司合作，共同研发统一规范的退役军人信息管理软件，如退役军人和其他优抚对象信息采集系统，建立标准统一的人员信息库，既实现档案信息资源共享，又实现档案工作的自动化和现代化管理。采用先进的档案保护技术和设备，如档案柜、档案箱、除湿机、打码机、扫描仪等。在资金充足的情况下，还要设立专门的档案室并为档案配置专属空调，确保全天通电，为档案创造良好的管理环境。利用数字化技术，对过去的纸质图书档案进行电子化处理。对现在退役军人采集资料时推行无纸化工作，可显著降低基层工作人员的强度，提高工作效率。采用电子水印技术，保障重要档案的安全。

4 结语

现阶段基层退役军人档案管理方式已不能适应时代需求，人力资源匮乏、规章制度不全面，严重影响了基层退役军人档案管理效率。将新型档案管理设备和信息技术应用到档案管理中，建立健全适合本单位的图书档案管理制度，加强工作人员业务技能和信息技术培训，以满足社会和退役军人的需求。

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The problems of library and archives management in the departments of retired military personnel affairs at the grass -roots level and the improvement measures

ZHANG Min

(Datong Guangrong Institute, Datong 037009, China)

Abstract : It analyses the problems existing in the management of books and archives of veterans at the grass-roots level under the new situation, such as the lack of human resources construction and the backward management mode. It puts forward some countermeasures to improve the management of books and archives, so as to make the management of books and archives of retired soldiers and meet the needs of society and retired soldiers.

Key words : Grass-roots veteran affairs; Books and archives management; Problems; Countermeasures

中图分类号： G271

文献标志码： B

文章编号： 1674-8646( 2019) 13-0104-02

收稿日期： 2019-04-29

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