摘要：档案见证改革开放，档案在经济社会发展中起着重要作用，只有重视此项工作，才能保证各项工作顺利进行。
关键词：建设工程档案；城建档案管理部门；档案行政主管部门；档案从业者
2档案，从大的方面来讲，它记录了国家历史发展的各种事件，是历史的见证，从小的方面来讲，它客观地记录了一个人一生的各种情况。而建设工程档案具有其相对特殊的属性，本文对建设工程档案形成过程中一些常见的问题进行简单分析，以利于更好的为建设工程项目、为经济社会发展服务。
1、建设工程档案的概念
建设工程档案它是指在建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，包括前期审批管理文件、监理文件、施工文件、竣工图文件及竣工验收文件等所组成的档案。
在建设工程中，建设活动的参与方往往比较重视工程实体方面，比如工程的质量、进度、安全、投资、环保等，工程实体呈现给我们的是工程的表面和外观，以及后期的居住、使用功能等，建设项目档案则客观真实地反映了工程建设的实际状况，有时甚至比工程实体本身更能够揭示建设项目的真实面貌。但在建设工程档案形成的过程中会出现一些常见的问题，本文对一些常见的问题进行分析，以利于纠正偏差、形成完整齐全高效的档案资料。
2、常见的一些问题
2.1、参建方忽视与城建档案管理部门沟通
“只顾埋头拉车，不顾抬头看路”，参建方在建设工程档案形成过程中，只注重了自身档案的形成，而忽视了与政府相关城建档案管理部门的沟通，《城市建设档案管理规定》明确规定县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域的城建档案管理工作，城市建设行政主管部门可委托城建档案馆负责城建档案的日常管理作；同时《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档规范》也要求，对列入城建档案管理机构接受范围的工程，工程竣工验收后的3个月内，应向当地城建档案挂你机构移交一套符合规定的工程档案。
而在具体实施的过程中，参建方往往忽视此项工作，以郑州市某工程为例，建设单位组织了竣工验收，等到审计时才发现未向郑州市城建档案馆申请档案资料的验收、未向城建档案馆移交档案资料，城建档案馆也未出具建设工程档案验收合格证，从而导致工程迟迟不能进行审计，此做法也违反了《建设工程质量管理条例》第五十九条，按规定可予以行政处罚。
同样以郑州市为例，2018年上半年《郑州市城市建设档案管理办法》（征求意见稿）已发布，根据此规定城乡规划主管部门负责本市城市建设档案监督、管理工作，市城市建设档案馆具体负责档案的日常管理工作，业务上接受同级档案行政主管部门的监督、指导，《办法》规定建设单位在办理建设工程（包括地下建筑和管线工程）规划许可手续时，就应当与市城市建设档案馆签订建设工程档案报送责任书，责任书应当明确建设单位报送建设工程档案的时间、内容、材质要求、整理规范和其他事项；而建设单位在组织建设工程竣工验收时，应当按照所签订的建设工程档案报送责任书的承诺事项，提请市城市建设档案馆对建设工程档案进行预审。预审符合要求后，由市城市建设档案馆出具建设工程档案预审证明，不符合要求的，限期改正。建设单位组织编制完成建设工程档案，经市城市建设档案馆审查符合要求并接收后，出具建设工程档案移交证明。
2.2、参建方忽视与同级档案行政管理部门沟通
我们以具体工程项目事例来说明问题，2015年底某市发改委组织各局委对该市某重点项目进行综合验收时，该市档案局验收人员现场表示，该重点项目建设档案未经市档案局验收，不能进行项目的综合验收，直到此时参建方才发现该重大项目建设档案未向同级档案行政主管部门报送、未申请验收。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
那么，工程建设档案在已通过城建档案管理部门验收的情况下是否再需要经档案行政主管部门验收呢？其实多个部门规章、地方条例、地方规定已给出了明确的答案。在2006年6月14日国家档案局与国家发改委联合印发了《重大建设项目档案验收办法》，其中第六条明确规定了项目档案验收的组织，规定了列入各级政府的重点建设项目，由各级政府投资主管部门组织验收，而项目档案的验收由同级档案行政管理部门组织。以河南省为例，《河南省档案管理条例》规定“重点建设项目应当建立档案，在其竣工验收时，应当由同级档案行政管理部门会同项目主管部门或项目单位对项目档案进行验收”，在郑州市内《郑州市政府投资项目管理条例》和《郑州市建设项目竣工验收规定》也规定，档案行政主管部门应当在自职责范围内，做好建设项目竣工验收管理工作。
综上所述，对列入政府投资的重点项目，建设工程档案必须经同级档案行政主管部门验收。对于参建方，在项目开始之初，就应该及时与档案行政主管部门沟通，建立重点建设项目档案备案登记制度。以郑州市为例，在项目之初，建设单位要填写《郑州市重点建设项目档案管理登记表》（项目及项目档案和资料情况动态表），在项目验收前，建设单位要填写《郑州市重点建设项目档案验收申请表》。总之，及时与主管部门沟通是行之有效的方式，及避免漏项，又可以保证档案资料的准确。
2.3、档案管理者混淆档案与资料的概念
有一些档案管理者工作比较认真，尽力收集工程建设过程中的资料，但是没有甄别分析，导致资料繁杂冗余，不能形成系统性的档案。这其实反映的是档案管理者对档案和资料概念不清的结果。
资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽，只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料，且资料多未经归档保存。而档案是本单位活动的直接记录，因此具有历史的查考作用和凭证作用，是进过归档的。所以资料（文件）转化为档案是有条件的，主要有以下几点：（1）办理完毕的文件才能作为档案；（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
综上，档案管理者在具体工作中，应加以区分，按照档案的属性进行分类整理、合理归档。
2.4、参加方对档案管理工作漠视、对档案作用认识不到位
目前仍有些项目存在对档案管理工作不重视的现象，比如人力、物力、财力等投入不够，思想上不重视，认为项目顺利进展是最重要的，其实深层次反映的是对档案作用认识不到位。
档案管理的根本目的是提供利用，是一种无形的资产。在建设工程中有以下作用：（1）质量验收的需要，一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；（2）后期运行的需要，工程资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；（3）检查汇报的需要，是建设项目进行审计、检查、监督的重要依据；（4）优质工程申报的需要，对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺，更多是看资料做的怎么样；（5）维护权益的需要，建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据，建设单位维权的依据。（6）真实完整的档案有助于我们高效、合理规避各种风险，从这个意义上说档案资料时一把“双刃剑”：一切文件可作为呈堂证供，更应引起重视。
3、结束语
建设工程档案有其特殊性，但也是有章可循，只要保证程序正确、各责任主体重视、具体工作者认真负责，按照档案行业固有属性进行操作，就一定能形成一套完整、准确、系统的档案，从而保证工程建设项目顺利进行，也是的国家社会企业的各项利益得以保证。
参考文献：
[1]周建容.试析建筑工程技术资料管理存在的问题及对应措施[J].商品与质量.建筑与发展，2014（3）.
[2]合晏.论建设工程质量与工程档案管理[J].经营管理者，2014（06）.
论文作者:赵晨1,陈小可2
论文发表刊物:《基层建设》2018年第32期
论文发表时间:2019/1/3
标签：档案论文; 建设工程论文; 主管部门论文; 郑州市论文; 城建论文; 建设单位论文; 工程论文; 《基层建设》2018年第32期论文;