摘要：在科学技术飞速发展的今天，行政事务就必须依靠有效的信息化管理。行政管理肩负着组织的管理工作，是发展的核心，加强行政事务信息化势在必行，通过信息化行政管理可以大大提高行政管理的工作效率，让各项工作得到优质、高效的完成。行政管理必须要结合本单位实际情况，适应时代发展的要求，利用现代科技，掌握现代信息技术，发挥信息化行政事务管理的作用。如何提升办公信息化管理本文所要探讨的问题。
关键词：办公：信息化：管理
一、办公信息化管理存在问题
（一）事务工作信息化
在当前社会背景下，信息资源已经成为经济及社会发展的重要战略资源，信息化水平也从一定程度上反映了现代化水准。在此背景下，行政工作也朝着信息化方向发展，并对办公室工作产生了影响。通过信息化手段，大大提升了政务工作效率，并让相关工作变得更加合理、规范。但在政务工作信息化实施过程中，还是表现出了一定问题，例如过于强调硬件设施建设，而忽视了其使用，未使其充分发挥作用；信息资源共享意识还有待加强；部门缺乏信息资源综合开发利用人才；安全风险评估、预警及处理工作不到位。
（二）传统思维模式限制。
目前还有不少行政单位，受以前计划经济时期保留的传统思维模式影响。很多办公室工作人员在实际工作当中，容易被传统思维模式所限制，主动性不强，缺乏前瞻性及预见性，甚至部分办公室人员并未认识到办公信息化的重要性，认为办公室工作只是一些日常性的简单工作，其技术含量不高。在这种思想驱使下，使其办公信息化进程受到较大程度的限制。
（三）人员配置合理性不足。
办公室行政工作的主体是人，工作人员的整体素质决定了工作质量。很多办公室工作人员将大部分精力置于日常事务处理中，而忽视了自我素质培养，使其业务能力止步不前。在人员筛选方面，办公室多数会选用文科类或者管理类毕业生，这种单一学科或者从业背景的人员在处理问题时不够灵活，思维较为固定，创造力不足，制约了整体工作质量。
（四）各部门之间缺乏沟通交流。
行政单位事务管理工作离不开各个部门的协调配合，但是目前很多行政单位的各个部门多是独立工作，只专注分内工作的完成，各个部门之间缺少合作配合和信息的交流，对于一些分工不明确的工作，都不愿意主动去承担，相互推脱，影响了行政单位事务管理质量和水平，不利于行政单位的协调发展和信息的收集存档。
二、做好办公信息化管理工作必要手段
（一）合理配置办公室内部机构。
实现办公信息化、科学化管理，首先配置上要进行改进，做到办公室管理信息化、科学化，要从办公室的内部机构和工作人员的合理分工入手，培养出一支管理水平高、文字写作能力强、信息化技术掌握好、集体主义感强的队伍，才促进办公室管理的发展。行政单位办公室事务管理工作人员应理清工作思路，要不断提高自己的责任心和事业心，勤于思考，善于动脑，尽量提高自己的工作效率，做到脚踏实地，认真细致。除此之外，还应当保持工作热情，树立正确的工作观念，脚踏实地的做实事。
（二）加强办公室队伍的综合素质建设。
办公室不能成为聊闲话的地方，办公室人员要具备良好的思想作风。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆为此，要定时为办公室的工作人员开展思想教育的课程。必须抓好队伍的思想作风建设。办公室人员要坚持办公室工作的原则，遵守基本要求，是拥有良好思想作风的基础。同时，应当提高自身综合素质，提高工作能力。行政事务管理人员在工作之余，应当坚持学习，根据工作性质进行针对性培训，找出学习重点，掌握工作相关知识，强化自己的工作能力。除此之外，还应当扩宽学习范围，涉猎更多的相关知识，拓宽视野，增长见识，扩张涉猎领域，不断丰富新方法、新途径、新思路，提高自己的创新意识和创新能力。提高自身综合素质，对事务工作要有自己的见解，切勿随风逐流，有原则有底线，规范透明，积极主动。
（三）采用先进科学的信息化行政管理方法
我国信息技术快速发展，为采用科学的管理方式提供了便利。可以合理的使用计算机，运用效率管理软件来管理企业。同时，要明确绩效考评、企业目标管理、企业的自主管理。办公室内部可以通过集成模块化管理来实现政务办理模块化，以降低内部消耗，提升办事效率。在集成模块化管理实施过程中，相关人员应当摆脱传统思维定势，善于主动思考，以便对政务流程进行优化。与此同时，要求办公室人员加强团队协作，行程管理“团队”，要树立以人为本的管理思想，推行人性化管理。当然集成化模块管理并不见得适用于所有工作，由于办公室所涉及的工作较为繁杂，涉及面较广，这就要求相关人员对工作进行整合性归类，确定哪些事件或者工作可以采取集成模块化管理。通过合理的集成模块化管理让办事流程固定下来，降低办事人员的询问频率，以此来提升工作效率。集成模块管理的核心目标是为了让管理工作进行得更加顺畅，所以在流程设计时应当充分考虑流畅性因素，真正意义上实现组织效率优化。
（四）促进管理工作规范化。想要提高行政事务管理工作效率，做好本职工作，就应当制定相关的管理制度、监督制度落实情况，加大管理力度，提高行政部门的约束力和执行力。办公室行政事务工作开展过程中，要重视单位制度规定的约束力，结合制度条文对各个环节进行调节，保证相关工作得以规范化实施。要加强流程审批管理，要坚持推进简政放权，保证权力清单、责任清单清晰准确；要进一步完善程序化管理，对工作流程进行科学、合理的设计，在降低工作成本、提升工作效率的同事，不断提升办公室的公信力；坚持公开原则，在进行重大决策时，要求全员参与，并通过集体讨论的方式确定最优决策。
（五）保证应急处理专业化。办公室事务管理工作实施期间，难免会遇到应急事件或者危机事件。解决危机不但是一种管理理念，也是推动组织生存下去的有效方式。新形势下，单位内部结构变得愈来愈紧凑，各部门之间的联系也愈加紧密，即便是一个细小的差错也可能对整个部门乃至单位产生影响，带来巨大的危害。办公室在整个单位当中扮演了一个协调者、沟通者以及平衡者的角色，在应急事件或者危机事件处理过程中又充当了先锋角色。面对工作中出现的新情况和新问题，应当勇于创新，打破一成不变的工作框架，在探索和实践中，做好行政工作，提高行政部门的工作效率。对于行政事务，应当根据实际情况，先解决紧急事件，在特殊情况下采取特殊措施，灵活变动，提高行政事务管理工作效率。这就要求办公室加强自身应急处理能力，能够对应急事件冷静判断、正确观察、充分认识，从而制定出科学、合理的解决方案。
总结
只有将行政事务信息化管理水平提高，做好办公室的管理工作，才能更好的维持行政单位内部管理的整体质量，推进行政单位各项管理以及业务活动的有序开展。
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论文作者:戴俊
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/7/2
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