摘要：随着社会的发展，人力资源的开发呈现出新的发展态势，各行各业对于劳动者的需求程度随着经济的发展也大量增加。而人事档案作为人力资源中一项最为基础而又重要的内容，引起了社会各方面的关注。
关键词：人事档案；档案管理；常见问题；解决方法
引言：
随着我国经济的快速发展，社会不断进步，物质文化保障与精神文明建设协同发展。我国的人力资源设施也随着社会的进步不断完善。人事档案作为人力资源环节的基础部分，在一定程度上反应出劳动者的工作能力，工作时间，职位级别和工作业绩等。人事档案更是合理利用人力资源，优化人员配置的重要组成部分。但在人事档案的实际管理模式中，存在一些不足之处，如工作人员不专业，管理方式不规范等，这些问题都在一定程度上影响着人力资源的合理运用。
1.当前企业人事档案管理工作存在的问题
1.1人事档案重视意识淡薄
随着社会经济体制改革和人事管理制度改革的不断深化，企业和员工之间“双向选择”的特点日益明显，人才流动也日趋活跃。企业在招聘和使用员工的时候，更看重的是员工的个人能力，且企业对员工的束缚主要是靠劳动合同与劳动协议，而不是人事档案。员工如履行了劳动合同、劳动协议，即可自由流动，选择适合自己的岗位。因此，在激烈的人才竞争和用工制度变化的大背景下，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而原单位为维护本单位的利益而不允许其转出人事档案，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“虚假档案”的情况。另一方面，由于人事档案重视意识淡薄，还存在高校毕业生档案长期保存在原籍人才交流机构；更有甚者，档案长期留存在本人手中，由其本人保管；除此之外，还存在新入职人员的档案长期滞留在人才交流机构，人事关系不明确，这为工龄计算和保证档案资料完备工作都带来了不小的麻烦。
1.2人员缺乏专业化
无论在事业单位还是企业单位中，办公人员的专业化是至关重要的。这不仅影响着员工的工作效率还在一定程度上反应了工作单位的精神面貌。人事档案管理的人员的素质水平直接影响着人力资源的可持续发展。随着物质文化水平的提升，用人单位对人员的需求也逐渐增大，在国家设定的人员编制有限的情况下，合同制模式的用人条件逐渐登上社会的舞台。在人事档案管理人员较为缺乏的情况下，用人单位聘用临时的工作人员进行办公。由于临时工作人员没有经过系统化的培训，专业水平相对较弱，一些人员对于档案的管理没有充分了解和认识，导致在实际工作中办公效率较低的现象。
1.3人事档案管理人员服务意识不足
由于长期受到档案部门机要性的约束，以及档案部门长期局限于等客上门、你查我调的被动的、单一的服务方式，使得人事档案管理人员的服务意识在一定程度上也受到了影响。在长期的人事档案管理过程中，档案管理人员更多的重视的是档案的保管，而相对忽视了人事档案的利用和其中蕴藏的价值，而档案只有被利用了才能实现其价值，也才能实现档案管理工作的价值。
1.4滞后的信息化、网络化管理
21世纪是网络飞速发展的时代，计算机技术和网络技术的发展，势必带来档案管理工作的变革。在发达国家和地区，古老的纸质档案被先进的电子档案所取代。而在我国，用手工制作、整理形成纸质档案的方法依然盛行。但我们应该清醒的认识到，纸质化的操作和管理，对于提高企业的工作效率、节约成本，减少档案的磨损程度，延长档案寿命都是非常不利的。
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2.加强人事档案管理的对策
2.1提高人事档案重视意识，加强人事档案宣传
对全社会普遍存在的档案管理部门的领导和普通百姓对人事档案重视意识淡薄的现象，有必要加强人事档案的宣传工作，强化民众对人事档案重视意识。无论是企业还是员工个人，都应该自觉转变观念，提高对人事档案的重视程度。比如，我们可以通过多种形式对《中华人民共和国档案法》和企业内部的人事档案管理办法的宣传培训，使大家对人事档案和相关法律法规有所了解，还可以通过讲述具体案例宣传人事档案工作，目的是让员工能够充分认识到人事档案的重要性和人事档案背后重要的人事档案关系。这样的宣传工作有利于档案事业发展氛围的营造，能够有效地推进人事档案管理工作的发展，促进人事档案资源的有效开发利用。
2.2全面提高人员素质
针对办理人事档案的工作人员进行专业化的培训和考核，这样可以提升工作人员的专业化办公水平，增强人事档案的管理办公效率。一方面，在针对已有固定编制的员工中，定期开展专业能力的考核与测评，激发编制内工作人员的积极性，在一定程度上防止员工的懈怠心理；另一方面，在临时工作员工中，聘请专业人士尽心系统化的培训，然后针对培训内容进行考核，对于成绩良好的员工与其签订正规的劳动合同，这样可以为员工提供一定的安全保障。
2.3强化服务意识，提高业务能力，积极主动提供人事档案利用人事档案中记录的信息是人力资源管理工作做出人事任免、职务变动、工资变动、职称评聘等重要决策的依据，所以人事档案管理人员应该转变观念，增强服务意识，改变长期以来等客上门、你查我调的被动服务方式。首先，要对已掌握的档案材料进行归档整理，编辑有关人事档案资料；其次，企业内部应该组织有针对性的培训，通过多种培训形式，对人事档案管理人员的业务知识进行培训，提高其业务能力，同时，要对管理人员的服务态度和服务意识进行培训并做出要求，还可以进一步将档案服务作为考核项目纳入对档案管理人员的考核中；再次，人事档案管理人员要对保管的档案库藏进行清点盘查，核对档案数量，理清档案类别，确保人事档案管理规范、清晰。
2.4加快人事档案工作的信息化建设
采用计算机技术作为新的管理手段是档案工作现代化的必要条件和重要标志，它使传统的管理模式和操作方式得到了本质的改变，大幅提高了档案管理的效率。我们可以将人事档案管理工作中的编码、查询、统计、库内存放位置和其他个人相关基本信息录入计算机内，逐步建立信息数据库，这样不仅可以省去手工操作所耗费的人力、物力，而且使用计算机操作速度快、准确度高。一方面，提高了档案管理的效率，便于日后的人事档案管理工作；另一方面，还大大减少了人事档案的磨损程度，有利于保持人事档案的完整、清晰，延长档案寿命。
2.5完善资源配置
在一些没有设立人力资源管理的企业，完善资源的设置，安排专业的人力资源机构对于企业员工进行专门的管理。增强硬件配套设施，为工作人员提供良好的人事档案寄存部门，为员工的入职与离职等做好充分的衔接工作，避免工作人员的人事档案流落在外的现象。只有完善用人单位的资源配置，才能促使人力资源管理更好的发展。
结束语：
人事档案管理是一项复杂且系统的工程，档案管理的现代化必须将现代化的管理理论与方法相结合，使档案管理工作实现科学管理、系统完善、方便快捷，以满足人们的需求，提高管理人员的工作效率。
参考文献：
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[3]金宏杰.新形势下人事档案管理中的问题与对策探索[J].产业与科技论坛，2015（19）：235-236.
论文作者:胡寿烈
论文发表刊物:《基层建设》2017年第14期
论文发表时间:2017/9/30
标签：人事档案论文; 档案论文; 管理人员论文; 员工论文; 档案管理论文; 人事论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第14期论文;