摘 要：文档作为一门管理性质的专业，其管理工作已经在向高度知识化、高度集约化以及高技术化方面转变，文件档案资料是项目建设过程中必不可少的重要元素，是项目管理的有机组成部分。本文浅谈项目文档管理如何为项目生产服好务。
关键词：文档管理；项目生产；优质服务
一、项目文档在项目生产管理的内容
1、文档的分类、索引的管理
为了能够迅速地在众多的文档中找到自己所需要的文档，就必须成立一套完整有效的文档目录管理系统，具体分为文档的分类管理和文档的索引管理两方面。
项目文档管理的分类可分为：管理类文档、技术类文档、参考类文档等等。进行项目文档管理时，必须把各种不同的文档建立不同的分类，例如文件夹方式的管理，用不同的文件夹来命名，进行不同类型的文件安排和权限的管理。 另外在文档使用过程中，通常会发现很多相似的文档，为了方便查阅，还必须把文档建立一套索引机制。通过采用索引的方法，把有些相对重要的内容放在一个比较明显的位置，便能够快速找到。文档管理中还必须注意对文档的权限进行管理，尤其是对有些重要的存档文档，为了避免在不注意时删除掉，更有必要设置文档权限。
2、项目文档的命名
文档的命名，必须让文档的名称能够很容易理解认知。在使用文档时，可以制定一些规定，例如在文档的某些位置放置文档的类型或日期等。 另外对于不同版本的文档，在进行管理时可在文件名称中标明版本号，对于某些最终稿等也可以加一些特别的标注，这样可以更加明了文档的重要性。
3、文档模板的管理
对于文档模板的管理，有些必须对格式进行要求，必须加入一些文档的基本内容到文档模板中，以便能够更好体现文档所需要的内容，比如：设置文档的页眉页脚格式、文档的目录样式以及文档的字体等等。 文档在建立时，必须注意文档的分类，不同的分类有不同的文档模板，以便操作者能够更好地明白在建立不同文档时所需要采用哪种类型的模板。另外如果文档模板发生变更，必须及时知会使用者，必须做好文档模版管理。
4、文档的审核
文档的审核包括内部审核和外部审核两方面。在项目工作中，有许多的文档都是具有指导性的，存在一定的权威性和严肃性，所以必须对文档进行审核。 在文档的建立时、文档发生变更时以及文档的适用范围发生变化时都必须对文档进行审核。通过审核文档，能够检查出这些文档有没有不正确的事项或其它方面的错误。另外，通过对文档的审核也能够对各个岗位的职责更加明了
二、项目文档管理在项目生产提供优质服务的重要性
在项目工作中，文档已成为交流的主要依据，而文档管理则成为项目管理控制中的主要组成部分，其具有严肃性、灵活性，必须更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文档的管理工作是一项非常重要的工作，许多的企业都成立了专门的档案管理部门，对文档进行统一归类管理。 项目文档管理的作用主要如下：
1、项目文档的管理可以方便项目管理者掌握项目的进展情况，了解当前项目所出现的问题以及预期工作的目标。
2、在项目中有些大的项目会分成若干个小项目，分工给不同的项目小组。而文档管理是不同项目小组进行交流的重要依据和项目工作运行的主要凭证。
3、项目文档管理工作可为项目提供完整的文档，以确保项目开展的质量。
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4、项目文档的存档可为下一次新项目的开展提供参考价值
目前有些大型的设计项目，企业主为了更好地提高项目管理质量，与一些大的工程公司组成了一个统一的管理队伍。项目文档管理者在项目经理的带领下专门负责项目文件的管理工作，有效管理文件的输入与输出。在其上交所有完整文件给项目管理组的时候，同时必须附带所有与文件相关的交接记录。项目文档的管理应严格按照企业管理队伍规定的文件管理制度进行传送，运用文件传递和附件目录的形式，同时必须把编码按规定都标识好。项目管理者负责检查收到的所有文件，检查文件所有签署的齐全与否，检查完后送至项目经理审批，再及时发送给各个文件接收人。
三、项目文档管理如何为项目生产提供优质服务
1、建立严格的文档控制管理程序
工程建设项目通常严格按照程序执行，每个举动得到业主书面批准后才能实施。在合同生效后，文档控制人员的首要任务是按照合同要求编写并提交给业主文档控制管理程序文件，用以确认文档控制的工作范围、工作流程及实施办法，并对项目文件格式、报批流程、收发文件处理步骤、控制和归档等做出明确规定，还绘制文件处理流程图，设计各种登记表，制作各类文件标准格式电子模板，规范整个项目文件的编制和运行。文档控制人员还应积极与业主沟通，使程序文件尽快得到批准。文档控制管理程序是其它程序文件编制的基础和依据，使得项目中所有文档能够具有一致性和规范性。
2、 建立文件标准编号系统
建立文件标准编号系统是文档控制管理工作的又一重要内容。项目所有文档采用统一标准进行编号就是为了让存储和查询文档信息更加快捷方便，便于管理，提高工作效率。标准的文件编号通常包含以下四个层级的内容：公司名称代码、项目名称代码、文档属性代码及文档序列号。项目中所有人员必须严格依照文件标准编号系统对经手的每一份文件进行准确的编号。
3、严格控制文件版本
工程建设项目中对文档进行不断修改和升级的情况较多，严格做好版本控制工作既能够保证文档的可追溯性，又能够保证文档使用者辨别出最新版本的文件，避免出现使用旧版本中错误信息的情况。版本的区分可在文件标准编号系统中体现，通常的做法是在文档序列号后面加上版本编号，并且随着文档的更新而进行更新。
4、使用文件传递表
文件传递表是项目文档往来传递的一个重要工具。在工程建设项目中，文件传递表除了表明传递方、接受方的通信信息外，还详细描述所传递的文件名称、文件编号、文件版本号、文件类型、文件总页数、文件份数、文件传递目的等。其主要作用是可以作为所传递文件的目录及签收记录，还可以作为文件状态信息的基本来源和依据。
5、编制台账登记表
工程文档多来自于承包商、供货商、业主等各方，且有设计文件、采购文件、施工文件、管理文件等各种类别，编制台账登记表可便于文件检索，还利于对交互性文件进行管理。台账内容一般包含文档编号、文档名称、文档收发日期、收发方名称、各方负责人、文档间的关系、文档状态、回复情况等。
四、结束
随着我国经济和科学技术的不断发展和进步，对于企业的工程项目文档管理模式一定要能够跟得上企业和社会发展的步伐，只有这样才能够保障企业在工程项目信息的保存和利用上方便、快捷和准确，使得工程项目信息能够及时地服务于企业发展建设。工程项目文档一体化管理机制是符合当下社会发展和科学技术发展的新的文档管理模式，各个企业应当及时做到与时俱进，了解和掌握关于工程项目文档一体化管理的相关管理手段和管理方式，为企业发展做出贡献。
参考文献：
[1]张慧敏.国际工程建设项目中的文档控制管理[J].时代报告（学术版），2015（09）.
论文作者:李影
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第10期
论文发表时间:2019/9/25
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