做好企业档案工作的一个新机遇和新动力——贯彻ISO 9000系列标准，本文主要内容关键词为：新动力论文,新机遇论文,档案论文,标准论文,系列论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案工作的一个极其重要的要求就是档案的完整与准确。只有这样才能形成高质量的档案财富，发挥其不可估量的效益。然而，档案不是由档案工作者形成的，因此要达到档案完整与准确的要求，其主动权掌握在领导人和文件制成者的手中。根据这一实际，在八十年代初，档案部门提出了若干个“纳入”的措施，即纳入相关的工作程序、纳入有关人员的职责范围等等，而且，这些“纳入”的措施争取到了科委、计委、建委等领导部门下达文件认可，起到了不小的作用。但是，由于种种原因，这些“纳入”措施总不能成为每个企业的领导干部和有关人员的自觉行为。有些人视几个“纳入”是档案部门的“乱搭车”，他们只重视硬成果而忽视以档案为主要形式的软成果，把档案的形成和积累看作是一种额外负担；有些人虽然认识到档案的重要性，但鉴于企业对于档案的形成和积累没有硬性要求，于是只为一己之私利而积累档案，常常把重要的和孤本的档案文件占为个人所有。对于这种情况，档案部门深感回天乏术，束手无策。
1997年《浙江档案》第5 期发表了丽水市档案局郑秉心的题为《论贯彻ISO9000 质量体系国际标准给企业档案工作带来了正面效应》的文章，很有指导价值。我觉得档案工作者应当认真研究这个问题，抓住越来越多的企业贯彻ISO9000系列标准的机遇， 把企业档案的形成积累机制推向更高的层次，使档案实现完整，准确的要求真正成为企业领导和有关人员的自觉行动，改变只由档案人员“一头热”的现象。下面我就这一问题谈一点粗浅的认识。
一、企业贯彻ISO9000系列标准势在必行
ISO9000系列标准是1987年由国际标准化组织（ISO）质量管理和质量保证技术委员会（TC176）颁布的质量管理和质量保证标准， 简称质量体系国际标准。根据有关资料介绍（注：由于一时收集不到ISO 9000系列标准，参考了由浙江质量体系审核中心编印的《ISO9000 系列标准培训教材》。），这个系列标准内含多个文件，有质量管理和质量保证的选择和使用指南，软件开发、供应和维护中的使用指南等等。这些文件的应用范围涵盖各类产品，概括起来有硬件产品，即由加工的零、部件组成的产品；软件产品，即由书面的可记录的信息，概念、文件或程序组成的产品；流程型产品，即由固体、气体、液体或它们组合而成的最终产品或中间产品；服务，可能构成全部或主要产品的无形产品。这些文件不仅有产品质量的国际标准，可以指导产品质量的检验；还有质量保证的国际标准，可以指导评价制造商或供应商的质量保证能力。
贯彻ISO9000系列标准的意义，除了保障社会与人身安全， 保护消费者利益之外，也是为了促进国际贸易和为了企业的生存发展。这是因为贯彻ISO9000系列标准之后， 使同类产品在全球范围内有了统一的产品质量标准，消除了国际贸易中的技术壁垒。特别是国际标准化组织中的“合格评定委员会（CASCO）”于1986 年发布了《第三方对供方质量体系进行评价和注册的守则》，世界各国各类企业只要获得了权威的第三方认证证书，他们的产品质量就应当被世界各国认可，等于获得了进入国际市场的“通行证”，连工程建筑与安装行业， 也把贯彻ISO9000系列标准， 建立质量体系作为投标中的必要条件。 我国《建筑法》第53条也规定：“国家对从事建筑活动的单位推行质量体系认证制度。”而且，贯彻ISO9000系列标准对于一个国家来说， 可以促进一大批被认证单位提高产品质量的能力；对于一个单位来说，可以增大社会对它的信任度，提高竞争能力，还可以避免由于多个需方的多重质量体系评价而造成多重费用支出。所以，一些工业发达国家的大多数企业，早已把贯彻ISO9000系列标准，争取质量体系认证， 作为自己生存发展的一种手段。
我为已经加入了国际标准化组织中的“质量管理和质量保证技术委员会（TC176）”，并已成为它的P成员国，即参加具体技术工作的成员国（它还有O成员国，即一般的观察员）。与此相适应， 我国已于1991年颁布了《产品质量认证条例》，并且依法认可了一批质量体系认证机构，已有上千个企业通过认证，获得了认证证书。这说明，我国各类企业贯彻ISO9000系列标准的外部环境条件已经具备， 只要企业自己有贯彻标准的要求并且达到质量标准，就可以申请认证。有些企业的有些产品，甚至必须经过认证才能上市。特别需要指出的是，当我国恢复“关贸总协定”成员国的合法地位之后，世界各国经过认证产品将源源不断地进入国内，而我国的产品（包括软件产品、硬件产品等），如果不加快贯彻ISO9000系列标准的步伐，将无法进入国际市场， 那么我国的经济发展将会遇到严重的困难。鉴于上述种种原因，在我国，贯彻标准和申请认证已经成为国家鼓励、企业争取的一种行为，必将在各类企业中迅速展开，包括工业企业、商业企业、设计单位、建筑安装单位等等。近日常见媒介报导企业通过认证的消息和公告，甚至还有一家中等规模的商厦通过认证的报导，足以证明这一点。
二、贯彻ISO9000系列标准与档案工作的关系
就我们档案工作者而言，研究ISO9000 系列标准并不意味着档案工作将会贯彻这个标准，而是为了明确企业（甚至包括一些事业单位）在贯彻这一标准时将会对档案工作产生何种影响，档案部门应当如何配合。对此，本文拟作为一个重点，阐述一些粗浅看法。
（一）贯彻ISO9000系列标准严格要求形成一套文件， 因此为档案的完整、准确奠定基础。根据ISO9000系列标准的精神， 质量体系的正规化必须具有符合要求的文件化作为表现形式，没有文件的质量体系是不被承认的，不能证明质量体系的客观存在，不可能通过质量认证。贯彻ISO9000系列标准应当形成的文件主要有五方面：
1.质量手册。这是根据本单位的质量方针和ISO9000 系列标准来描述本单位质量体系的文件，它的主要内容通常有本单位的质量方针、组织机构、质量体系要素、手册的适用范围和使用指南等。在质量体系认证评审中，必须审查质量手册提出的要求是否符合ISO9000 系列标准中的相关规定。
2.质量体系程序。这是指为实施某个质量体系要素或其中一部分或几个要素所规定的管理方法，通常包括一项活动的目的、范围、如何去做等等。建立质量体系中所涉及的程序很多，这里仅列举主要的几种：
①质量职能展开和分配程序；
②质量体系审核程序；
③新产品开发程序；
④设计鉴定、评审、更改程序；
⑤工序控制程序和工序间检验程序；
⑥产品质量检验、试验和审核程序；
⑦质量记录管理程序；
⑧文件控制程序；
等等。
3.质量计划。即对于新产品、服务质量和生产过程有关的项目，管理部门认为需要时应编制与公司质量管理体系所有其他要求相一致的书面计划。其内容主要有：应达到的质量目标、每一责任阶段的责任和权限分配、有关阶段所需的试验、检查、验证和审核大纲等。质量计划按其形式划分，有产品质量计划、专项质量计划（如工序控制计划等等，有时候可以一起纳入相应的质量保证计划）、管理工作计划等若干种。
4.技术文件。指的是质量体系需控制的质量文件，包括技术图纸、产品计算书和说明书、工艺流程、工艺控制文件、检验和试验规程等等。可以说是指导产品规范地生产所不可缺少的各类文件。
5.质量记录。即证明产品质量达到所需要的质量，并验证质量管理体系工作实效的文件，主要有：设计评审记录，工序控制记录，成品和半成品检验记录，各类设备校准记录，文件更改记录，特殊工序的操作监督记录等等。
上述文件有的属于科技文件，有的属于管理性文件，企业要想通过质量体系认证，就必须按质按量地形成上述各类文件。于是企业的产品生产科技档案和科技管理档案的完整、准确也就实现在其中了。有人说，贯彻ISO9000系列标准是全面质量管理的重要组成部分。但是， 从档案工作的角度分析问题，贯彻ISO9000标准， 对于形成文件的数量和质量提出了严格的要求，提出了质量体系正规化必须以文件化作为表现形式的观点，这是全面质量管理所不及的。不少实践证明，全面质量管理活动的结果往往是产品质量上去了，但没有确立严格的文件形成和积累制度，有的文件质量不高，有的文件应该形成而没有形成，有的文件形成后没有积累起来而散失掉，导致企业档案不完整和不准确，档案资源不能有效地形成，当然也不能发挥它应有的作用，反过来也会影响质量管理成果的巩固，使产品质量不稳定。
（二）贯彻ISO9000 系列标准有利于强化企业领导和员工的文件和档案意识。这是因为企业贯彻ISO9000系列标准必然要经过培训、 实施、认证检查等阶段，而且都有重奖、重罚的激励措施。每一阶段都把“文件化”作为重要内容。例如，浙江省××集团公司在贯彻ISO9000 系列标准建立质量体系时，把人员培训作为第一步。他们首先组织中层以上干部和生产技术骨干70多人进行为期一个月的面授学习，然后普及到全体员工。同时，他们还通过外送培训等多种方式，使公司三名管理人员获得质量审核员资格证书；另有500名员工获得ISO9000标准中规定的上岗证书。他们除了掌握质量标准和实现质量要求的知识之外，还明确了形成各类文件的重要意义和编制各类文件技术手段。这就是说，通过培训阶段，使受培训的领导、中层干部、技术骨干和有关员工树立了较为强烈的文件、档案意识，并掌握了形成文件、档案的知识技能。
不仅如此，一切贯标单位为了通过质量体系认证，以及认证后的每年两次复查，都十分重视“文件化”的实践。他们一般都组织质量保证体系维持委员会，开展内部质量自查活动，对于不合格的限期纠正，并处以重奖、重罚制度。例如前述《浙江档案》1997年第5 期郑秉心的文章中提到：“据《内容审核不合格报告》第9502号，1995年11月10日对公司生产科的审核，其不合格陈述如下：‘查工艺纪律检查及反馈处理表，表式内无违反工艺纪律的原因分析栏目，也无原因分析记录，不符合QLNicc2205—1955’，生产科当天就作出纠正措施，公司对其纠正措施验证如下：‘重新设计印制的符合要求的表式已于11月17日启用，记录全面、完整。’……由此例可以看出，系列标准贯彻后，给‘记录’的符合质量要求的‘形成’所带来的保障作用。”这段文字表明，通过贯彻标准的实践活动，由于对“文件化”的严格要求，进一步巩固了企业各类有关人员的文件、
档案意识。
可以毫不夸张地说：在贯彻ISO9000系列标准的单位中， 从领导到全体员工都把文件的形成和积累看成是自己生产、科研和管理活动的有机组成部分，不再把它作为一种额外负担，不会在形成文件方面搪塞敷衍，也不能把形成的文件占为己有。因此，档案人员不必再为档案的完整、准确而孤军作战，四处求告。
（三）档案部门应当在贯标活动中发挥应有的作用。 企业贯彻ISO9000系列标准固然是做好档案工作的一个良好机遇。但是， 档案部门也不能坐享其成，而是要努力工作，积极参与企业的贯标活动，并由此为档案部门树立良好的形象，显示其重要地位。根据实际经验，档案部门在企业贯标活动中负有如下使命。
1.根据“文件化”的要求，督促检查质量体系按质按量地形成文件。许多贯标单位为使“文件化”的质量体系有效地实施，往往成立监督实施考核小组，由企业领导人亲任组长，吸收各有关部门参加，对质量体系的合格程序进行第一方审核，即内部自我审核。企业档案部门由于熟悉文件完整、准确等的质量要求，并且要最终验收归档的各类文件，所以应当争取而且也往往会被吸收参加监督实施小组，负责对质量体系文件的编制和实施进行监督和检查。这样，既参与了企业的贯标活动，扩大了档案部门在企业中的影响，又对归档文件实施了超前控制，有利于提高档案的质量。为了有效地履行监督检查的职责，档案部门应当认真学习ISO9000系列标准，切实掌握这方面的知识， 如果能够取得审核员的资格证书，当然更好，更能名正言顺地参加对质量体系的监督和检查。
2.为企业申请认证和复查提供成套的、合格的档案文件。所谓认证，就是由可以充分信任的第三方（即法定的认证机构）证实某一鉴定的产品或服务符合特定标准或规范性文件的活动。产品认证与质量体系认证是有区别的，但是产品认证必须连带质量体系认证，借以评定企业是否具有持续生产符合技术规范的产品的能力。认证是企业取得客户信任的手段，当然也是提高企业在国内外竞争能力的重要举措。除了强制认证的产品和服务必须经认证才能进入市场之外，非强制认证的产品和服务，企业为了提高竞争能力也往往自愿申请认证。所以申请认证是极大多数企业的经营行为和追求目标。
申请认证必须按照认证机构的要求填写申请表，此外，还必须提交质量手册、各类程序、相关的技术文件和各种记录。这些文件在形成之后都通过归档活动汇集于档案部门，其他部门往往只有本部门形成的文件而没有成套文件。因此，企业申请认证或是认证之后的一年两次复查，档案部门都应当负责提供成套的、合格的文件，供认证机构审核。
3.运用“认证”所创造的条件，推动企业的整个档案工作。根据贯标的实践活动，一个企业的全部产品（或服务）不一定是全都申请认证的，对于不申请认证的产品（或服务），档案部门应当参照认证产品的要求，推动有关部门形成一套完整、准确的文件。同时，档案部门还应当充分利用企业领导和员工提高了文件、档案意识这一有利条件，建立和健全整个企业的文书工作和档案工作制度，提高文书工作和档案工作水平，更好地为企业的各项工作服务。
总之，贯彻ISO9000 系列标准是企业（也包括一部分事业单位）争取生存和发展所必须采取的重大活动，即将大面积地展开。这一活动的展开无疑会给档案部门做好工作带来极有利的机遇，当然也会增添某些职责。而且只有履行好职责才能使机遇成为具有良好效果的现实。档案部门应当抓住机遇，履行职责，使企业档案工作建立起一种新机制，推上一个新台阶。
标签：iso9000论文; iso9000质量管理体系论文; iso认证论文; 企业档案工作规范论文; 9000认证论文; 工作标准论文; iso9000系列标准论文;