摘要：档案是对人类最原始的记录方式，而人事档案是省直机关、企事业单位不可或缺的部分。尤其在新时期的今天，人事档案更是作为员工求职经历和个人职业生涯的凭证性和权威性产物。新时期，人事档案管理已经面临着改革，人事档案管理的改革是时代发展的必然要求，做好人事档案的管理，在人事管理工作当中占据着非常重要的地位，。本文就新时期人事档案的现状和人事档案管理过程中存在的问题以及人事档案管理制度的优化等进行探讨和分析。具体内容如下，仅供参考。
关键词：人事档案；管理制度；优化；
引言：新时期，我国经济发展迅速，对各企事业单位也在不断加强管理，各单位从事人员人数众多，人员变动也经常发生，尤其一些私营企业人员流动较为频繁，都需要做好人事档案管理，避免人事纠纷，同时，也防止人员流失，为企业留下好的人才，提高企业办公效率。而旧的人事管理已经不能适应当今社会发展要求。因此在人事档案管理制度上也需要不断优化，适应新时期对企业和对人才管理的要求，做到人尽其才，各尽所能，尽职尽责，充分发挥和利用好人才，减少企业的人才损失，帮助企业更科学更健康的发展。
1 新时期人事档案管理得现状
1.1企业对人事档案的管理不够重视
一些企业对人事档案管理不够重视，这种现象一般在省直机关，事业单位中普遍存在，因为这类单位不是私营企业，不以营利为目的，人员流动较小，所以，这样的企业对人事档案的管理并不重视，一般做人事档案管理的都是一些闲职，没什么难度可言，更没有一套完善的人事档案管理制度，人事档案管理得不到重视。这样，长此以往，慢慢的会产生一些不正规的管理方法，比如说当某一天企业需要调用人事档案的时候，会出现时间久远或者是管理不严谨导致档案混乱、破损甚至是丢失，影响企业的办公效率。因此，任何企业都应该对人事档案的管理给予重视，因为他是企业管理和发展中的重要组成部分[1]。
1.2企业对人事档案管理缺乏科学的管理制度
企业对人事档案管理不重视，简单对待，档案管理人员不够专业，必然对人事档案管理缺乏科学的管理制度，甚至都没有一套属于自己的管理体系。比如在一些年久陈旧的档案上，没有及时按年份或者名目及时归档，这样时间一长，就会发生不能及时准确查找的情况。而且有些单位成立时间长，人事档案过多，人员流动大，尤其是一些老旧的档案没有得到有效的保管，在库房或者是潮湿处，出现发霉、被蛀、档案缺失等现象，造成人事档案的严重损失[2]。而对于一些档案有变动需要修改的时候，没有做到及时更正，一旦出现需要了解该人事信息的时候，得到的信息是不准确和不完整的，将会对该员工或是对企业造成不良影响，影响企业的工作效率。
2优化人事档案管理制度的目的
2.1优化人事档案管理制度有助于企业对员工情况的掌握
人事档案是企业对员工情况掌握的基本，人事档案管理人员，通过人员的变动，不断地对人事档案进行修改和更新，同时，也是通过人事档案的变动，记录和时刻掌握公司员工的流动情况。每个员工年纪不同，家庭不同，学历不同，社会经验不同，这些都会体现在人事档案上，所以每个员工的人事档案内容也不同。人事档案会记录下每个员工的学习经历，工作经历和社会阅历，帮助企业更好地去了解员工，去考验员工是否有能力胜任该职位[3]。而当员工需要工作调动或者升职等情况的时候，企业也会参考员工的人事档案。因此，优化人事档案管理制度势在必行，一个好的企业必然会有一套完美的人事档案管理制度，对公司的每位员工和每位员工的工作情况尽可能的了如指掌，优化人事档案挂历制度有助于企业对员工情况的掌握和对员工的管理，不但可以减少员工的流动性，还能增加员工工作效率。
2.2优化人事档案管理制度有助于企业的健康发展
人事档案在一个企业中起到一个记录作用，及时记录人事档案的变动，掌握员工的情况。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆当企业中有任何一个空缺的时候，除了个人意见和同事意见之外，人事档案是最好的参考，可以通过人事档案的记录，对员工情况一目了然，找到合适的人员去补上空缺，既不会出现用错人也不会出现无人用的情况，大大的提高了公司的办公效率，同时也能有效的分配人力资源，减少人员流动，防止企业人才流失。通过优化人事档案的管理，为企业的健康发展助力，让企业可以在快速发展中没有后顾之忧。
3 新时期，优化人事档案管理制度的措施
在经济发展迅猛的今天，各个企业人事档案管理过程中出现的问题也不断表露出来，因为要想适应新时期，人事档案管理也需要改革，对过去人事档案管理制度的不足采取有效措施，这样才能跟的上时代的进步，以下是关于优化人事档案管理制度的措施。
3.1加强人事档案管理人员的服务意识
人事档案作为企业对员工最基本的情况掌握途径，一定要做到尽善尽美。首先，要从加强人事档案管理人员的服务意识开始。让档案管理人员认识到人事档案管理不是一个闲职，这是一个需要有一定责任心和使命感的工作。如果松懈懒散，粗心大意很难胜任。所以要让人事管理人员深入到员工内部，了解员工，加强对员工情况的掌握，及时更新人事档案信息，进行鉴别和归档，为企业去发现人才，让真正的人才得以有效利用，不让人才流失或者埋没人才。不断的让人事档案管理人员认识到自己工作的重大作用，加强自身服务意识。
3.2完善人事档案归档制度
由于企业员工众多，企业人事档案自然少不了。尤其是一些事业单位，单位年代久远，员工档案数量更是庞大。所以，在人事档案归档上必须要完善归档制度，这样才能更有效的管理好认识档案。要做到明确人事档案建立的时间年限、部门工种等都有明确划分，只要提供相关信息，就可以做到快速找到人事档案。而且，在人事档案管理上要对不按要求归档的人员采取有效措施，这就需要建立一个完善的人事档案归档制度，以保证归档材料的质量和可信度[4]。
3.3提高人事档案管理的信息化水平
现代社会已经是一个绝对的信息化社会，对人事档案的建立和管理也都普遍信息化，已经不是以前的纯纸质手写档案方式。信息化技术对档案的建立、编辑、检索等更加方便快捷，已经是人事档案管理的发展趋势。要想实现信息化管理，就需要提高人事档案管理人员的信息化水平。定期进行教育培训，对信息化设备，比如说电脑、扫描仪等对档案进行电子版留存，可以做到以照片文字或者是文件等多种形式，进行管理。通过前期对人事档案相关信息的录入，可以快速的进行搜索，提高工作效率。而且，这种信息化管理，可以减少人事档案的损坏率，一旦纸质的人事档案破损，电子版还有留存，可以确保档案的安全性。提高认识档案管理的信息化水平，真是实现人事档案管理更为准确和快捷[5]。
结语
随着社会经济的发展，企业人事改革也在不断推进，人事档案的管理也变得越来越重要，人事档案管理也越正规化。对于人事档案管理过程中出现的问题，企业管理人员应该积极改正，不断完善企业的人事档案管理制度，建立一套属于自己企业的人事档案管理体系，可以长期的延用。充分发挥出人事档案管理制度的作用，有效的助力企业的发展。
参考文献：
［1］陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探［J］.就业与保障，2009，（2）：36-39.
［2］吕春影.人事档案管理中存在的问题及完善措施［J］.濮阳职业技术学院学报，2004，（11）：23-25.
［3］郝菊勤.杨文升.姜春林，新时期人事档案的管理与利用［J］.机电兵船档案，2000，（3）：5-6.
［4］何素芳.浅谈人事档案归档材料的鉴别［J］.档案时空，2005（12）：37-38.
［5］陈存标.关于新时期人事档案的新思考［J］.管理与财富.2007（2）.
论文作者:陈赞强
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/15
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