摘要：办公室作为煤炭企业的综合职能部门，其自身建设的水平对其整体环境有着至关重要的影响。随着经济的不断发展，为满足煤炭办公室高效办事效率的要求，应及时对办公室管理方式进行改进和创新，进而为煤炭企业提供管理保障。
关键词：新时期；煤炭企业；办公室工作
1当前煤炭企业办公室工作存在的问题
1.1信息传递不及时
在煤炭企业工作制度中，根据基层实际情况，工作消极的状态，对工作任务不上心，不能很好地完成上传下达的基本工作，工作效率极低，一些决策不能及时传递，导致煤炭企业不能健康有效率地运行。
1.2办公室精细化管理制度建设有待完善
办公室制度的建立能够防止岗位混乱、职责不清。尤其在工作出现问题时，没有良好的规章制度，会导致办公室的工作混乱，完全脱离办公室精确化的原则。虽然目前大部分煤炭企业的办公室管理制度已相对完善，而且也解决了实际工作中的很多问题，但是还有许多进步的空间，尤其是对于一些棘手的办公室精细化管理问题，提前做好准备措施是非常有必要的。
1.3对外来人员的信息录入问题
煤炭企业需要随时与外部沟通，经常与外来的人员合作。但在沟通时，煤炭企业办公室不能够很好地对外来人员的信息进行录入，这就会对企业的管理增加难度。而且外来人员在与煤炭企业进行交流和探讨的时候可能得不到办公室的重视，这样的话会有损企业的对外形象，不利于企业的良好形象。
2做好新时期煤炭企业办公室管理工作的策略
2.1做好办公室保障和文秘工作
办公室工作人员不仅要具备基本的办公能力，还要涉及财务、规划等多学科。在处理外部事物时做到理性处理，并及时找出解决措施。在办公室工作和文秘工作中，要不断加强自身能力，加快创新脚步，提高自己的办事能力。此外，还要掌握文秘知识，不仅要有基本的办公书面表达能力，还要掌握各种处理公文的知识，切实提高公文的处理质量和工作效率，进而不断提升煤炭企业办公室整体的工作水平。
2.2优化资源配备，改善办公室职能
由于煤炭企业办公室工作几乎囊括企业所有范围，故其工作内容也相对较为繁杂。事实上，规模越大的企业，其办公室职员的日常工作愈加繁忙，其中虽是以小事居多，但也包含部分大事。与此同时，办公室于煤炭企业发展过程中，要配合领导的分配安排，与各个部门之间形成有效配合，以帮助其完成各项工作及任务。故经常导致办公室行使了其他部门的职权，但自身职能却未能得到充分发挥。基于此现状，企业应务必明确办公室职能，并对其职能予以进一步优化，将原本不该由办公室处理的工作及业务从日常工作中脱离出来，使其有更多的精力与时间投入到自身的本职工作中。为了确保煤炭企业全面、均衡发展，企业还需根据办公室职员的个人能力素质水平，为其分配符合其能力与水平的工作任务，以做到人力资源的最大化利用。
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2.3拓宽工作创新方法
办公室人员要不断学习新知识，掌握新手段，应用新设备、新载体，主动地、能动地做好工作。方法上要不断改进，不断创新，摈弃陈旧落后的、形式主义的东西，创造新颖、有效、吸引人的新方法、新载体，创造出办公室工作新效果、新途径、新局面。
2.4制定专业化的岗位职责机制
煤炭企业缺乏组织与规律，就会直接影响工作效率。而煤矿企业要在市场低迷期提高自身的竞争力，就需要注重这一问题。对于煤矿企业办公室的工作而言，同样需要注重组织与规律的作用。因此，煤矿企业应该结合办公室的实际业务流程来制定专业的职责机制，对各项职责进行明确，制定精细化的权责内容，并制定相应科学合理的考核标准，对员工进行定期的考核。员工既要明确自身的职责，还需要明白职责考核的量化指标，这是精细化管理模式下的职责机制对办公室员工提出的要求，可增强员工的工作自觉性和积极性，并且可以正确指导员工履行自身的职责，以真正贯彻执行岗位职责机制，提高办公室工作的效率。另外，要全面践行精细化管理，则需健全办公室相关的制度，不仅包括岗位职责制，还需要针对公文处理、印章管理、会议管理、信访处理等相关制度进行完善。而且各项制度需要在实际的工作过程中不断予以改进与完善，才可以与时俱进地适应新的工作变化。
2.5做好实效管理
在煤炭企业办公室管理过程中，要针对具体问题建立具体分析的机制，特别要关注各项办公事务的时效性，提升时间管理水平，才能更好地提升办公室管理工作的效率。在时间管理过程中，可以借鉴国外的时间管理机制，有效地提升办公室工作水平。在办公室工作中，对于重要且紧急的活动要立即采取行动；对于重要但不紧急或者紧急但不重要的活动，要制定可行性的期限或者是临时将时间留出空档。按照不同的时间等级进行事件管理，进而不断提高办公室管理质量。
2.6办公室业务流程化和考核常态化
办公室的业务活动需要遵循一个规范化的流程，从而实现各环节业务的合理控制。而煤矿企业办公室业务的流程化，是实现其精细化管理的重要途径，需结合实际的业务特点，对各项工作予以科学合理的分解与归类，比如可以划分为发文办理流程、收文办理流程、会议管理流程、接待安排流程等等。而制定了规范化且精细化的流程之后，还需要让各员工都明确完成办公室各项工作的具体标准及有效方法。在精细化管理模式下，办公室应该践行奖优、治庸以及罚劣的奖惩原则，落实常态化的绩效考核，在合理科学的考核标准下，改进考核方法，比如可以采用定性考核+定量考核的方式，也可以采用综合考核+分类考核的方式。对于考核结果方面，应该使其与奖优评先和效益工资等挂钩，构建有效的约束与激励机制。
结语
总之，随着我国经济社会的不断发展，企业办公室的重要作用愈发凸显，且鉴于企业办公室的工作质量将直接影响到企业的整体发展成效，故基于此，企业应务必加强对办公室的管理，若发现问题及时加以解决，唯有如此，方能在维护办公室工作开展有序性与有效性的同时，为企业实现可持续发展目标提供有效助力。
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论文作者:田文广
论文发表刊物:《基层建设》2018年第33期
论文发表时间:2018/12/19
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